労務や経理etcを担当する方の場合、小口現金出納帳の作成を求められる事があるかもしれないです。しかし、普段小口現金出納帳を作りない方にとってハードルが高く、どのように作成すればよいか悩んでしまうのではないでしょうか。小口現金出納帳とは何か？書き方を説明します。問題発生予防の為にも肝心です。テンプレート導入も視野に入れてみて下さい。
小口現金出納帳って何？
小口現金出納帳と聞いても、なかなかピンと来ないといった方もいるかもしれないです。小口現金出納帳とはどういったドキュメントなのか、簡単に説明します。
小口現金出納帳とは？
小口現金出納帳とは、小口現金について書く為の帳簿です。出納帳と記述されているように、補給をしたり支払いをした場合にそれらに記帳する為に用いられています。
小口現金出納帳の目的とは？
小口現金出納帳が作られる目的は、大きくわけて二つあります。
【目的①】手間を削減
確定申告であったり企業の売上を計上する際の膨大な経費の手間を削減する為です。決算期etcにこれらをまとめておこなう事は多大な苦労であり、さらに情報が残っていない場合は問題になる可能性もあります。
【目的②】不正の予防
小口現金出納帳を作っている事で、以下の部分を把握可能です。
- 何らかの経費が不正に使用されていないか
- 帳簿との違いは何か
小口現金出納帳を作る事で煩雑な作業から開放される上に不正防止にも繋がるetc、バランスの取れた経営運営を継続させる事が実現します。
現金出納帳との違いとは？
小口現金出納帳の作成において、注視されるべきが現金出納帳との違いです。帳簿の作成に馴れていない方etcの場合、現金出納帳と小口現金出納帳を同様のドキュメントだと勘違いしてしまい問題を起こす事があります。帳簿名が似ている事もあり、必ず小口現金出納帳と現金出納帳の違いを理解しておく必要があります。
現金出納帳は額の制限がなく作成出来る帳簿となっています。現金出納帳は、規模の大きな数字etcを書く事が多く、小さな額を書く事は稀です。
一方、小口現金出納帳はその名の通り「小口」の額を書く事がメインの帳簿であり、コピー代やお代、消耗品etc細かな経費を記述していくものと考えられます。
大きな違いをまとめると以下になります。
- 現金出納帳・・・経理のような大きなお金を動かす部署で使う
- 小口現金出納帳・・・各部署や個人事業主の日々の経費etcを記述
これらを理解するだけでも、小口現金出納帳の書き方が身に付きやすくなります。
小口現金出納帳の書き方
小口現金出納帳を実際に作る際、どのような書き方が適切かを説明します。まず、小口現金出納帳を作る際には横書きでわかりやすい紙面で作られている事が肝心です。さらに、大きく標題に小口現金出納帳といった形で作るとわかりやすいです。
小口現金出納帳に書くべき内容
小口現金出納帳に書く場合、横書きに項目を記します。まず、受入額といった形で作り、横にはその日付、摘要、支払額、支払内訳といった形で記述します。
例えば、受入額が20000円だった場合、日付は年度ではなく月と日がわかるように記述します。摘要は、どういった事に使ったか…といった意味を持つ項目なので、コピー代やタクシー代、書籍代etcといった形で作ります。支払額はそれに使った額なので、それに該当するモノを記述して下さい。次に、支払内訳は大枠の部分です。例えば、タクシー代を摘要にした場合、交通費となる為そこに額を埋めます。
ほか、通信費や消耗品費、光熱費、新聞図書費、雑費といった形で記述します。
次月への繰越の書き方
基本的に、小口現金出納帳を1ヶ月だけ書く事はありません。基本的には繰越といった形で次月にそれらを繰越し、一年間の小口現金出納を記述していくといった流れです。
まず、締め作業となる小口現金出納帳の繰越作業は、締日までの支払額である合計値を記述します。そして、締日までの支払内訳の合計値を書くようにして下さい。次の行には、日付の欄に締めた日と摘要欄には次月繰越といった形で書くようにして下さい。
前月の繰越作業の書き方
次月の前月の繰越作業を書く場合、前月の繰越作業も書くようにします。これは、次月繰越を行った翌月初日におこなう作業であり、基本的に受入額には次月繰越した額を記述します。次に、日付欄は次月繰越を行った翌日の日付を書くようにして下さい。そして、摘要欄に前月繰越といった形で数字を記述すれば一致するはずです。そのほか、補給作業も必要になります。
支払内訳を理解しておこう
小口現金出納帳を作る際、もっとも注意したいのが摘要と支払内訳をしっかりと合わせるといった部分です。基本的に経費となるものとならないものがあり、間違って書くと問題が発生します。それらは支払内訳でしっかりと整理されているかが肝心になる事から、小口現金出納帳を作る際は支払内訳の理解が肝心になっていきます。
問題を起こさないような書き方をマスターしよう！時にはテンプレート活用も！
小口現金出納帳etc、肝心な帳簿は間違ったフォーマットで作ると1年間分を全てやり直さなければなりません。書き方に間違いがあると問題に繋がるリスクもあります。そうならない為にも、小口現金出納帳の点っプレートetcを利用する方法を導入するのもアリです。小口現金出納帳とはどのような目的で作られるドキュメントなのかを理解した上で、問題抑止や問題にならないような書き方で作り上げて下さい。
