各種手続きを本人が何らかの理由で行えない際、代理人に手続きを代行してもらうケースで必要になるのが「委任状」です。委任状は決まった様式が無く誰もが簡単に書く事が可能ですが、書き方によっては改ざんetcのトラブルに巻き込まれてしまうリスクがある為、慎重に作るべきです。
委任状の書き方や注意点、印鑑の押印は必要なのか、解説します。市役所での住民票などの手続き依頼時にお役立て下さい。
委任状とは？
各種手続きを代理人に代わりに手続きを行ってもらう為に必要な資料が委任状です。主に、住民票発行をはじめとする市役所での手続きや銀行で何らかの手続きを行う際に使用されています。
他にも自治会の会議やPTA行事に代理人が出席するケースや携帯電話の契約および契約内容変更時にも、使われるケースも見られます。
委任状が必要な理由
委任状は、詐欺やトラブル阻止の為に欠かせない資料です。
委任状の記入者は委任者
委任状の記入は基本的には全て委任者が行うべきです。ただし、以下のようなの特別な理由があるなら、代理人が書き込むのを許されています。
- 委任者の意識が無い
- 委任者病気で体が思うように動かない
何らかの理由があってやむを得ずに代理人が書き込むのであれば、提出先へ事前にチェックをしておいて下さい。
白紙委任状は危険！
委任状の種類によっては取り扱うのが危険なパターンもあります。
白紙委任状とは？
白紙委任状とは、何も内容が書かれていない白紙の委任状を指します。通常の委任状には、以下の項目や内容が盛り込まれています。
- 委任内容
- 「次の○○の内容を委任します」
- 署名
- 押印や捺印
しかし、白紙委任状は署名欄や押印欄のみで、その他は何も書かれていない状態です。
白紙委任状の危険性
委任状とは、委任状に署名や捺印によってすべての権限を代理人に預けるという事を証明するモノです。その委任状が白紙だと、後に内容を偽造しやすくなります。
例えば以下のように、簡単にあなたの債権を奪う事も可能となってしまいます。
もともと会議に代理人出席を申請するのに白紙委任状にサインをした。しかし、後に書き換えられて市役所での手続きを勝手に行われすべての債権を奪われてしまった。
他にも不動産の登記変更etcも可能になってしまいます。
実印や印鑑証明の交付は絶対にしてはダメ！
万が一、白紙委任状に署名や捺印をしてしまったケースでも、実印や印鑑証明etcの交付をしていないなら、対処出来る可能性がまだ残っています。しかし、実印や印鑑証明を交付してしまったら対処は不可能です。元々、白紙委任状で詐欺にあったケースでも罪に問う事自体が難しいのです。
そのうえ、実印や印鑑証明書があれば罪の立証が非常に困難となってしまいます。白紙委任状は作るのが簡単というメリットしかなく、それ以外は恐ろしいリスクだらけでデメリットばかりです。
白紙委任状には絶対にサインをしてはいけません！
また、企業側は白紙委任状のサイン要求によって信頼関係を失ってしまう可能性が高いので、かならず正式な委任状を作るようにして下さい。
委任状における書き方の注意点
取り扱い方法を一歩間違うと不利に働いてしまう委任状なので、書き方における注意点をしっかり頭に入れておいて下さい。
有効期限
委任状の有効期限は決まっておらず、実際1年前に書いた委任状でも受取をしてくれる企業はあります。しかし、特に公的機関であれば作ってから3ヵ月以上経っている委任状は受け取ってくれない可能性が高いです。
委任状はその都度作るか、3ヵ月に1度書き直すように心がけて下さい。
企業側は古い委任状について、何か特別な理由がない限りの対応を決めておく事をおすすめします。
捨て印は不要
資料の枠外に捨て印を押してしまうと、訂正印無しでも文章の内容を変更出来てしまいます。白紙委任状のように、資料を偽造されてしまう可能性がありますので、捨て印は不要です。
署名は手書き
PCで署名を打ち込んで提出したら、受取不可とされてしまう可能性があります。必ず手書きでサインして下さい。
委任状における書き方ポイント
委任状の書き方をマスターする為にポイントを押さえておいて下さい。
用紙
用紙の様式については特に決まりは無いです。用紙の大きさは各自保管しやすいサイズで作って下さい。
手書き
「委任状は手書きで許されるのか？」という疑問を持っている方が多いのですが、結論は手書き可能です。実際に自治会やPTAの会議etcでは各自委任状を書いて提出してもらうシチュエーションがあります。
そのようなケースでは、PCや印刷機器を持っていない人は手書きで便箋etcに書き込んで提出しても可能となります。
鉛筆や消せるペンでの書き込みは後に偽造されてしまう可能性が高いです。消せないボールペンで必ず書き込むようにして下さい。
コピーを保管しておく
多くのケースでは、委任状は返還されず提出先で保管されます。改ざんをしていないという証拠を提出出来るように、コピーや控えを残しておいて下さい。委任者は、念の為コピーを保管しておく事をおすすめします。
委任状に必要な項目
委任状に書き込むべき項目をチェックしていきます。
表題
表題は【委任状】や【○○委任状】としておくと、分かりやすいです。
委任年月日
委任年月日には、委任状の提出当日の年月日を書き込んで下さい。
委任者の氏名や住所
委任者の氏名や住所を書き込んで下さい。
委任の内容
何の手続きの委任なのかを、詳しく簡潔に書き込んで下さい。委任内容を書き込まずに提出してしまったら、後に改ざんされてしまう恐れがあります。委任内容は間違いの無いように正確にしっかりと書き込んで下さい。
代理人の氏名や住所
代理人の氏名や住所を書き込んで下さい。
押印
押印欄を設けます。印鑑は認印もしくは実印のどちらかで指定されているケースがあります。印鑑の種類をあらかじめチェックしておく必要があります。
また、実印なら印鑑証明書が必要になります。
テンプレートダウンロードサイトで書き方がより簡単に！
委任状は無料でダウンロードが出来るテンプレートもおすすめです。もしも書き方に戸惑ってしまってしまったらお気軽にご利用下さい。
