仕事柄、クライアントに何らかの依頼書を制作する事がある方は少なくありません。依頼書には様々な種類が存在していますが、その中でも配達をリクエストする為の依頼書を制作する機会もあるでしょう。しかし、配送依頼書を制作した事がない方もいらっしゃる為、いかなる書式で制作すればよいか分からない場合もあるかもしれません。書式や保存期間やテンプレートについてご紹介します。
配送依頼書とは
配送をリクエストするドキュメントです。
制作のケースは色々あります。
- 企業側が自社の荷物を配達してもらう為に制作
- 配達を仲介している業者によって制作
以下のような、配達に関する詳細なインフォメーションを示すドキュメントの為、間違いのないように制作する事が求められます。
- 対象の商品
- 発送元
- 発送先
- 数量
ただ、書式などは法的に定められている訳ではないので、必要事項を漏らさずに制作出来れば大丈夫です。難しく考えずにシンプルに制作すれば良いでしょう。配達業務を行う倉庫とのルールがしっかり決まっていれば、簡易的なもので大丈夫ですが、そうでない場合もありますので確認が必要です。
配送依頼書の保管期間や保存期間
配送依頼書は、経理資料に関わるドキュメントになる場合が多いので、7年間の保管期間を設けられています。企業の出荷は売上に直結する場合がほとんどですので、帳簿の１つとして配送依頼書は保存しなければならないのです。
また、欠損が出た事業年度の帳簿は10年間の保管期間を定められているので、配送依頼書は破棄しないように気を付けましょう。
【そもそも】依頼書とは
配送依頼書を制作する前に、そもそも依頼書とはいかなるドキュメントなのかおさらいしましょう。依頼書とは誰かが誰かに対して何かをお願いする際に制作や送付するドキュメントです。頼み事を行う際に制作が求められる性質があります。そのため、礼儀正しさや慎重さが重要になるでしょう。
礼儀正しく慎重で紳士的な書式を心がけよう！
配送依頼書は配達をリクエストする為、誓約書や契約書や念書などのようなドキュメントとは性質が異なります。あくまで、誰が誰に何を送るのかをクリアにする為のドキュメントです。配送依頼書を制作する側が高圧的な態度で制作するような事はあってはならないというのが基礎姿勢ですので注意して下さい。
配送依頼書を制作する際、相手がイヤな気持ちになるような内容の場合、信頼関係を崩してしまう可能性があります。以下のような文言や内容は避けましょう。
- 感情的や高圧的な文体
- 違法と捉えられるような内容
- 脅しのような文言
依頼書は証跡にもなる！
依頼書の代わりに電話などで伝えたり、口頭で直接伝えるなどの方法もあります。しかし、業務の種類が多くて管理対象も膨大になりがちなビジネスにおいては避けるべき手段です。配達については数量が大量にある場合もそうですし、いかなる取引を行なっていたかという証拠の役割を配送依頼書は果たします。今後のトラブル予防や管理作業の円滑化にも繋がるのです。
ビジネスにおいて配達をリクエストする場合、配送依頼書を制作するのは基礎である事を心得ておきましょう。
依頼書の書式は？
書式を学ぶ前に、依頼書における基礎的な書式も知っておくとマスターがスムーズになります。まず、依頼書の基礎構成から学んでいきましょう。
依頼書の文章の流れは以下の通りです。
- 前文
- リクエスト内容
- 具体的に何をどうしてほしいのか
- 末文
- 相手のインフォメーション
依頼書は相手に頼み事をするドキュメントですので、失礼があったり高圧的な印象になってはいけません。そして、お互いの認識齟齬が生じない為にも、シンプルに分かりやすく伝えたいインフォメーションがクリアに伝わるような書式を心がけて下さい。
配送依頼書の書式
依頼書の書式についてマスターした上で、配送依頼書の書式についても深く考えていきましょう。
配送依頼書を制作するには様々なパターンを知っておく必要がありますが、ここでは一般的な配送依頼書の書き方について考えます。
前述したような依頼書は会社宛や個人宛に制作する場合の書き方です。その為、文章も的確に制作する必要性がありますし、細かな部分やリクエスト内容についても細かな部分の制作が求められます。しかし、配送依頼書はあくまで配達をリクエストする用紙です。
つまり、文章量よりもリクエストしたい内容やリクエストした人、届け先などの項目を埋めていくだけというシンプルで見やすい書式が好ましいでしょう。
配送依頼書の項目
配送依頼書の基礎的な項目についてご紹介します。
配送業者のインフォメーション
配送依頼書の項目としてはどの配送業者行きかが分かる欄を制作します。ファックス番号や電話番号など、その業者のインフォメーションを載せていきます。
リクエスト日
リクエスト日を制作する欄を制作します。令和○年○月○日といった具合に配送依頼書を制作する日付を載せましょう。
リクエスト主のインフォメーション
リクエスト主という欄には以下を載せましょう。
- 会社名や名称
- 部署
- 担当者
- 住所
- 電話番号
- ファックス番号
取引先のインフォメーション
取引先のインフォメーションも載せましょう。
- 会社名
- 住所
- 電話番号
場合によっては、引き取り日時を正確に載せる事もあります。
到着予定日
到着予定日について、いつまでに到着すればよいのか、急ぎなのかそうでないのかが分かるような載せましょう。
- 〇日or〇時必着
- 〇日or〇時迄
- 〇日or〇時以降
支払方法
請求先について、支払方法が分かるように載せましょう。
