アルバイトを雇う立場になったり、自分がアルバイトをするようになると、時給を算出する機会があります。雇う側も雇われる側も時給計算の際に何分単位で算出するのかをお互いに把握しなければいけません。１５分単位か３０分単位で適用されるのが一般的です。時給をただ時間で掛けていけばよいのですが、人によって時給や勤務時間が違ったり、時間外勤務があったり、時には複雑になる事があります。複雑な時給計算をスムーズに進める為の時給計算表の作り方・テンプレート・注意点を解説します。
時給計算表とは？
その名の通り時給を計算をする表です。時給・各アルバイトが何時間働いたかの数字を記入するだけで手軽に算出出来る為、時給計算表を利用すると給与などの算出がとてもスムーズになります。タイムカードで出勤・退勤を管理している勤務先も多いですが、プラスアルファで時給計算表にアルバイト自身に入力させる事で、面倒な給料計算の手間が少し減り、人事作業の効率化にも繋がります。
特に多くのアルバイトを抱えている店鋪の方などは、時給計算表を利用する事で手間が省けるので経費削減にも繋がるのでおすすめです。また、アルバイト自身に勤怠などを管理させる事で、アルバイトのモチベーションも高まります。アルバイトを初めとする社員の姿勢が意欲的になる事で、遅刻や無断欠勤などが減っていくという相乗効果も見込めます。
逆にアルバイトなどの雇用される側は自分で時給計算表を作成する事で、働き方を管理出来る上に雇用主が間違っていてもしっかりと指摘する事が出来ます。時給計算書が証拠として使えるのです。細かいミスはたまにあるのかもしれませんが、ブラック企業やブラックな会社などではタイムカードの扱いをインチキされる場合などがゼロではありません。自分で時給と何時間働いたかを管理する事は、自分自身の心身を守る為にも非常に大事な事です。
しかし、時給計算表は誰でも作成しているものではない為、どう作ればよかわからない方も多いでしょう。どのように作成すればよいのか、作り方や必要項目について引き続き掘り下げていきます。
時給計算表の項目
どのような項目を記入するかも重要になります。ただ働いた日時と時給、給料を計算するだけであれば簡単です。しかし実際は、残業代が発生したり、休日出勤など時給が別で発生する状況も充分考えられます。休日出勤については時給がアップするなど業務の状況によって計算方法に変動が生じるのです。
通常は21時に業務が終了してタイムカードを切る所が、今日は忙しかった為に21時30分まで時給をつけるといった特別な内容の日が月に数回出てきてしまう場合もあるという事です。特に繁忙期になるとむしろその特例の方が当たり前にさえなり得ます。
時給計算表を作成する際は大抵の場合、エクセルの書式を使います。同じ日に中途半端に勤務に出たり入ったりしたり、1分単位で給与が振り込まれるような企業の場合はなどは手書きだと非常に手間がかかり面倒だからです。通常、１分単位で時給計算をしている会社や店舗は珍しいですが、そうではなくても時給計算表はエクセルで作成した方が簡単かつミスなく作る事が出来ます。引き続き、エクセルでの時給計算表の作成方法をチェックしましょう。
エクセルでの時給計算表の作成方法
エクセルで作成する場合、縦に日付の項目・横に出勤の項目を作成して下さい。基本的に大事な事はアルバイトの方が、「いつ」「何時間働いたか」重要な事はこの２つです。そして、出勤と退勤・稼働時間というように欄を横に作成したら該当する数字を入れていきます。
12時半であれば、12:30という形で対応出来るような数値を入れて作成する事が大切です。また、タイムカードの出勤の時間が11:55であれば12:00出勤／12:03であれば12:15出勤というようにあらかじめ雇用側と雇用者側でルールを決めておく事が大事です。このように15分単位で切っていくというルールを決めていれば「何時間働いたか」という部分が「6.5時間」「6.25時間」というように管理がしやすいです。後はこの時間に時給を掛けていくだけなので簡単です。
1分単位でも時給を出す場合は都度「分給」を計算しなければ面倒になってしまいます。
時給計算書の下部には、稼働時間と時給の合計・給料の合計が明記出来るようになれば問題ありません。金銭トラブルは信頼関係が崩れる発端にもなりかねません。後々になって揉めない為にも時給計算方法については雇用主・雇用される側の双方で事前に認識を合わせておきましょう。
書式設定
エクセルにおける書式設定を説明します。年・月を打ち込むだけで曜日が全て出てくるような設定もありますが、まずはベーシックな部分だけを説明します。
- セルを１つ触って右クリックで書式設定をクリック
- [ユーザー定義]のh:mmになっている事を確認
- 退勤時間・出勤時間・稼働時間の計算式を入力
- オートフィルで数式をドラッグして下部の欄にコピー
