社会に出ると結婚式やお葬式etc、冠婚葬祭に出席する機会が多くなります。基本的に冠婚葬祭は知り合いや親族、友人etcのものに参列することがありますが、社会に出るとビジネスとして参列せざるを得ない状況になるでしょう。その中でも、ビジネスにおける香典帳の作成や利用をする機会が訪れることがあります。香典帳とはや香典帳の書き方やテンプレートやマナーについてお伝えします。
香典帳とは？
香典帳とは、お通夜や告別式といったものを行なう際に参列者が出す香典について記載するものです。
香典帳を準備するのはマナー
参列者はマナーとして、香典を出すことになるため「誰がいくら包んでくれたのか」を主催者側も香典帳でしっかりと管理をする事がマナーとなります。
香典帳を作る目的とは？
香典帳を作成する意味合いとしては、香典返しを送るケースがあるからです。さらに、その香典帳の内容は頂いた香典の金額に応じて変化させなければいけない為、結果的にその香典帳に記載されている金額内容が正確で誤記載のないようにしなければなりませんす。
香典帳を作成するのであれば、分かりやすい書き方で作る事、ビジネスで利用するのであれば明確に間違いなく記載する事が求められるでしょう。
香典帳の作成手段は？
香典帳を作る際、どのように作成するのがよいのでしょうか。
お店で購入する手段も！
まず、香典帳を作成する時には文具屋etcで香典帳を購入するという手段があります。香典帳は、ロフトや東急ハンズ、さらにはディスカウントストアetcでも販売されているため、以下のような法におすすめの香典帳の準備の手段です。
- 仕事etcで忙しく時間がない方
- 気軽にサクッと準備したい方
【注意】派手ではなくシンプルなデザインをチョイス！
ただし、香典帳をビジネスとして利用する時はあまり派手なデザインにすると違和感があります。誠実さが伝わるような、シンプルで見やすいものを利用するような形の方が好まれることでしょう。特に表紙は多くの人の目につくのでそのようなデザインのものを選んで下さい。
香典帳の書き方は大きく分けて２パターン
香典帳の書き方は以下のように大きく２つに分かれます。
- 手書き
- パソコン
- 氏名
- 電話番号
- 香典帳を購入する時間がない！
- 良いデザインが見つからない！
- エクセルで作る
- ノートを利用する
- 紙一枚に線引きetcを行なってコピーをする
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- 香典の金額
- 会社名
- 団体名
- 会社名
- 所属部署
- 役職
- 挨拶状
- 法事etcの案内
- 香典返し
- 誰の代理なのか
- その方の住所
- 故人との関係性
手書きの書き方
手書きで書く時の香典帳の書き方を見ていきます。手書きで香典帳を作るやり方は昔から行われている手法です。基本的には葬儀を執り行う時に葬儀社にて専用の香典帳を販売しているので、それを使うのがほとんどです。他には、市販のノートに自ら項目を手書きで書き込んで使用します。
手書きのメリット
手書きの良い所は参列者が大勢居て対応が大変な時も対処出来る点です。事前に手軽に数を用意が出来るので、参列者が多い葬儀でも対応可能なのです。
手書きのデメリット
ただ、ノートや記録係を増やす作業が欠かせません。
また、後で全ての香典の合計金額etcの算出を受付係りが自身で行うので、計算ミスや電卓の入力ミスetc、後になって計算が合わない可能性もあるので注意して下さい。
手書きの注意事項は綺麗な字で記載する事です。後で見返す際に文字が汚いと読めなくてに困るので注意しておいて下さい。
手書きなら「会葬カード」を使う書き方もある！
最近では香典帳をしっかりと管理するために「会葬カード」を推奨する葬儀屋さんも増えています。
この会葬カードには、香典帳を作るのに大切な以下の情報を記載出来ます。
ノート形式ではなくカード形式でバインダー保管なので並び替えやカテゴリー別に分けるのも簡単です。
そして葬儀への参列者を待たせないので重宝します。なぜ待たせないのかというと香典をもらった人からカードを渡して回収してバインダーするだけですので、前の人が書き終わるのを待つ時間が省略出来るからです。
このカードを活用して、足りない金額を自ら追加して香典帳を作成するのも方法のひとつです。
パソコンを使った書き方
パソコンを使った香典帳の書き方を要チェックです。
パソコンのメリット
パソコンを使えば計算や氏名の五十音順etcの並び替えも自動で出来るので、仕事関連やプライベートetc故人との関係性で分類出来ます。
整理もしやすく、後に見返した時もシンプルなのが大きな利点です。
具体的には、表作成ソフトのエクセルを使用する人が多いです。エクセル形式のテンプレートには香典帳もあるので活用してみるのも１つです。無料配布されているテンプレートには、ソート機能も簡略化されて入っています。並べ替えたい対象項目のボタンを押下するだけで並べ替えが出来てより便利です。
