自治会に入っている方であれば、自治会総会の議事録の作成を依頼されることがあるかもしれません。自治会総会は、自治会にとって重要な会議のひとつであることから、議事録もしっかりと記録として残しておかなければなりません。自治会総会における議事録の書き方を例文と共に紹介します。書くのが難しい場合は雛形を使っても良いです。
自治会総会とは？
自治会総会の議事録を作成する上で重要になってくるのが、そもそも自治会総会とはどういったものなのか理解しておく必要があります。総会の基本について解説します。
自治会総会について
自治会総会は、自治会や町内会などの方針を決定する際に開かれるものです。小さな集まりといったイメージで重要視されていませんが、町内費などを集めたり、活動をしたり、細かな部分を取り決める必要があります。
第三者にも、自治会や町内会が一体どういった活動をしているのか理解してもらう必要がありますし、参加する人全てが同じ方向を見て活動を続けていけなければなりません。
自治会総会は、以下のような内容についての最高議決機関として機能しています。
- 事業内容
- 前年度と今年度と新年度の決算や予算
- 役員選出
自治会総会の議事録の書き方
自治会総会を書く際、ただ白紙に話されたことを書き連ねていけばよいといったものではありません。あくまで、第三者が読みやすく、要点がまとめられていることが肝心です。議事録を作成するにあたって、どのような書き方で構成すればよいか考えていきます。
自治会総会の議事録の具体的な書き方
議事録の書き方を見ていきます。
まず、標題として「自治会総会 議事録」といった形で作成します。この書類には何が記載されているのか、第三者が見ても一目でわかるようにタイトルを作成しておくのが基本です。
次に、日付と時間です。簡単に日付を記載するだけでも問題ありませんが、「令和○年○時〇〇分より、○年度定期総会を開催した…」といった文章から始めても問題ありません。また、出席の議決数や議決権数の個数、委任状についても記載しておくようにして下さい。
次に、主文ですが、第1号議案、第2号議案といった形でそれぞれの議案について簡単に要約できるような項目を作成しておきます。議長の議事終了の日時など、議長の押印欄などもあると信頼感が増すでしょう。
自治会総会の議事録の書き方のコツ
自治会総会における議事録を作成する場合、ただ話されたことを書き連ねているだけでは相手に伝わりません。議事録の書き方のコツやポイントについて解説します。
【書き方のコツ①】事前準備を怠らない
自治会総会における議事録の作成を依頼された際、その日からしっかりと自治会総会で話されることを理解しておく必要が出てきます。議事録を作成する際、その議会の目的がわからないまま参加してしまうと、どこをどのようにまとめればよいかわからず、的外れな議事録を作成してしまう恐れがあります。
さらに、自治会総会における議事録に記載する内容は主に決定事項であることか、何をどういった意味で決定しているのか、事前にしっかりとシミュレーションしておく必要も出てくるかもしれません。このように、ぶっつけ本番で臨むのではなく、しっかりと事前準備をしておく必要があるのです。
【書き方のコツ②】簡潔
自治会総会における議事録は、ビジネス目的で作成されるようなものではありません。しかし、プライベートだからといってわかりにくく、自分だけにしかわからないような内容で作成してはなりません。
例えば、難しい用語だったり漢字、言い回しなどを使ってまとめてしまうと、第三者が理解できなくなる可能性があります。自治会や町内会は、その地域に住む人たちで構成されているものであれば、何ららかの審査を経て入会するような場所ではありません。
そのため、老若男女様々な方が参加しており、わかりにく言葉で記載すると読みにくいだけで本意が伝わらない可能性があります。議事録を作成する場合、誰にでも読める平易な言葉で記載するだけでなく、回りくどく言い方ではないバランスの取れた文書で作成されていることを確認してみて下さい。
【書き方のコツ③】事実確認を怠らない
議事録を作成したら、そのまま誰のチェックも通さずに提出するといった方もいるかもしれません。とくに自治会によっては、それらを何となくで済ませてしまう雰囲気のあるところもあり得ます。
しかし、役員選出の人物が違っていたり、予算案が違っていたり、見る側が間違って捉えてしまうことがあります。訂正した文書を再度作成・提出すれば問題ありませんが、手間がかかったり、お詫びをしなければならず余計な手間がかかってしまいます。
議事録を作成した場合、とくに予算や人物名などに違いがないか、必ず第三者を通してチェックしてもらって下さい。
自治会総会の議事録の書き方を把握してドキュメント作成しよう！雛形の導入も！
議事録を初めて書く場合、書き方のノウハウが入っていないが故にゼロから全て自分で作成するのはハードルが高過ぎます。そのため、すでに使用されている雛形であったり、ウェブのものなどを利用することをおすすめします。その上で、自らが参加する自治体に合った内容にアレンジし、議事録を書いて下さい。
