内定が決定した新卒の学生や転職者に送られてくる内定通知書。就職活動や転職活動をしていた方にとって、稟議待ち後に「内定通知書」が送られたという事は、採用がほぼ確実になったという事です。ホッと一安心する方も多いです。とはいえ、会社の中にはメールで送る所もあれば、採用の決定がしたとしても内定通知書が来ない所もあります。届いた時、どう対応すれば良いのか、書き方や送り方etcを説明します。
内定通知書とは？書き方から発送までの流れなど説明！
内定通知書とは、会社から送られる内定が決まった事・詳細が書き込まれた資料です。連絡に加えて入社日・同封資料の詳細・問い合わせ先などが書き込まれているのがスタンダードです。就職活動をする新卒の大学生や中途採用を狙う転職活動中の方にとって非常に身近な文書と言えます。
内定通知書とは？
会社が応募者に対して内定を伝える資料を「内定通知書」、「採用内定通知書」と呼びます。海外だとオファーレターと呼ばれている資料です。採用されたという事が分かる文書なので受け取り時の就職活動者は喜びでいっぱいになります。採用の決定を通知するための資料には、他に採用通知書や合格通知書といった資料もございます。法的に労働者がやった労働契約申込に対して、会社は承諾するか・しないかの意思表示を示さないとならない為、内定通知書は会社が意思表示を示す証拠となる資料です。
会社が法的に義務づけられているのは、労働契約の申し込みに対して承諾するか・しないかの意思表示を示す必要があるというだけで、発行をしないといけないという義務は存在しません。その為、内定通知書の代わりに直接や電話での口頭で連絡をする会社もございます。フォーマットや書き込む項目も決められていない為、フォーマットや書き込む項目は会社によって様々です。最近では、郵送でなくメールを利用して送る会社も少なくありません。
口頭だけの報告のみなら、通知した内容の証拠が残らない為トラブルに発展する可能性もございます。後々のトラブル予防の為にも、内容通知書を作る・発行して、しっかりと通知した内容を残し、確認出来るようにしておいた方が良いです。
※採用通知書と内定通知書の違いを後述している為、そちらもチェック！
内定通知書の書き方は？
決まったフォーマットはなく、書き込む事項も定められていません。発行についても義務付けられていません。とはいえ、作る・発行しておけばトラブル発生時に示せる証拠となる為、なるべく発行しておいた方が良いです。会社ごとに自由に書き込む内容を決める事が出来ますので、採用者にしっかりと伝わる書面であれば問題ありません。
以下のような項目を書き込んでおけば、採用者に具体的に伝える事が出来ます。
- 会社名
- 採用の試験に応募をしたお礼
- 採用が内定したというお知らせ
- 同封資料について
- 返送資料があるなら返送期限日
- 入社日
- 担当者の連絡先（問い合わせ先）
契約期間・勤務地・勤務時間・休暇・給与・保険といった労働条件に関する事項を、採用者にきちんと伝えていないなら、労働条件に関する事項も書き込んで下さい。学校の卒業・免許・資格などの入社条件があるなら、その条件を内定取消事由として書き込む事を忘れないようにて下さい。
内定通知書の発送方法は？
採用応募者は「早く連絡が来ないかな」と、結果を待ち続けています。会社側は採用結果が出たら、出来るだけ早く決定事項を採用応募者に伝える必要がございます。発送の方法としてはスタンダードなのが郵送による発送です。内定通知書と一緒に内定承諾書などの資料を送るなら、郵送にすれば封筒に同封出来ます。
最近はメールを使って内定通知書における送信をする会社も増えてきています。メールは郵送配達よりも早く応募者に通知出来ますが、それ以外の書類があるなら、それらを郵送しなければならないので手間もかかります。
内定通知書を郵便で発送をする方法
郵送がスタンダードな方法の1つです。採用応募者は、結果を1日でも早く知りたいので、送る際は速達や簡易書留を使っても良いです。送る資料が内定通知書以外もあり、内定承諾書や入社誓約書といった返信する必要のある資料も同封しているなら、宛先を書き込んだ返信専用の封筒を一緒に同封するのがマナーです。応募者によっては同居している家族などに転職や就職活動を知られたくない方もいます。その為、「親展」と記した封筒を使用する事をおすすめします。
内定通知書をメールを使って送信する方法
使い勝手が良く、発送に時間がかからない事もあって、最近は郵便ではなくメールを利用して送る会社も増えています。メールを利用しての「内定通知書」の送信は、送る側も受け取る側も簡単だというメリットがございます。とはいえ、メールを使って送るなら、事前に合否はメールで伝えるという事を応募者にきちんと伝えておかなければなりません。メールで書き込むべき事項は、以下の項目です。
- 会社名
- 試験に応募したお礼
- 採用が内定したお知らせ
- 返信事項があったらその返送期限日
- 入社日
- 担当者の連絡先（問い合わせ先）
その他に内定承諾書など改めて発送する書類がある事態は、内定通知書におけるメール内で伝えておく必要がございます。
内定通知書が来ない事態の対応
会社の中には「内定通知書」でなく、電話などの口頭で合否を通知している会社もございます。その事態でも、必ず応募者に採用だった事態では何日の何時ぐらいに電話するという事を伝えておく必要がございます。
学校推薦による応募者に送る内定通知書を発送する方法とは？
採用応募者の中には、大学の理科系や国立高専・専門学校・高校といった学校の推薦を経て応募してくる方もいます。応募者に対し、「内定通知書」の発送をする事態では、応募者本人ではなく推薦した学校宛に内定通知を送るのがスタンダードです。学校宛に送付する内定通知書は①学校名、②窓口となる担当の先生の氏名の順で宛名を書きます。もし、担当の先生の名前がわからないなら、学校名に御中と書き込んで下さい。
