ビジネスシーンでは、仕事の進み具合をチェックを行う為に取引先などへ「お願いしている仕事はあとどのくらいかかりそうか」という事をチェックしなければいけないときが御座います。いつ頃になるのかを聞くと、急かしているようであまり聞きたくないという方もいらっしゃるかと思います。件名や報告の催促の仕方に留意が欠かせません。
どうしたら先方が不快にならない聞き方になるのか、「いつ頃になりますでしょうか」はどうやって用いるのかなどでお悩みの方へ、「いつ頃になりますでしょうか」の使い方や、ビジネスシーンで進捗確認を行う際のビジネスメールの文例を紹介します。
「いつ頃になりますでしょうか」とは？
「いつ頃になりますでしょうか」は、おおまかの時間を知りたいときに便利な言葉です。「いつ頃」＝いつ・おおまか・おおよそという意味が御座います。「なりますでしょうか」＝「時期や動作」を意味していて、「でしょうか」を付ける事によって丁寧に事柄を聞けるようになっております。
どの様な仕事や作業においても切っても切り離せないのがデッドラインです。いくら完璧で理想的な成果物が完成したとしてもそれがお客様の欲しいタイミングに手元に無ければサービスとして成立しません。〆切を守って業務を遂行してもらうという姿勢はどのシチュエーションにおいても肝心です。
なので、遅延が生じていたり途中の報告や調整の打診が来ていないとなると依頼をしている側は不安になってしまうのはごくごく当然です。関係者各方面にも迷惑が掛かってしまいしりぬぐいをせねばならないという本来やらなくてよかった作業が増えてしまうリスクにも繋がるからです。
「いつ頃になりますでしょうか」の使い方
この言葉は先方に進み具合や完成はいつになるのか、おおよその時期・時間を知りたいシチュエーションや報告を催促をしたいシチュエーションに使います。例えば、ある仕事を先方に任せていて、完成迄に時間がかかります。仕事を任せた本人は、時間がかかる事は知っているのですが、具体的にどのくらいかかるのかは分かりません。
そこで、仕事のおおよその完了時間を知る為にこの言葉を使います。仕事だけではなく、荷物がいつ頃届くのか知りたいシチュエーションなどでも用いる事が出来ます。
「いつ頃になりますでしょうか」の留意点
「いつ頃になりますでしょうか」は、使い方によっては報告を催促されて焦らされているようで少しきつい印象を与えてしまうかもしれないです。例えば「お願いしていた◆◆ですが、まだ届いておりません。いつ頃になりますでしょうか？」としてしまうと怒っているように聞こえます。
これを「本メールと行き違いになっていたら恐縮なのですが、お願いしていた◆◆ですが、いつ頃の発送になりますでしょうか？お忙しい中恐れ入りますが、御確認のほどよろしくお願い致します。」というようにすれば、言葉の棘がとれて柔らかく伺えて報告も得られてスマートに催促出来ます。
逆の立場になって考える
先方は下請けの企業かも。後輩かも。他部署の人間かも。シチュエーションバイシチュエーションで多種多様なシチュエーションが考えられます。そして先方が抱えている仕事はひとつだけだとも限りませんす。優先順位を把握した上で要領よくこなしているかもしれないです。
そして残念ながら悲しい現実として働き方改革と叫ばれて数年が経過するものの人員不足でブラック企業の様な仕事形態の会社はまだまだ多く存在しています。ギリギリの精神状態の中で働いているという人々も沢山存在しているのは容易に想像が出来ます。
とはいえ、〆切を守らないのはダメだという事実に変わりはないです。この様な背景を頭の片隅に置いた上で、一線を超えぬように先方の努力を尊重して感謝の気持ちを持った上で文章の構成を練っていくと自然と不快に思わせないナチュラルなコミュニケーションが取れるようになるかもしれないです。
進捗確認のビジネスメールを届ける前にチェックしておきたい事
もしかすればこちらが間違えて納期を報告してしまっているかもしれないです。また、完了の報告が来ているのを見逃しているかもしれないです。こういう風に、まずは自分に落ち度があったかもしれないという事を考えて、過去のやりとりのビジネスメールをチェックしたり、ビジネスメールの更新をしたりしてチェックをしてみて下さい。