- 合計部分にＳＵＭで[D2]～[D4]などを指定して月間の稼働時間数を求められるように作成
ただ、稼働時間に時給をかけるだけでは正確な数字にはなりません。日付・時間・時刻をシリアル値で扱っている事になる為、時給計算の場合は時間部分に24をかけ算するように設定しましょう。そうする事で、正確な数値を算出出来るようになります。やや複雑ですが、自分で計算式を作る事が出来れば社員・アルバイトの勤怠情報などが時間を正確に入力するだけで自動計算が出来るのでおすすめです。
時給計算表のテンプレートをダウンロード
テンプレートは無料でダウンロード出来るものがインターネット上に多数存在しています。ただ、テンプレートが自身の職場で使う事が出来るものかをまずは精査しなければいけません。アルバイト、パートに特化した自分の会社に合う時給計算表があるのか？という事です。
シンプルで使いやすい時給計算表の無料テンプレートはこちらからダウンロード出来ます。エクセルやワード、印刷して手書きで簡易的に記入する事も出来ます。エクセルは時給や働く時間に合わせて自動計算式を入れて利用すると非常に便利です。新しいデザインも続々と追加中ですのでご利用ください。
エクセルと手書き
無料テンプレートを元にエクセルで時給計算表を作成する事が出来るのですが、難しい部分もあります。簿記の知識を持っている方・ある程度関数などの知識がありエクセルを自由に作成出来る能力がある方ばかりではありません。中には、パソコンを使用した事がなかったり、苦手だったりする方も存在します。そのような方にとって、エクセルにおける時給計算入力は非常に困難でしょう。
しかし、だからといって用紙を印刷して勤怠情報を手書き記入をする書き方では、間違い・手間・用紙の紛失などのトラブルの温床になり得ます。
会社・店舗に適切なテンプレートを選ぼう！
そこで活用したいのがテンプレートです。インターネット上に多くあり、そのほとんどが無料でダウンロードする事が出来るように作られているので気軽に使えます。
ただ、自分の会社や店舗に合うテンプレートなのかという事が問題になり、精査する必要が生じます。１つ１つテンプレートをダウンロードしてチェックする作業が必要不可欠です。自分の会社の形態に近い時給計算表のテンプレートを利用しましょう。また、編集出来るのであれば完璧に自分の会社用にカスタマイズする事がベストです。
ベーシックなものから応用の効いたものまで存在します。大体、一番ベーシックなもので事足りますので参考にしてみて適宜導入しましょう。会社やお店にエクセルを編集出来る方がいればベストです。会社の勤怠と合う無料のテンプレートをインターネット上で探して、少し計算式などを調整すればすぐに導入する事が出来ます。
テンプレートのエクセル関数は便利！
時給計算表のエクセルテンプレートは、ただ数値を入力出来る項目が配されているだけではありません。数値を細かく入れる事が出来て、計算機能も最初からインプットされているものがほとんでです。エクセルにおける計算式が分からなければ時給計算表のテンプレートから必要な式をコピーして使う事をおすすめします。一見難しく複雑そうに見える計算式ではありますが、１つ１つ見ていけばよく理解出来るようになって作業もはかどります。
カスタマイズをしてより使いやすい時給計算書を作ろう！
エクセルの場合は一般的なものではありますが、残業代や時給が異なる場合もあるでしょう。スタンダードな時給計算と比べて、残業代・深夜手当・休日出勤の時給などは複雑な計算式になるでしょう。自分自身で作成するとなるとかなり複雑で難しいので、非常に骨の折れる作業となる事は間違いありません。
あらゆるパターンのテンプレートを無料でダウンロードして試してみるのも１つの方法です。色々なテンプレートを見て会社に必要な部分や計算式をコピーすれば独自の時給計算表のテンプレートを作成する事が簡単に出来ます。
良いとこどりをしてその内容もしっかり理解する事が大事です。計算式の内容を正確に理解して利用すれば、作業効率化・計算ミスに繋がります。理解していないと正しく計算されてない事が発生し得ます。１つ１つを理解して計算式をコピーしていきましょう。時給計算表を作成したいと思ったとしたら、エクセルテンプレートを利用するという方法を視野に入れましょう。ゼロから時給計算書を作成する事と比べて、各段に効率化が実現します。
時給計算表は正確に作る
時給計算表は、その人の給与に反映されてしまう重要な金額です。エクセルテンプレートなどを上手に利用しながら、正しく作成出来るように努力し、何度もテストを繰り返して効率的な表を作成して下さい。アルバイトやパートの方は時給計算が間違っていて給料が思ったより安いという事に非常に敏感です。ルール決めや正確な時給計算表のテンプレートは必ず必要になります。テンプレートを参考にしつつ、自社に合う時給計算表を作成して正しく差異なく時給を算出しましょう。
