ビジネスの場で何らかの予定を確認を行う機会というのは少なくありません。電話で相手に確認を行うのが最善の策かもしれませんが、相手が電話に出られない、迷惑になるといったシチュエーションも考えられます。その際、ビジネス文書として確認メールを送らなければならないです。ビジネス文書での確認メールの出し方を解説しますので確認して欲しい内容を正確に伝えて下さい。件名の明記と返信依頼も忘れずに。
ビジネス文書で確認を行う際のポイント
ビジネス文書で確認の文書を作る際、必要になるポイントについて解説していきます。
- 余裕をもって出す
- いつ返事が欲しいのか文書で伝える
- 構成に気をつける
【メールの出し方①】余裕をもって出す
ビジネス文書で確認メールを出す際、重要になってくるのは余裕を持って出す事です。例えば、確認を行うという事は、これから予定されている事や既に決められている事を、あらためて確認を行うといった意味で作成される事がほとんどです。
例えば、明日の打ち合わせの集合場所を変更したといった場合、それをあらためてリマインドとしてメールを送る事があります。その際、相手がその変更を見逃していた場合、あまりに急にそのメールがやってくると焦ってしまうかもしれません。
ほかに別件を前後に入れており、その変更では対応出来ないといったトラブルに見舞われてしまう事もあるのです。確認メールをビジネス文書として出す場合、大切な事は余裕をもって相手に差し出すといった事です。
もし、ギリギリになりそうであったら文書ではなく電話で伝えるといった事が大切です。「確認メールを送ったから大丈夫だろう」では、もしかしたら相手に上手に伝わっていない可能性があるので注意して下さい。
【メールの出し方②】いつ返事が欲しいのか文書で伝える
確認メールを作る際、返信が必要なのかしっかりと文書でわかるように作るべきです。すでに決められた事であり、ただのリマインドといった形で確認メールを送るのであればよいです。しかし中には、その人のリマインドメールがきてから初めて物事が動き出すといったシチュエーションも少なくありません。
例えば、緊急であれば「確認したい事がございます。可能であれば午前中には返信をもらいたいのでよろしくお願いします。」といった形です。これを、前分だけで作成してしまうと相手は余裕があると勘違いしてしまい、夕方まで返信をしないといった流れになる事も少なくないのです。
逆に、返信は余裕を持ってして下さい…といった内容であるにも関わらず、相手が焦ってしまって作業をストップし、その案件についていろいろと動き出した場合、それはそれで迷惑をかけてしまう事になるので注意が必要です。
ビジネス文書はビジネスマナーが基本となっているものですので、しっかりとそのあたりの内容を注意して作成している事を意識して下さい。
【メールの出し方③】構成に気をつける
ビジネス文書で確認メールを作る際、そのお願いだけを作るのではマナー違反となります。かなり近しい相手であれば別ですが、ビジネスでやり取りを行うといった場合はそうもいきません。その為、しっかりとビジネス文書としての最低限の構成を守った上で作る事をおすすめします。
構成について
ビジネス文書は、これらの構成からなっています。
- 件名
- 書き出し
- 本文
- 署名
まず、件名は確認メールである事が一目でわかる内容で作成されている事を確認して下さい。「〇〇につきましてのご確認」といった形です。
「株式会社〇〇です」といった文面だけでは、相手が気がついてもその対応を後回しにされてしまう恐れがあります。あくまで、確認メールである事が相手にわかるように作成されている事を心がけて下さい。
そして次に、書き出しです。書き出しは「〇〇株式会社〇〇部 〇〇様。いつも大変お世話になっております。〇〇商事の〇〇でございます。」と、宛名と自分を名乗る形式的な文面です。
もし、より丁寧に作るのであれば書き出しの後に、「昨日のプロジェクトでは弊社の為にご尽力頂き誠にありがとうございました」、感謝の一文を添えるとよいです。
そして、本文です。本文は、前述したようにどの程度の緊急性なのか内容にしっかりと書き込んでおく事をおすすめします。
例えば、「昨日お伝えしていました案件の単価でございますが、弊社事情により見直す事になりました。誠に申し訳ないのですが、あらためて〇〇となった場合のお見積もりを頂く事は可能でしょうか。可能でございましたら、○日○時までにお返事を頂けると幸いでございます」といった形です。
そして、最後は署名です。署名は、「株式会社〇〇 部署名 肩書き 氏名」を書く形になります。
ここで、一般的なビジネス文書のように代表取締役の氏名を書くのはおかしいので、自分の名前でしっかりと書くように作成して下さい。
確認して欲しい内容が分かりやすい件名を意識したメールの出し方を身につけよう！
ビジネス文書で確認を行う際も、しっかりと確認して欲しい内容について考えながら作成すべきです。件名はすぐ読んでもらえるような内容を心がけて、いつまでに返信が欲しいのかを明記するのも忘れずに。
わからない部分もあるかもしれませんが、記事を参考に確認メールの出し方を身に付けて下さい。ビジネスパーソンとして活躍する際、重要なポイントになってきます。