そして自分に落ち度がなかったとしても、決して先方を攻める様な事はせずに、低姿勢を崩さずに丁寧な確認ビジネスメールを作るように心がけて下さい。
進捗確認のビジネスメールは慎重に
進捗確認はただ単に納期が知りたいなどのシチュエーションと、既に期日が過ぎているのに報告が無い、急ぎの報告がほしいシチュエーションが御座います。たとえ納期が大幅に過ぎていたとしても、決して先方を攻める様なビジネスメールを送ってはいけません。焦らせて催促してしまうと作業ミスの原因となって返って成果物も報告も遅くなるかもしれないです。
怒りに任せて送ってしまったビジネスメールは先方に不信感を与えてしまい、その後の関係性にも悪影響となってしまいます。まずは落ち着いて、ビジネスメールを届けるかどうかの判断から始めて下さい。
進捗確認ビジネスメールのコツ
進捗確認ビジネスメールのコツは「状態をチェックをしたい」という内容にして、柔らかくお伺いするという事です。例えば「◆◆の進捗具合はどうなっておりますか」と聞きたいシチュエーションでは「その後、◆◆の進捗状況はいかがでしょうか」とすれば、催促をしたいという事が先方に伝わり不快な思いもさせないでしょう。
その他にもこういう風に、さり気なく現状の状態を伺う様な文章になるように心がけて作りましょう。
- ◆◆の完成はいつ頃になりますでしょうか。つねづねお願いばかりで大変申し訳ないです。もし私にお手伝い出来る事がありましたら遠慮なく仰って下さい。
- 昨日がお約束の期日でしたが、現状の進み具合をお伺いしたく御連絡差し上げました。
「いつ頃になりますでしょうか」を使った進捗確認ビジネスメールの文例
文例：社内
件名：【大至急】◯月の経費清算に関して
◆◆様
お疲れさ迄す。
経理部の◆◆です。
表題の件ですが、◯月の経費精算が3日前の18時迄となっておりました。
現状御対応頂いている最中でしたら大変恐縮ですが、報告はいつ頃になりますでしょうか。
本日の17時迄にご提示頂きますようご協力頂けますと幸いです。
御多忙な中おそれいりますが、何卒よろしくお願い致します。
文例：社外
件名：◆◆の納期に関して
株式会社◆◆
◆◆部 ◆◆様
つねづねお世話になっております。
株式会社◆◆の◆◆です。
表題の件、貴社へお任せしていた◆◆ですが、納品後こちらで調節を行う時間が必要となってしまった為、進み具合を伺いたくメール致しました。
大体の予定で構いませんので、スケジュールの御連絡を頂けると幸いです。
御多忙な中お手数ですが、御確認のほどよろしくお願い致します。
文例：早急に返信がほしいシチュエーション
件名：◆◆サンプル品の送付に関して
◆◆株式会社
◆◆部 ◆◆様
つねづね大変お世話になっております。
株式会社◆◆の◆◆です。
先日御依頼したサンプルの件で、取り急ぎチェックをしたい事があり御連絡差し上げました。
本メールと行き違いで既に御手配されていましたら恐縮ですが、昨日到着予定の◆◆サンプル品がまだ届いていないようです。
その為、現状の状態を御報告頂けると幸いです。
◆◆サンプル品は、明日の会議にて提示予定となっております。
御多用中に大変恐縮なのですが、御対応のほど何卒よろしくお願い致します。
以上、取り急ぎメールにて御連絡差し上げました。御報告お待ちしております。
進捗確認のビジネスメールはシンプルな件名で分かりやすく！報告の催促はとげが無いように！
「いつ頃になりますでしょうか」は使い方を間違えると、急かしているようで先方を不快な気持ちにしてしまうおそれも御座います。「いつ頃になりますでしょうか」を用いるシチュエーションでは前後の言葉に気をつけて用いるようにして下さい。報告を感情的に急かしてしまうと催促している成果物に余計に遅延が生じてしまう温床にもなり得ます。
また、進捗確認のビジネスメールを届ける前にまずは自分に落ち度が無いかどうかをチェックして下さい。件名も見落とされない様な分かりやすいシンプルな文体が好ましいです。そして、落ち度がなかったとしても低姿勢を保ちビジネスメールを作るようにして下さい。
