ビジネスシーンでは、請求書をはじめさまざまな書類を使う事になります。どこかに書類を郵送するとなったら二つ折りや三つ折りにした際、封筒に入れる事になります。意外にもこれら書類の折り方にはマナーが存在しており、それを守らないとマナー違反と思われてしまう事があるのです。ビジネスマナーにおけるA4書類を封筒に入れる際の三つ折りの仕方を解説します。複数枚の入れ方や宛名の書き方も知っておくと安心です。
三つ折りにはマナーがある？
ビジネスマナーのひとつとして、書類の折り方や送り方にはマナーがある事を覚えておく事が必要です。例えば、ビジネスシーンでよく利用される請求書や見積書、そのほかの書類などは郵送で相手先に送る事があります。
近年ではペーパーレス化が進んでいる事からPDFをメールでのやり取りが一般的ですが、それでも業者によってはそれら書類を郵送し合うといった文化が残っているようです。ビジネスでは、書類の折り方のマナーだけでなく、その入れ方や封筒選びにもマナーが存在しています。
これらを間違ったからといって書類を受け取ってもらえない事はありませんが、最低限のマナーを知らないと思われる事で損をする事もあります。今後、ビジネスパーソンとして広く活躍していくのであれば、最低限の三つ折りのマナーは知っておくとよいです。
知っておきたい三つ折りマナー
ビジネスシーンで利用出来る知っておきたい三つ折りのマナーについて解説します。
封筒の選び方は？
ビジネスシーンで封筒を使う事があるかもしれませんが、三つ折りサイズの書類を入れるケースでは、それに合わせた封筒を選ばないとマナー違反となってしまいます。
例えば、A4サイズの書類を三つ折りにせずに封筒に入れるのであればA4サイズの封筒でよいですが、三つ折りにすればかなりサイズが小さくなる事から、A4サイズを使うのはかなり違和感を与えてしまいます。
定型郵便サイズである事を確認
基本的に特殊な書類を送る以外、利用すべき封筒は定型郵便サイズである事が重要です。
書類が届く側の取引先には何ら影響はないものの、自社で余計な経費を利用して郵送するとマナー違反と注意されてしまうので気をつけて下さい。
ちゃんとした書類だから…といった形で自分勝手に判断するのではなく、出来るだけ安く済ませられるように工夫するのも、ビジネスパーソンの最低限のマナーとされているのです。
折ってはらないケースは？
書類によっては三つ折りにする事自体がマナー違反とされるものもあります。その為、三つ折りでないものにサイズの合わない長形3号の封筒を選ぶ事は出来ません。とはいえ、定形外で郵送してしまうと余計な経費がかかってしまう事から、どうすればよいか悩んでしまう方もいます。
このように、何でも三つ折りにして長形3号の封筒に入れるのではなく、出来るだけ臨機応変な対応がビジネスパーソンには求められているのです。
マナーを考えた三つ折り方法
書類を三つ折りにする方法を紹介します。もちろん、むやみに三つ折りにするのではなく、ビジネスマナーに沿った形で三つ折りしていく必要があります。
正しい三つ折り方法
- 書類を四つ折りにする。
- 用紙を一旦開いた後に四等分されたうちの1区分を見えない状態にする。
- 残りの3区分がしっかりと見えている状態となっている。
- 対角線と用紙が重なるように置く。
- 角と角かどを合わせるような形で折る。
これであれば、とくに問題なく複数枚の用紙を三つ折りが出来るので便利です。
より簡単な三つ折り方法
より簡単な三つ折りの方法についても解説します。
- A4書類に記載されている標題が上になるように用紙を置く。
- 上側一方の角を反対側の角のある長当たりに持ってくる。
- 長辺上の辺と角の合う位置をそのまま目印にしながら下から上に向かって1回目を折り曲げる。
- 上から下に向けた形で残り部の部分を半分に折る。
これでキレイな三つ折りが完成します。一般的に全体の紙面に合わせた形で三つ折りにしても問題ありませんが、マナー的には書類を元の状態に戻した時に読みやすかったり、クセなどがついていない状態が理想的といわれています。
もちろん、カジュアルなやり取りになるような取引先のケースは別ですが、お客様などに出す郵送物などの時はこういった正しい三つ折り方法で対応する事をおすすめします。
封筒の入れ方にもマナーがある
三つ折りにした書類が正しければ、それでマナー的にはOKというわけではありません。封筒に入れるケースのマナーにも注意して下さい。まず、長形3号に入れるケースでは宛名位置を左上にする事。洋形4号であれば宛名位置が右下と定められています。覚えておいて下さい。
封筒への書類の入れ方といったちょっとしたマナーが見られている
書類の折り方や封筒選びなど、ちょっとした事ですが意外に見られているものです。こういった部分を正確に出来る事だけでも一目置かれます。丁寧な対応がなされていれば失礼にもなりませんし、きっと仕事も丁寧にする人なんだろうなという好印象に繋がります。
