減給通知書の書き方や注意点やテンプレートについて解説！懲戒処分にも関係する文書

会社に属している方の場合、担当する部署で多岐に渡る書類の作成を頼まれる事があるでしょう。このサイトを訪れて頂いたという事は、減給通知書に関係する書類の作成を頼まれたのではないでしょうか？そのような場合、会社にテンプレートetcがあれば良いですが、もしも無い場合は１から作成しなければいけません。

しかし、の書き方が分からない方が多いです。この記事では、特に注意して作成したい書類のひとつ減給通知書について考えます。減給通知書とはどのようなものなのか、書き方、注意点etcについてチェックしましょう。

減給通知書とは？

ネーミングの通り該当する社員etcに給与を減らす事を伝える書類のひとつです。

減給通知書は慎重に作成すべき文書！

社内規定にて給与を減らす処分に値する何らかのトラブルを起こしてしまったetcの社員に向けて作成するものですのであり、むやみに気分次第で作成するものではありません。減給通知書は慎重に作成すべき文書です。減給通知書は社員の生活etcもかかっていますし、内容によっては大きなトラブルに発展してしまう可能性も孕んでいる文書です。

減給通知書は社内規定や就業規則に則って記載する！

社内規定がしっかりしていれば、給与を減らす処分にする事が妥当であるという事がはっきりと社員に伝える事が出来る為、トラブルに発展するという事は少なくなります。社内規定や就業規則は入社後にすぐ社員に渡され、社員自身が確認しなければならない書類ですので、重大なミスを犯してしまった従業員も何も言えないでしょう。

減給について

減給通知書を作成する場合、まずは減給という制度について知っておく必要性があります。

サラリーマンetc、労働者にとって毎月支払われる給与はとても重要な位置を占めています。その為、減給通知書を貰った社員は精神的にも大きなダメージが与えられる上に、かなりの損失を被る事からトラブルを起こす可能性もあるのです。

減給は「懲戒処分」の一種！

実は、減給は社会的に言う懲戒処分のひとつです。懲戒処分の中では比較的軽いものと考えられています。

懲戒処分は7種類あり、軽い順から分類していくと以下の通りです。

戒告
譴責
減給
出勤停止
降格
諭旨解雇
懲戒解雇

減給は比較的軽い分類に位置すると考える事が出来るでしょう。

減給とは？

そもそも、減給とはどのような意味の懲戒処分なのでしょうか。基本的には、以下のような行為を行なった社員を対象に賃金の一部を差し引く処分の事をさしています。

社内規定を破る
企業秩序違反

解雇etcではなく、一定期間は基本給から何割か差し引くという事ですので比較的、処分としては軽い分野に入る可能性があります。

減給にも限度が労働基準法で定められている！

減給について注意しなければいけないポイントがあります。それが、労働基準法第91条で限度が定められているからです。会社側とすれば戒めとして給料を思い切り低くし、その社員にその罪を分からせたいや反省してほしいという気持ちがあるケースもあるかもしれません。しかし、前述したように労働基準法によって限度が定められています。

基本的に以下のような減給は、違法性が高いと判断されてしまいます。

1回の額が平均賃金1日分の半額超
総額が1賃金支払期における賃金総額の10分の1超

給与を減らす措置を取る際には、しっかりと労働基準法を確認しなければなりません。給与を減らす以前に就業規則や社内規定を決める時に、労働基準法を良く把握して作成する事ももちろん重要です

減給額に注意すべき例

減給の事例を見ながら考えていきましょう。

例えば、月30日で月給が30万円の従業員が居たとします。

この場合、1日の賃金は1万円ですので労働基準法第91条に則した形で考えてみると、1日5,000円以下の給与まで減らすのは違法性が高いと見なされてしまいます。このように、減らす額については法律で定められた金額ある為、戒め的や怒りに任せた給与の減額etcは本来は行なう事は出来ないのが基本です。

また、総額における給与を減らす限度についても言及されている為、該当する社員とトラブルにならぬように細かな部分まで確認してから減給通知書を作成する事を心掛けた方が良いでしょう。

給与を減らすの期間も注意！

さて、減給通知書を作成する際に必ず記載しなければならないのが給与を減らす期間です。永久に給与を減らしたいという気持ちがある運営者ももしかしたら存在するかもしれませんが、期間が必要不可欠です。

１度の問題行動に対して１回のみ！

基本的には、給与を減らす期間は1回の問題行動に対し、給与を減らせるのは1回だけであるという原則があります。ここに注意が必要な法律のからくりがあるので理解しておきましょう。

社内規定において何らかの不祥事を起こしてしまった場合、その社員に対して給与を減らす事が出来るのは1回です。要するに、6月分の給与を一回給与を減らせるだけであり、そこから1年間毎月の給与を減らせる訳ではないのです。

長期間の言及は取締役や役員が対象であり、社員は対象外！

長期間の減給についてテレビetcでもよく放映されている為、一般的な社員に対しても同様の措置が行なわれているようなイメージですが実はそれは間違いです。テレビetcで放映されている給与を減らす期間の長さは、取締役や役員etcが対象となっています。一般的な従業員がその給与を減らす制度に対応する事はないのです。

従業員に対する減給は一回だけであり、毎月や一年間といった期間での給与は減らせません。

この部分を間違えて減給通知書を作成してしまう事により、後々大きなトラブルが起こってしまいます。法律を遵守した内容にて作成しましょう。

例外ケースもチェック！

減給通知書を作成する際、特殊なケースもあるので覚えておくと良いでしょう。前述したように、基本的な給与を減らす制度は厳しいものであり、会社側としても思い処分を下しにくい点があると考えられます。

