ビジネスでメールや電話での事後報告はNG？注意点や事後報告の例文を紹介！礼儀正しい誠意のある対応をしよう

メールや電話での事後報告対応は良くないのか、留意点や事後報告の例文を紹介します。ビジネスでは、事後報告をすると【それはもう少し早く報告して欲しかった】と事前に報告する事を促される事が多いですが、ときに【その連絡は後でいいから】と事後報告にするように促される事も時にはあります。

こうなるとどっちが正解なのか分からなくなってしまいますよね。一般的には事前連絡が欠かせないですが、もし事後連絡になってしまったらどのような対応をすればいいのでしょうか。

事後報告とは？
事後報告はNG？事後報告がOKな場合シチュエーション
ビジネスでの報告対応時の留意点
【例文】ビジネスでの事後報告
ビジネスでメールや電話での事後報告は礼儀正しい誠意のある対応を心がけて！

事後報告とは？

物事が終わった後に行う報告の事を指します。また、事前報告はその物事が終わる前に伝える事を言います。つまり、ビジネスでは、指示されたプロジェクトが終わった後に報告をするのが事後報告、指示されたプロジェクトが終わる前に伝える事を事前報告と言います。

上司は部下のプロジェクトの進み具合などによって、以後のプロジェクトの進め方を変更する可能性もある為、事後報告より事前報告をされる方が助かるケースが多いのです。ですが、中には終わってもいないのに伝えられても困るという方もいらっしゃるので、その辺の調節が従業員としては難しい点でもあります。

事後報告はNG？事後報告がOKな場合シチュエーション

一般的にビジネスでは事後報告はNGとされています。ですが、事後報告がOKとされているケースもあります。それは緊急性や重要性が低いものに対しての連絡です。例えば、重大なトラブルや問題の解決の為には事前連絡が大きな鍵となります。事後になり対応が遅れてしまうと後に大きなトラブルにもなりかねません。

そして、印刷のプロジェクトやその他雑務などの連絡は出来る前に【もうすぐ出来そうです】とわざわざ伝えなくても大丈夫です。このような、緊急性も重要性も低いものは、連絡は欠かせないですが事後でも問題ありません。

具体的に事後でも問題ない3つのポイントは以下の通りです。

上司から指示をもらった内容と、実際のプロジェクト内容に変更がないシチュエーション
上司から指示された期限を守る事が出来ている
上司から指示されたプロジェクトがリスクが低いもの

上記のように、お願いされているプロジェクトの進行に問題がないシチュエーションや、リスクの低いものであれば事後でも問題はないです。

とはいえ、上司によっては、事後報告の定義が異なりますので、あらかじめ確認しておいた方が安全です。

ビジネスでの報告対応時の留意点

ビジネスで上司に連絡をする際は以下のような点に気をつけて伝えるようにして下さい。

【報告対応時の留意点①】考えや予測をしてから

連絡が苦手な方の特徴は、この件において何もわかっていない方に【教えてあげる】為の行為だと言う事だと思いこんでいるケースがあります。ですが、ビジネスの連絡では【考え】【予測して話す】の2つがとても重要になってきます。難しいですが、慣れてしまえば連絡上手になれます。

【報告対応時の留意点②】私心を捨てる

自分だけが褒められたい、自分だけが叱られないようにするなどの心は一切捨てて下さい。よくあるのが【〇〇さんのプロジェクトがうまく行っていないようです】【〇〇さんがトラブルを起こしてプロジェクトが時間通り終わりませんでした】など、相手を蹴落とすような伝え方は、マイナス評価に繋がります。

たとえ事実だったとしても、これらは本方の口から伝えるべきであって他人が口を出す事ではありません。また【私はしっかりとしていました】というわかりやすいアピールもNGです。【私が連絡をすると嫌われてしまう】という方はこのような点で思い当たる事がないか、今一度考えてみて下さい。

【報告対応時の留意点③】教えてもらったお店に行きましたよ！という事後報告はNG

時に上司に美味しいお店を教えてもらう事があるかと思います。多くのケースでは、実際に行った後に【教えてもらったお店に行きました】と事後になる事が多いかと思います。ですが、人の顔を立てる為には【行ってきました】よりも【今度教えてもらったお店を使ってもいいですか？】と事前に伝える方が喜ばれるのです。そして【あのお店、行ってきました】と伝えるのが喜ばれる方法です。