業務で、現在の状況（進捗状況）の報告や何か揉め事が生じた際に提出すべき資料の一つが経緯報告書です。業務中の揉め事はつきものですが、なぜ生じたのかを適切に書き込んでおかないと、書き方であなたの信用の有無も問われてしまうリスクも。
経緯報告書とはどのような資料なのか、書き方を例文を交えて解説します。社内や社外でのお詫びや報告のシーンで参考にして下さい。顛末書との違い、メールはOKなのかについても触れています。
経緯報告書とは？
経緯報告書とは、現在行っている業務の進行具合の報告を行う際や業務中に揉め事が生じた際、どのような対策法を提案しているのか、業務や揉め事が現在進行形の際に作成される資料です。社内や社外に提出を行う資料なので、詳細に分かりやすい書き方で仕上げると、信頼関係も築き易くなります。
顛末書との違い
顛末書は、業務中にミスや問題が生じたら、その詳細を詳細に書き込んで書き込んで対処方法や今後の対策について報告を行う為の資料です。大きな違いは、以下の通りです。
- 経緯報告書…まだ事態が解決されていないフェーズで作成や提出
- 顛末書…事態が発生し、対処した後に作成や提出
経緯報告書の書き方
経緯報告書は、社内や社外によって書き方が変わってきます。会社で決まっているテンプレートがもし存在するのであれば、必ずそちらを使って下さい。
社内用経緯報告書の例文
社内用経緯報告書のテンプレート例をご紹介致しますので是非参考にして下さい。
(1)20●●年●月●日
(2)部署名 ●● ●●殿
(3)部署名 ●● ●●
(4)●●●に関わる経緯報告書
(5)この度発生致しました●●●につきまして、下記の通り報告致します。ご確認の程宜しくお願い致します。
敬具
記
(6)
・発生日時
・発生場所
・概要（原因）
・現状
・経緯
以上
- 作成日を右上に
- 提出する人の部署や名前。
- 部署名と資料作成者の名前
- 何に関わる報告書なのかを、一行に収まる文章の長さで簡潔に
- 揉め事etcなら、どのような揉め事かを書き込む、業務の現状報告なら、●●(プロジェクト名)に関わる報告書と書き込む
- 揉め事があったら、発生日時や発生場所etc嘘偽りなく詳細に
- 現状報告なら、業務の現状や今後の方針
(1)20●●年●月●日
(2)●●●●株式会社
役職 ●● ●●様
(3)株式会社●●●●
部署 ●● ●●
(4)●●●に関わる経緯報告書
(5)拝啓 貴社益々ご繁栄の事とお慶び申し上げます。～
この度発生致しました●●●につきまして、御社にご迷惑をおかけした事に深く、お詫び申し上げます。詳細を下記にてご報告申し上げます。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の程宜しくお願い致します。
敬具
記
(6)
・発生日時
・発生場所
・概要（原因）
・現状
・経緯
この度は本件不手際によりご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ございません。今後このような事が起こらぬよう社員一同全力を挙げ最善を努めて参ります。今後とも引き続きの変わらぬご愛好のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
以上
- 作成日を右上に
- 提出する方の会社名や部署名や名前
- 会社名や部署名や資料作成者の名前
- 何に関わる報告書なのかを、一行に収まる文章の長さで簡潔に
- ビジネスで使用される始まりの文章から
- 発生日時や発生場所etc嘘偽りなく詳細に
- 最後に、お詫びの言葉も一緒に
経緯報告書の書き方や要点
経緯報告書における分かりやすい書き方の要点を見て行きます。
ベーシックな形式を意識
経緯報告書は基本的に【いつやどこでやだれがやなにをやなぜやどのように】で構成された書き方を心がけて下さい。まず、作成前に進行具合や揉め事の内容をおさらいしておくと作成し易くなります。
作成後のチェック
内容不備や、分かりにくい説明があったら、そのまま提出してしまう事を避ける為にも、一通り完成したら、提出前に念の為上司に内容のチェックをしてもらって下さい。チェックしてもらえる人がいないなら、内容チェックを入念にして下さい。
揉め事が生じたケースでの経緯報告書の書き方
揉め事が生じたケースにおける書き方や項目を見て行きます。
発生日時
揉め事が生じた発生日時を書き込む。
発生場所
揉め事が生じた場所を書き込む。
概要（原因）
なぜ揉め事が生じたのかを書き込む。
現状
現在の状況を詳細に書き込む。
経緯
原因の揉め事が生じたいきさつを詳細に書き込む。
業務の現状報告をするケースの経緯報告書の書き方
業務の現状報告をするケースにおける書き方や項目を見て行きます。
どれくらい進んでいるのか
現在、どのくらいまで進んでいるかを簡潔に書き込んで下さい。業務を進めていく上で、何か変更しないといけなかったり、修正事項があるケースetcでもこちらで報告しておいて下さい。
業務の進行具合に差が生じているケース
現在の業務が予定より早く進んでいる、または予定より遅れている状況でもその原因を調べ、書き込んで下さい。
経緯報告書の書き方における注意点
経緯報告書の書き方における注意点を見て行きます。
詳細は詳細に簡潔に
特に、原因や経緯を詳細に書き込まなければいけません。しかし、長くだらだらとした文章は、用紙が1枚では足りなくなってしまう他、状況の把握がしにくくなってしまいます。重要な内容を詳細に、その他に関しては簡潔にまとめて下さい。
メール報告のケース
メール報告なら、件名に●●に関わる経緯報告書と書き込んで、本文から【この度発生致しました●●●につきまして】と始めて下さい。
会社によっては、メールでの報告を禁止しているケースもありますので、必ず上司にチェックしてから作成して下さい。
虚偽の報告はNG！
揉め事が生じて、その揉め事をどうにかして隠せない物かと考えるのは、人間誰でも思ってしまう心理です。しかし、虚偽の報告をして、それが明白になってしまったら、懲戒処分という最悪の事態になってしまうリスクも十分あります。
自分の立場を更に悪くしてしまわない為にも、生じた揉め事を正直に述べる要があります。
テンプレートダウンロードサイトで書き方を簡易化！
自分で作成するのは少し難しかったり、想像以上に時間がかかりそうだと感じている人は、無料でダウンロードが出来るテンプレートサイトを考慮に入れてみるのも良いです。テンプレートはワ―ドやエクセルと様式が幅広く準備されているので、検索して調べてみて下さい。