また、専用の香典帳作成ソフトが無料配布もされています。項目を調べてから書き込む作業要らずでカスタマイズも可能なので、今ではパソコンを使って香典帳を作成する人が増えてきています。
また、ファイルも今では容易に共有可能な時代なので、離れていても同ファイルを利用出来ます。香典返しetc準備の分担もできるのでかなり便利です。
パソコンのデメリット
パソコンは複数用意する作業が欠かせなく、事前にファイルの共有をしておくetc準備が少し大変です。
香典帳を自ら作る手段も！
香典帳をいざ準備しようとなると様々な問題が生じるケースもあるでしょう。そのような時、香典帳を自作で作成するという手段があるのでそちらを選択しても良いでしょう。
自作する手段は色々あります。
さらに、記載する為に自由に項目を作る事が出来る部分は自作のメリットです。ただし、注意点はかなりキレイに作らなければならない事です。後で見返す際に読み間違いを防ぐ為です。そして、作成に時間がかなりかかってしまう事もデメリットです。
その為、急ぎで作成するというよりも、いつかその日がくる事を想定して事前に余裕をもって予め作成しておくべきかもしれません。
香典帳の書き方を詳しく掘り下げよう
さて、香典帳を作る事になった際、どのような項目を盛り込む書き方が最適でしょうか。
備考欄やメッセージetcは不要！
香典帳では、しっかりと香典の金額を記載する事が目的です。備考欄etcにひと言コメントetcを頂かなくて良いです。
最低限の項目をシンプルに！
あくまで、香典帳として利用する事だけですのでシンプルな項目でまとめる事が大切です。
基本的には、以下の情報だけで問題ありません。
香典返しの際に重宝する文書の為、どの会社のどんな方から頂いたのかというポイントをしっかりと記載するように努力する事で後々の香典返しの作業がスムーズになります。
①名前や会社名や団体名etc
香典帳で大切な項目の１つに名前が挙げられます。名前は必ず氏や名の両方を記載します。
個人ではなく団体や会社で香典を渡すケースもあります。その際は、以下を記載してもらうようにして下さい。
会葬者の中には、会社の代表者もいらっしゃる可能性もあります。そのような方には以下の情報も記載漏れのないようにお願いして下さい。
②連絡先(住所や電話番号)
2つ目は、住所と電話番号も必ず記載するべきです。
葬儀後の以下のようなイベントで重要な情報だからです。
香典返しを宅配で送るときに電話番号がわからないと送れません。住所だけではなく電話番号の記載漏れのないようにして下さい。
関係者の代理で葬儀に参列している方もいるでしょう。そのような方には以下の情報も記載してもらうようにして下さい。
これらの情報が後の香典返しetcに欠かせないので、代理で来ている方は正確に書いてもらって下さい。後で気づき、法事の案内がきていないといったトラブルがないようにして下さい。
③香典の金額
3つ目は、香典の金額です。香典の金額も詳細に記しておいて下さい。今後、もし香典を頂いた方にこちらが結婚式のお祝い金や香典etcをお出しする時の参考になるからです。相手に失礼のないようにする為にも正確に記載して下さい。
④弔慰金の詳細
4つ目は、弔慰金の詳細です。
弔慰金とは故人が会社に勤めていたケースで、会社が個人の功労の意味として遺族に送るお金の事を言います。
ほかにも災害弔慰金etcも存在します。弔慰金をなぜや誰からやいくらもらったのか遺族の間で把握する為にも必ず記載しておいて下さい。
香典帳の人数における書き方
香典帳を、自ら作成するのではなく、逆に自らが参列する立場になったらはどのように記載するべきなのでしょうか。
基本的には、香典帳に記載するのは、自身の名前や会社名や住所であれば問題ありません。
ただし、連名という形で香典帳に書き込むケースがあるでしょう。このような時、3名以内であれば中袋への名簿は不要です。
香典帳の表書きをする時には、香典袋の中心へ連名にて包まれている方の中での、もっとも目上の方の名前を記載する事で問題は解決します。
香典帳を4名以上での連名で記載する時は住所先の関係性もある為、別紙を使って記載するというケースもあるようです。
香典帳は誤記載のないように！後で見直す際に分かりやすいように！
香典帳は、しっかりと間違いの無いようシンプルに記載する事が求められます。お金を管理する文書だという事を忘れてはいけません。
特に、重要な取引先の相手である時は香典返しetcによって今後も付き合いが続く事から、間違う事は許されません。エクセルetc、自動で計算する事が出来るように作れるので香典帳に利用する時は、正確さと効率さをしっかりとバランス良く兼ね備えられるような内容にして下さい。
香典帳はパソコンやエクセルや購入品やカードや手書き…どの書き方にも共通して言える事は正確に作る事、これを心掛けて作成するようにして下さい。
