社内文書を作る際、最も大切な事は【伝えるべき事が簡潔に伝わる文書】である事です。その為には、構成や文書を見やすく作る必要があり、見出しはすっきりと全体はバランスよく仕上げられている事が基本となります。社内文書やビジネスメールの見やすいテキストのおすすめの書き方を例文を添えて解説します。
社内文書は構成を守る
社内文書は、その企業によって書き方が違うと考える事が出来ます。とはいえ、一方で特殊な社内文書は業務連携がしにくくなるだけであり、基本的にどの企業も同じようなビジネス文書をベースとした社内文書が作成されています。
そして、大抵の社内文書は構成が存在しており、その構成が守られた上で作成されている事を覚えておく必要があります。社内文書の構成について解説します。
社内文書の構成
社内文書は、基本的にこれらを構成を順に作るようにすれば見やすく作成出来ます。
- 文書No.
- 日付
- 宛名
- 発信者
- 見出し
- 主文
- 記書き
- 結び
- 担当者名または連絡先
これらを紙であったら全体的なバランスを考慮した上で配置していく事で見やすいドキュメントを作る事が可能です。仮に、社内文書がメールだったら、見出しと主文、さらに以上という風な形で作成されていれば見やすいテキストとなるので作成して下さい。
社内文書で見やすいテキストの書き方
社内文書は上記で解説したように、まずは構成に沿った書き方が肝心になります。ただし、構成に沿ったところでしっかりとテキストが作成されていなければ、煩雑になってまとまっておらずに見やすいとは言えません。社内文書で見やすいテキストの書き方について解説します。
【見やすい書き方①】全体的に簡潔に
冒頭でもお伝えしたように、社内文書は簡潔に作成されている事が基本になります。その為、あまりに冗長で長く、理由ばかりを書くような事はないようにしたいところです。例えば、何らかの定期検診があったケースでの社内文書をチェックします。
基本的には、【令和○年度の定期検診を下記の通り実施いたします。指定日時に受診が出来ない方は、下記の担当までお知らせ下さい。】という風な形で作成されるのが理想です。
少し物足りないと思ってしまう方もいるかもしれませんが、社内文書という風な性質上、これ以上にさまざまな要素を取り入れると見やすいテキストではなくなってしまいます。例えば、こちらをチェックします。
【社員の皆様 日頃の業務大変お疲れさまでございます。さて、今年も定期検診の季節がやってまいりました。この季節、誰もが新しい部署や仕事で不安になり、ストレスを溜めやすい時期といえるでしょう…】、定期検診のお知らせだけをすべきところを、回りくどいテキストが加えられています。
読み物として社内文書が発行されているのであれば別ですが、この社内文書の目的は定期検診をお知らせする事です。 社内文書を見やすく作る為には、余計な事は省く事を心がけるようにして下さい。
【見やすい書き方②】前文や末文は省略
上記で解説したように、社内文書は案内をシンプルに伝える事が目的です。その為、取引先やお客様に送るドキュメントのような言い回しは不要になります。例えば、【拝啓 初夏の候 〇〇におかれましては益々ご清祥の…】という風な時候の挨拶は不要です。
そして、末文もそれに対応するように、【皆様のご健康とご多幸を…】という風なテキストも一切必要ありません。前文はこれといって必要とされない為、【見出しの件につきまして下記の通りに実施いたします】という風な形で唐突にはじめてしまっても問題ありません。
あくまで見やすさが肝心ですので、社内文書で必要以上に相手を敬う必要はないのです。
【見やすい書き方③】記書きを上手に利用
社内文書の多くは、何らかを報告したり案内したり、お知らせを行うという風なものです。それらを簡潔に伝える為には、やはり記書きを使うと見やすい為おすすめです。例えば、報告書であっても主文の冒頭はシンプルに作成し、分かりやすく記書き部分で解説すれば問題ありません。
簡単な例文を紹介します。
〇〇セミナー受講報告書
見出しの件につき、下記の通りご報告いたします。
記
①研修名 〇〇
②参加目的〇〇
③開催日時〇〇
④開催場所〇〇…
⑤所感〇〇
⑥当日資料〇〇 以上
上記の例文のような書き方で作成されていれば問題ないです。
このように、記書きを利用すれば相手に伝えたい事がシンプルに伝えられる上に、ぱっと見ただけで何が記載されているか理解出来ます。出来るだけシンプルに作成されている事が目的であれば、必ず社内文書では記書きを作るようにして下さい。
【見やすい書き方④】過剰な敬語を利用しない
社内文書を見やすいドキュメントとして作るなら、重要なのが過剰な敬語を利用しない事です。社内文書は基本的に社内向けに作成される事から、シンプルな丁寧語で全体がまとめられていれば成立します。
例えば、【〇〇に参加頂きたく存じます。】という風な形のドキュメントを、【皆様におかれましてはご多忙とお察しいたしますが、何卒、本社の未来の為にもご参加頂けますと幸いです】となると、回りくどく違和感を与えます。
何度もお伝えしているように、社内文書を見やすく作る為には、どれだけ全体をスッキリさせられるかが重要です。
ビジネスメールが見やすい書き方で作られているかを第三者にチェックしてもらうのもおすすめ！
社内文書で見やすいビジネスメールを作る為には、完成した社内文書を第三者にチェックしてもらうのもおすすめです。自分はよいと思っているメールでも、第三者が見れば回りくどく、読みにくいという風な事も少なくありません。
見やすい社内文書の書き方を身に付けるには客観性が欠かせません。最初のうちは、第三者にチェックしてもらいながら書く事をおすすめします。
