起業して従業員を雇うなら、用意すべき資料の中に「従業員名簿」があります。労働者に関わる不可欠な情報を記述すべきですが、どのような項目が不可欠か？個人情報なので保存方法や保存期間はどうすべきか？アルバイトや役員分は要作成？と詳しく知りたいはずです。
従業員名簿の書き方を解説します。無料エクセルやPDFテンプレートも用意しました。
従業員名簿とは
従業員名簿は、会社が従業員を雇用時に用意しなければならない資料です。
会社によっては「労働者名簿」や「社員名簿」とも呼ばれていますが求められる事項は変わりないです。
従業員名簿の不可欠性
たとえ会社が従業員名簿の用意は不要だと思っていても用意は必須です。労働基準法で用意が義務付けられている為、人を雇うならたとえ雇用形態がパートやアルバイトであっても必ず用意するべきです。
従業員名簿の書き方
従業員名簿の書き方を不可欠項目やポイントや注意点の観点でを解説していきます。
従業員名簿の不可欠項目
従業員名簿の書き方をマスターするにあたり、不可欠な項目を見て行きます。
生年月日
生年月日を書き込みます。
履歴
社内で配置が変わったり異動となったり、履歴があるならその履歴を書き込みます。この項目に関しては特に法的な決まりは存在しません。
性別
性別を書き込みます。
住所
実際に住んでいる住所を書き込みます。この住所を参考に交通費を算出します。
仕事の種類
担当している仕事内容を書き込みます。例えば「倉庫管理」や「配送係」。この項目に関しては特に法的決まりはないです。
雇用した年月日
雇用した日を年月日で書き込みます。
退職年月日や退職理由
退職したら、退職をした日から3年間は従業員名簿を保存しておかなければならない為、退職した年月日とその理由を書き込みます。ただし、自己都合で退職したら特に理由は不要です。
死亡とその年月日と原因
何らかの理由で亡くなったら、亡くなった年月日となぜ亡くなったのかを書き込みます。労災に当たるかどうかのチェックを行う為に死亡理由は重要になります。
義務違反が発覚すれば罰金が発生
万が一、従業員名簿の用意を行っていないや不可欠事項が書き込まれていないといった作成義務違反に該当したら、30万以下の罰金が課せられる可能性があります。用意しておいたのに無くしてしまったというケースでも、作成義務違反になる可能性もあります。
従業員名簿の書き方において押さえておきたい注意点
従業員名簿の書き方において押さえておきたい注意点を押さえていきます。
従業員名簿が不可欠ないケース
作らなくても大丈夫なケースがありますので、各々把握していきます。
日雇い労働書
日雇い労働者であれば、名簿の用意や管理義務は無いです。
派遣労働者
派遣労働者を雇っているのであれば、派遣元が管理しているので名簿の用意はしなくてもかまいません。
代表者や役員
労働基準法上では、労働者に値しないので用意はしなくて良いです。しかし、会社保険事務所の調査では、会社役員＝会社保険被保険者に該当します。
その為、労働者同様名簿や賃金台帳といった資料提出が求められるケースがあると調査結果が出ています。念の為、用意しておく事を推奨します。
在籍出向中
在籍出向中の従業員に関しては、出向元や出向先のどちらにも従業員名簿の用意が不可欠となります。
移籍出向中
移籍出向中の従業員であれば、出向元とは雇用関係に無い為、出向先のでみの用意が不可欠となります。
従業員名簿の保存方法や保存期間
名簿の保存方法や保存期間を各々チェックしていきます。
保存方法
従業員名簿の保存方法はいくつかあります。保存や管理しやすい方法を選んで適宜活用すると良いです。
用紙で保存
従業員名簿は個人情報に該当します。紛失や盗難は絶対に遭ってはならない資料です。ファイルに分かりやすくまとめて、重要資料の保存金庫や棚に確実に保存しておけば安心です。
PCで保存
現代では従業員名簿の電子化ソフトも販売されています。ソフトを使用して補完するのであれば、ソフト内で保存出来ます。ワードやエクセルを使って保存を行うなら、USBに毎回コピーしておいて万が一本体に破損が起こってもデータを残して置けるように対策をしておけば確実ですし安心出来ます。
保存場所は各々の事業場で
例えば大手チェーン店であれば、各々の店舗の従業員名簿は、各々の店舗で管理しなくてはいけません。
保存期間
労働者名簿は、従業員の退職や解雇や死亡日や会社と雇用関係が終了した日から最低3年間の保存が労働基準法によって、義務付けられているのです。
内容の変更
従業員の住所や氏名が変わったといった記述事項に変化があれば、報告を受けてから直ちに変更しなければいけません。変更になった箇所に2重線を引き、訂正印を押した後に新しい情報を書き込んで下さい。
従業員名簿の書き方は不足項目の無いよう慎重に！
従業員名簿は、人を1人でも雇うシチュエーションでも必ず不可欠になります。名簿に不可欠な以下の項目は漏らさずに記入していきます。
- 労働者氏名、生年月日、性別
- 住所
- 仕事の種類
- 履歴
- 雇用年月日
- 退職年月日や理由
- 死亡年月日や原因
従業員名簿は、会社によって様式は様々です。新しく用意しなければならないのであれば、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトを利用すれば、ダウンロード後すぐに使用出来て、足りない項目があればご自身で簡単に追加出来ます。
当サイトにも無料の従業員名簿のテンプレートがあるのでチェックしてみると良いです。資料を書き上げる作業の円滑化にも貢献する為、無料ダウンロード利用を推奨します。