しかし、場合によっては先ほどの労働基準法には抵触しない条件で給与を減らす事も出来るとされているので注目して見ましょう。

労働基準法に抵触しない条件で減給出来るケース

給与と能力が著しく見合っておらず給与を減らす場合
会社の経営が圧迫されておりどうしても今まで通りの給与を支払う事が困難になった場合

一方的に相手に押し付ける事は出来ませんが、基本的には相手との合意があった場合は認められる事になっているので注目しておきましょう。

要するに、「あなたの仕事の内容と給与があまりにも見合っていないので、給与を減らすという処置を取らしてもらいたい」といった場合、相手側がそれは納得出来るという事で合意している場合、最低賃金法に定める最低賃金を下回った給与の減額でない限りは長期的に給与を減らせます。

ただし、これは性質的に減給というよりは賃金の引き下げに該当する事から、減給通知書とはまた少し性質が違うかもしれません。このような場合は社員との合意書を作成する必要もあるので司法書士や弁護士etcに相談してみると良いでしょう。

減給通知書の例文を確認

ここからは、一例として実際に使用されている減給通知書の例文を見ながら作成方法を考えていきます。

宛先

まず、書類の左上部分に該当する社員の名前を記します。○○課○○殿といった形で作成すると良いでしょう。

差出人情報(人事)

右上には人事部の人間の名前etcが基本的に記載されます。印を押す欄も作成しておくと良いでしょう。

タイトル

表題になる部分に減給通知書だったり、懲戒処分通知書etcを記します。どんな書類なのかが、はっきりと分かるような内容が良いでしょう。

概要

本文に入る前にこの文書の要点を記します。例えば、「就業規則第○条の定めにより、あなたを下記のとおり減給処分に付します。」etcが妥当です。文言etcに決まりはありませんが、出来るだけなぜ給与を減らす対象となったのか…というところが分かった方が見ている側も納得する事が出来るのでおすすめです。

本文

まず、「記」という形で記載した下部に本文を作っていきます。懲戒該当理由と伝えたり、減給該当理由etcという形式で小見出しのようにセグメントをつくります。

そして、令和○年?○年まで社内規定を反する事をしたetc、損害を与えた行為etcについて簡単に記します。

そして、社内規定のどこに抵触したのかその文言etcも誘因し、期間について記載します。例えば「令和○年○月○日から同○月○日までの間の基本給の10％減給」etc、具体的な給与を減らす期間と額について必ず記載しておきましょう。相手が納得出来る理由である事、さらに法律に則ったものである事が重要視されますので理解の上で作成して下さい。理由や文言etcは難しい部分があるかもしれないので、会社の顧問弁護士etcに相談しても良いでしょう。

ケースバイケースなので様々な事例を参考にしましょう！

上記のように減給通知書の例文を少し紹介しましたが、当サイトの例文だけを見て判断しないで下さい。減給通知書の例文を知りたい場合は、複数のサイトを見る事をオススメしています。なぜなら１つのサイトの減給通知書の例文だけでは、自分が参考にしたい例文かどうかは判断がつきにくいからです。複数サイトを見る事で、自分が必要としている減給通知書の例文がどのような例文なのかが見えてくるようになります。

また、サイトには減給通知書の例文だけではなく、どのような場面で使う書類なのかetc色々と関連情報も記載されていますので、その文章を読む事で、減給通知書について理解が深まります。理解が深まる事で、どのようなシチュエーションの時に減給通知書を書くのかや書き方etcが分かってくるようになります。

減給通知書のテンプレート

減給通知書を作成する際、ゼロから全てを作成する経験がない方も少なくありません。さらに、社内規定だけではなく、労働基準法etcにも関係してくる事案なので、自由に自分の解釈で減給通知書を作成する訳にはいきません。

このような場合、おすすめはテンプレートを利用して作成するという方法です。インターネット上に色々なパターンが存在しており、それらを利用する事で手軽に素早く減給通知書を作成する事が可能となっています。もちろん、それは会社の方針とは違った内容etcになっているかもしれません。

しかし、ワードやエクセルといった仕様でテンプレートがある為、自社の減給通知書に合わせてアレンジする事も可能です。王の嗜みでも減給通知書のテンプレートをご用意しております。減給通知書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートより用途に合わせた素材をダウンロードしご利用頂けます。

このように、インターネット上に存在する減給通知書のテンプレートを使って作成する例を紹介しましたが、これも前述に記載したように１つのサイトのテンプレートを利用して作成するのは避けた方が良いでしょう。

減給通知書について深く理解している方は問題ないかと思いますが、初めてテンプレートを利用して減給通知書を作成する方にとっては、１つのサイトだけのテンプレートで作成する事は間違う危険性が高いです。深い理解がないままに作成してしまうと作成ミスに繋がります。

まずは、複数のサイトの減給通知書のテンプレートをダウンロードするようにしましょう。ダウンロードしたテンプレートを１つ１つ見る事で、共通する項目や例文が見えてきます。また、項目の違いも見えてくるはずです。それぞれの項目がどのような意味を持つのかを調べて理解して下さい。そうする事で、減給通知書について理解が深まりますし、良いテンプレートやダメなテンプレートが判断出来るようになります。その上で、自分が必要なテンプレートで作成する事が重要です。

内容がダメでもレイアウトが見やすいテンプレートもあるでしょう。このように複数のテンプレートを利用してテンプレートの良い部分だけを使う事で、完成度の高い減給通知書を作成する事が出来ます。