業務中などに発生した何らかの費用を経費で落とす場合、領収書の作成が必要になります。領収書が不要なものもありますが、会社の経理や各部署で経費などをまとめている場合は不正防止にも繋がる為、領収書はどの時代も必須と考えるのが一般的です。返金時はどんな書き方が良いのか、但し書きはどうすべきかを説明します。
領収書の役割とは？
返金における領収書対応を考える前に、領収書とはどんなドキュメントか理解しておくべきです。まず領収書の役割などについて解説します。
領収書とは？
領収書とは、何らかの商品やサービスに対する対価を支払って購入した際、それを確実に支払った事を証明する為に発行されるものです。具体的には、双方で何らかの金銭授受がおこなわれた事を指し示す為の証明書であり、レシートなどでも基本的には対応できるとされています。
領収書のメリットは？
飲食店や商店はもちろん、サービスを受けた際、そこまで考えていない方もいるかもしれません。領収書を発行するメリットとして、その個人や企業が確実にそのサービスにお金を支払った事実を証明できる事から、トラブルを避ける事ができる点です。
例えば、税務調査などに対応する経費などの証明書として扱う事ができますし、それらを紛失した、または存在しないといった場合は何らかのトラブルが発生する可能性があるわけです。
また、企業内の不正防止にも繋がります。仮に領収書が不要で、口頭だけで伝えれば経費を受け取れる企業があったとします。この際、出張で3000円のビジネスホテルに泊まったのに、20000円の旅館しか空いておらず宿泊した…と伝えたら、それを不正に受け取ってしまう恐れがあるのです。
返金が発生した場合は？
領収書を作成した後、返金が発生した場合の対処法について考えていきます。領収書の金額が間違っていたり、また何らかの理由で返金が発生する事も大いに考えられます。こういった際に対応した領収書の作り方や書き方を覚えておきたい方は、把握しておいて下さい。
全額払戻における領収書は？
領収書が間違っていたり、さらに何らかの理由で返金しなければならない事案が起こったとします。その際、最もシンプルな対応は全額返金作業です。
その場合、10万円分の領収書を発行した後、それをなかった事にするといった流れになります。しかし、口頭でなかった事にしましょう…といって、新しく領収書を発行してしまうと不正にその10万円の領収書が利用されてしまう恐れがありますう。
この際、まず領収書を差し戻してもらう必要があります。作成する側であれば、領収書を一旦その担当者に差し出して戻してもらい、売上をゼロといった形で修正します。そして、あらためてお金を受け取った場合はその金額を売上にした上で、新しく領収書を発行する流れになります。
一部返金した場合の領収書は？
シチュエーションによっては一部の金額だけを返金し、それから領収書を作り直すといったケースもあり得ます。やや面倒なイメージですが、サービス内容によってはこういった作成の方法もあるので覚えておく事をおすすめします。
まず、一部の返金を求められた場合は差額分を返金して下さい。次に、領収書を発行しますが、そこには領収書にその返金した分が帳消しになっているといった旨を記載したものを発行すれば問題ありません。
例えば、30000円分何らかの商品を販売し、それに対応した領収書を作成したと仮定します。その後、10000円分を返金してほしいといった事を伝えられた場合、まず10000円分を返金します。その際、そこの金額を10000円差し引いた20000円に修正し、なぜそういった修正が発生したかその領収書に記載すればOKです。
返金受理書の作成を忘れない事
返金があった際も領収書を訂正したり作成し直す事で、それに対応した領収書として機能させる事ができます。しかし、返金をした事を証明する返金受理書などがない場合、トラブルに巻き込まれる可能性があります。
返金受理書の書き方
返金受理書とは、その名の通り返金を受理した事を証明する際の証明書です。基本的に、差額を相殺したり、払い戻しをしたといった事を証明する書面であり、これがある事で不正を防止する事ができます。ただし、簡単な書面にするだけでなく、ビジネス文書としてしっかりと記入すべき項目を埋めてもらう必要があります。
- 日付
- 発行者
- 受取人の氏名欄
- 金額
- 但し書き
基本的にはシンプルな内容で、余計な事や文言などは要りません。返金を受理する事を証明します…といった一文があると尚良いです。
返金領収書の書き方を正確に把握してトラブル予防を！但し書きも忘れずに
返金における領収書の対応について解説しました。わからない部分などがあった場合、必ず経理担当者などに聞いて対応してもらうようにして下さい。お金が原因で発生するトラブルは厄介です。但し書きをはじめとする項目に関する書き方がおぼつかない状態であれば最初のうちは第三者のチェックは必須にして下さい。決して自分勝手な行動と書面を作成しないよう、注意して下さい。