- 現金
- 金融機関振込
荷物のインフォメーション
配送依頼書で重要になってくるのが荷物のインフォメーションです。何をいかなる形で送る事が指定されているのか、それを詳しく載せる事が求められるでしょう。例えば、以下のようなインフォメーションです。
- 品名
- 数量
- 荷姿
- 重量
- 最大重量
注意事項
注意事項に関しては、いかなる取り扱いにするのか、そして万が一の事などがあった時の対処法なども載せておくと安心でしょう。最下部には備考欄も載せておきましょう。
配送依頼書のテンプレート
前述した配送依頼書の書式は一例です。
配送依頼書の制作パターンは色々あります。様々なパターンで制作が出来るように心掛けておきましょう。
- 会社が会社側にリクエストして制作
- 配送会社が用紙をあらかじめ準備しておいて、リクエスト者のリクエスト内容をヒアリングする形で制作
しかし、自社にテンプレートがなかったり、いかなる書式で制作すれば全くわからないという方もいるかもしれません。
そこでおすすめなのが、配送依頼書のテンプレートを参考にしたり役立てる事です。インターネット上には、配送依頼書のテンプレートが数多く存在しているので活用しましょう。適宜、無料会員登録をすれば役立てられるので出費も不要で便利です。
簡易的なExcelやWordの配送依頼書のテンプレートをご用意しております。用途に合わせて編集頂くか、サンプルや見本としご利用頂けます。配送依頼書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートより無料でダウンロードが可能ですので、ご利用くださいませ。
特にエクセル書式テンプレートは管理や編集が楽！
PDFではなく、ワードやエクセル書式のテンプレートも多数用意されているので、自社の様式に合わせてアレンジをする事も出来ます。特にエクセルであれば取り扱う発送対象商品が多い場合でも編集や管理しやすいので使い勝手が良いでしょう。配送依頼書の原本を作っておきたいという方はもちろん、配送依頼書について様々なテンプレートを用意しておきたい方もぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
必要な書式を想像しながらテンプレートを見つけるのが肝心！
配送依頼書の書式や項目やテンプレートをお伝えしました。まず、一番重要なのが、自分が制作しなけらばならない配送依頼書がいかなるものかを思い浮かべる事が大事です。全く思い浮かべられないという方は、当サイト以外の配送依頼書について載せたサイトも見て下さい。これは配送依頼書のパターンが１つではないからです。
マスターする意識でテンプレートをチェックすると欲しい書式がクリアに！
配送依頼書について様々な角度からマスターしなければなりません。配送依頼書の書式や載せる項目やテンプレートという様々な角度からです。これら様々な配送依頼書について書かれたサイトを見る事で、マスター出来ます。しっかりとマスターすれば自分の制作しなければならない配送依頼書が思い浮かべられるようになるでしょう。
こんな風に配送依頼書についてマスターして初めて、テンプレートを役立てて制作するという事が出来ます。配送依頼書について何も分からないという事でテンプレートを使って制作するという事は、本質ではありません。配送依頼書に載せている項目の意味もわからなけらば、配送依頼書を制作して合っているかどうかもわからない配送依頼書を出すという事はしません。
そのような意味でもテンプレートを使うという事は、配送依頼書についてかなりマスターしていないと使う事は出来ません。配送依頼書のマスターが出来ていればテンプレートを使って配送依頼書を制作する事は、メリットがあります。前述でも載せたように効率的に制作出来ます。
多種多様なテンプレートに触れて書式のマスターをより精度の高いものに！
また、複数のテンプレートを活用する事で、テンプレートの良いとこどりが出来ます。レイアウトの良いテンプレートを使う事で、見やすくなります。そしてこのレイアウトを使い、自分が載せなければならない配送依頼書の項目や例文を当てはめていくだけです。当てはめていくだけというのは、配送依頼書について習得しているから出来る事ですので、マスターしきれていない方は気を付けましょう。
テンプレートのみならず関係者へのヒアリングも肝心！
こんな風にテンプレートを役立てて制作するやり方をご紹介しましたが、気を付け頂きたいのは、配送依頼書を送る相手がいかなる書式が望ましいのかを聞くという確認も大事です。こちらの都合で勝手に制作するのは仕事としては不十分です。相手が使いやすい配送依頼書を制作する事で、業者は大分負担が軽くなります。こんな風に相手の事を考えて配送依頼書がいかなるドキュメントなのかという事を表面上ではなく本質をマスターする事が重要です。
配送依頼書は丁重な書式で！保存も肝心！
配送依頼書の載せる内容に基づいて商品が届けられます。配送依頼書に不備があった場合は配達トラブルなどに発展してしまう恐れもあるのです。
ただし、シンプルな書式でまとめたり、テンプレートなどを使えば、漏れなく項目を制作する事が可能です。書式に対する不安がある方は、テンプレートなどを役立てて正しく記入しやすいような配送依頼書を制作する必要があります。
また、配送依頼書はリアルタイムで役立てるだけでなく、今後のトラブル予防や管理業務に大いに役立つドキュメントでもあるので、保存期間や保管期間を把握した上で慎重に保存しましょう。
