預かったものを返す際の送付状の書き方と例文を紹介！会社を退職する際に役立つ！ビジネスマナー

ビジネスシーンでは預かったものを直接会って返却できない場合は、郵送で返すという場合もあります。その際に、何も同封せずに送るのは大変失礼にあたります。そこで、同封するのは「送付状」です。特に初めて送付状を作る方は送付状の作り方が分からないという場合もあります。送付状の書き方や例文を解説します。会社を退職する際にも使えるビジネスマナーなので参考にして下さい。

送付状とは
返す際の送付状に書く内容
返す際の送付状の注意点
返す際の送付状の書き方
ビジネスで役立つ返却時の送付状の書き方を身に着けて退職も円満にしよう！

送付状とは

なにかの書類を取引先や会社へ送る際に必ずと言っていいほど同封するのが「送付状」です。送付状は、封筒の中身に何が入っているのかをひと目みて把握できるようにするための書類です。別名「送り状」「添え状」ともいいます。

送付状を付けていないと、あまり良い印象がつかない場合もありますので、書類を送る際にはなるべく送付状を付けて送るように心がけて下さい。

送付状の目的

例えば、友達に郵送でプレゼントを送る際にちょっとしたメッセージを書いたメッセージカードなども一緒に送るという人は多いのでは？ビジネスシーンでは、送付状がメッセージカード代わりになります。郵送の場合、相手の顔を見て渡す事ができないので、本人が伺う代わりに送付状に郵便物の内容・宛先を記載して同封すると言う事です。

預かったものを返す際の送付状とは？

では、預かったものを返す際の送付状とはどういうときに使われるのか。例えば、退職後の保険証を返す際に直接会社へ返却できない場合に郵送で返す事があります。また、USBを貸していたり会社資料を貸していたなどの場合も同じです。本来借りていたものは直接返しに行く事が礼儀なのですが、それがどうしてもできない場合は、送付状に御礼の言葉を書いて送る事が社会人のマナーです。

大切な物を送る際には「書留」を利用

保険証や会員証など、個人情報が入っている物は普通郵便では漏洩のおそれがあります。これらの重要な物を送る際には書留で送るようにして下さい。また、USBなど情報が入っているものも同じく書留で送る事ができます。ただし、折れたり割れたりなどの破損の可能性があるので、壊れたりしては困るものは普通郵便ではなく荷物として郵送する事をおすすめします。

「われもの」などの欄に◯をする事を忘れずにしておいて下さい。

返す際の送付状に書く内容

日付
宛名
御礼の言葉
同封内容
署名

基本的には上記の5つの項目を書いて送るようにして下さい。送付状には決まった様式はないですので、上記の内容の他にも記載したい事項があれば追加しても問題ないです。ただし、1枚にまとまるように心がけてくださいね。

返す際の送付状の注意点

返す際の送付状の注意点は以下のとおりです。

封筒について

借りたものを普通郵便で返す際に「〇〇在中」と書かれている事があります。これは封筒の中身が何なのかを簡単に知らせるために記入されている事があります。例えば、見積書であれば「見積書在中」請求書であれば「請求書在中」など…。この流れであれば、保険証やUSBなどの場合でも「保険証在中」「USB在中」と書くのでは？と思うかたもいらっしゃるのですが、中身によっては書いてはいけない事もあります。

特に身分証明証や会社秘密データなど、悪用されては困る大切な物を郵送する場合は「親展」として送るようにして下さい。

返却期日に間に合うように返却

何らかの理由でどうしても直接返却できない場合でも、返却期日は必ず守るようにして下さい。郵送の場合は、返却期日の1週間前にはポスト投函できているようにして、期日までに相手の手元にあるようにして下さい。どうしても間に合わない場合は、事前に連絡をしておいて下さい。

正しい敬称で表記

良く敬称を間違って送ってしまう方がいらっしゃいます。

例えば
☓：〇〇株式会社　御中　〇〇　〇〇部長様
◯；〇〇株式会社　〇〇　〇〇様

会社名のみの場合や部署名までの場合は「御中」でOKですが後ろに名前が入っている場合は「御中」は使用しません。また、個人宛に郵送する場合でも「御中」は使用しません。会社の中でも個人宛に送る場合は会社名と個人名を併せて書いて「様」をつけて送ります。また、役職名は分かるけど名前までが分からないという場合は役職名に「様」をつけるようにして下さい。

ただしこれは、その役職が1名しかいない場合に限ります。