内定通知書を受け取ったらどうすれば良い？
会社側で採用したいという意思がある事を示す書類です。内定通知書以外にも、内定承諾書という資料もございます。内定通知書と一緒に内定承諾書が送られてきた事態では、その内定承諾書の必要事項に記入・捺印をして返送しなければ正式に採用された事にはなりません。内定は応募者が「内定通知書」を受け取り、応募者がそれに承諾した時点で成立する為です。
内定に承諾していない時点では、まだ雇用契約は成立していません。辞退しても問題になりませんし、会社も取り消しても解雇にはなりません。とはいえ、成立時点で雇用契約も成立する為、会社がを取り消すと承諾した方を解雇した事になってしまいます。
資料・メールで内定通知書を受け取り後はどうすべき？
内定通知書と一緒に内定承諾書が送られてきたら、どのように対応すべきか説明します。出来るだけ早く内定受諾書の必要事項に書き込み、署名・捺印して返送して下さい。「内定通知書」は内定者へ採用結果を伝えるための資料です。内定承諾書の返送をしたら不要です。ただし、後々トラブルが起きた事態の証拠となるので捨てずに残しておいて下さい。内定承諾書の方も捺印後にコピーを取っておくと良いです。
メールはあくまで合否を伝える事だけを目的とします。その為、メールを利用して「内定通知書」が送られたら、後から内定承諾書が郵送されても、速やかにお礼のメールを返信する必要がございます。その際は、新規メールを作って返信するより、「Re:」で返信するようにした方が会社側は誰からのメールなのか分かりやすいです。
お礼メールの書き方も説明します。以下の項目をメールの文頭に書き込んで下さい。そして、採用してもらった事に対するお礼の言葉・仕事への前向きな意欲の気持ちを書くと良いです。
- 会社名・部署名
- 担当者の名前
自分の名前は文末に書くのが基本です。もし、学校推薦で応募したら、名前の前に学校名を書き込んで下さい。
内定通知書の代わりに電話連絡だった事態の対応は？
電話での内定通知・会社からあらかじめ採用された時は、何日の何時に電話するという事を伝えられているはずです。その為から、必ず電話に出られる状態にしておいて下さい。
内定通知書を紛失してしまったら？
紛失してしまったら、どのような対応が正しいか説明します。内定通知書という資料はあくまで合否を伝えるだけの物です。紛失をしてしまったからといって取り消される事はありませんので心配はいりません。会社側にとっても既に必要の無い資料です。入社の際に持参や提出を求めてくる事はありません。
とはいえ、一方的に先方の内定取り消し等のトラブルが発生した際、送られた「内定通知書」は証拠になる資料の為、持っておく事で役に立つ場面がございます。また、採用決定後に引っ越した際に、賃貸契約の為の必要資料として提出を求められる事態もございます。
その為、再発行を会社の採用担当者に依頼する事もあると思いますが、会社に重要資料の管理が出来ない人だというマイナスの印象を入社前から抱かせてしまう危険性がございます。再発行の依頼をする際は「誤って紛失してしまった」など理由を話して謝罪するのを忘れてはいけません。
採用通知書、内定通知書との違いは？
採用に関する事を通知する資料には、他に採用通知書という資料がございます。採用通知書・内定通知書は、同じ内容の資料のように思えますが、実はまったく異なる資料です。違いについて説明します。
採用通知書とは？
採用通知書とは、応募者に採用を決定した旨を伝える資料です。内定通知書が採用結果を証拠として示す為の法的な効力が発生する資料なのに対し、採用通知書は法的な証拠となる資料にはなりません。
事態によっては採用通知書の扱いが異なる？
採用通知書は資料の法的な定義が無い資料の為、万が一、承諾をした後に会社が採用の取り消しを行なったなどのトラブルがあった事態、採用通知書は法的な証拠を示す資料にはなりません。とはいえ、採用通知書が何の行為を示す資料なのかは会社によって定義が異なります。内定通知書を採用通知書といっている会社もあれば、採用が決まった時に発行する資料を採用通知書と言う会社もございます。採用通知書を内定通知書と同じ資料だと定義している会社であれば、採用通知書であっても法的な効力が発生する資料となる可能性もございます。
内定通知書におけるテンプレートを準備しておくと安心！
会社側に発行は義務付けられていません。とはいえ、後々のトラブルが起きた事態の予防策として、採用が決まった採用応募者には内定通知書を発行しておいた方が良いです。これまで作った事がない会社だと一から作っても良いですが、必要な項目が抜けてしまう可能性もございます。あらかじめテンプレートを準備しておいて円滑な採用人事活動を実現して下さい。
例文や文例が無い状態で初めて作成するのは手間だったりします。内定通知書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートより無料でダウンロードし利用出来るので見本やサンプルとし利用する事で作成もしやすくなります。
内定通知書における発行は義務付けられていません。とはいえ、会社にとっても採用応募者にとって非常に大切な資料です。採用決定を知らせても、まだ後々のトラブル発生時の証拠などとして内定通知書における役割が残っている可能性もございます。受け取ったら破損させたり紛失したりしないようにしっかりと保管し、会社側も内定通知書を送った方が入社するまではデータを残しておく事をおすすめします。
