どのような業種でも、案件の流れがあります。効率良く案件を終える為には、最適な業務の流れを考えておく事が大切になります。最適な業務の流れを考えて書き出した文書を【業務フロー】と言います。ルールを守った書き方や図形で可視化した、わかりやすい業務フローにおける作成方法を解説します。利用目的にも触れます。
業務フローとは？
簡単に言うと、案件の流れを図で表したものです。各案件の流れを最適で行えるように、記号や図形を使って分かりやすい資料にしたものが業務フローです。
業務フローにおける作成目的
業務フローを作成に着手する目的は以下の3点です。
- 案件を可視化して複雑さを軽減して無くす
- 案件の問題点を把握
- 案件従事者や部署を従事者で把握
業務フローは従事者全員が効率的に案件を行えるよう、より分かりやすい書き方で作成されたものです。新人が見ても理解出来るほど分かりやすい業務フローを目指して作成に着手すると良いです。
分かりやすいと言われる業務フローとは？
分かりやすいと言われる業務フローにおける特徴を紹介します。
単純明快になっていて分かりやすい
複数の案件を同時進行で進める案件でも、それぞれの案件には因果関係があります。それらの関係を明確にして図に表している業務フローは比較的分かりやすいと言われています。
スタート地点をしっかりと書く
案件はどこからスタートすればいいのかが分からないと、何から始めていいのか迷ってしまいます。その為、スタート地点の場所に沢山の案件内容がかかれていると分かりにくい業務フロー図となってしまいます。
業務フローを作成に着手するにあたって一番大切な事は、案件のスタート地点から始まる流れを作成に着手する事です。また、目的に応じて必要な情報のみ明記するようにする事をおすすめします。
工程毎にデザイン（図形や線etc）を使い分けられている
すべての工程を同じ図形と同じ線etcでまとめてしまうと、分かりやすいとは言えず、理解するのに時間がかかってしまいます。工程毎に図形や線を使い分ける事で、直感的に判断出来ます。
従事者すべてにとって分かりやすいように作る
良い業務フローとは、従事者すべての方が見て正確に理解出来る分かりやすい書き方で作成されている事です。従事者一人でも理解し辛い部分があると、協力体制が築きにくくなってしまいます。
見にくいと言われる業務フローにおける特徴
従事者の多くが理解し辛い、見にくいと言われる業務フローにおける特徴を紹介します。
始まりがわかりにくい
案件がどこから始まっているのか、分かりづらい業務フローは分かりやすい業務フローとは言い難いです。案件の開始場所がどこなのかが分かりやすいだけでも、スムーズに読み始める事が出来ます。
流れがわかりにくい
案件の接続線が多く、交わっていると見辛く流れがわかりにくくなってしまいます。分岐点や合流点を分かりやすく記載する事で、スムーズに流れを理解する事が出来ます。
分かりやすい業務フローにおける作成ポイント
分かりやすいと言われている業務フローにおける作成ポイントを紹介します。
業務フローにおける基本を学ぶ
何の為に業務フローを作るのか？の認識が曖昧だと、うまく作成出来ません。作成に着手する意図や活用方法etcをしっかり認識しておくと、作成しやすくなります。
無駄なアイコンは使わない
業務フローにアイコンを利用しているケースがあるのですが、アイコンの利用はかえって見辛くしてしまいます。アイコンをもし利用するのであれば、多様はせず出来ればアイコンを利用せずに作成に着手する事をおすすめします。
流れを明確に
接続線が交差している業務フローは複雑で理解しにくくなってしまいます。接続線は出来る限り交差させないように図形の配置を調節して下さい。また、時系列の関係性は明確に理解出来るよう分かりやすい書き方を心がけて下さい。
共通の企画を作成
業務フローは、従事者全員が理解出来るものを作成しなければいけません。各従事者が各々でのルールで作成してしまうと、統一する際に手間やトラブルが発生してしまう可能性があります。
そういった事を避ける為にも、業務フローを作成に着手する前に、従事者全員に向けた共通規格を作る、または既にある企画を適応するようにすると安心です。
業務フローにおけるよくある質問
よくある質問と回答を紹介します。
Q 業務フローはどこまで書けばいいのか分からない
A.業務フローを作成している際によく悩まれる事が、どこまで細かく書けばいいのかです。細かすぎると見辛く作成にかかる時間も長くなり、大まかに書いてしまっても分かりづらくなってしまいます。案件によっても、案件の細かさは変わってきます。
どこまで書けばいいのか悩んだ場合、一人で解決しようとせずに従事者間で相談し、必要に応じ細かくしたり大まかにしたりを調節する事をおすすめします。
Q 業務フローは何で作ればいいですか？
A.作成方法は様々で会社によって決められている場合もあります。
- 手書き
- Excel
- Word
- 専用ソフト
まずは、確認してみて下さい。書き方が自由であれば、まずは下書きとして手書きで作成し、清書としてExcelやWordを活用する事がおすすめです。
また、ExcelやWordで作成に着手するなら、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトがあり、テンプレート作成の手間を省く事が出来るので、是非利用してみて下さい。
図形etcを駆使してわかりやすい業務フローにおける書き方をマスターして案件を可視化しよう！
業務フローにおける作成は多くの方の頭を悩ませます。しかし、業務フローにおける基本的な情報と、ポイントをおさえておけば、作成がスムーズに進みます。従事者全員にとってわかりやすい案件を可視化した業務フローを目指して下さい。
図形を駆使してわかりやすい資料を準備しておけば案件ミスも減らせて案件効率化が実現します。
