今の時代、電話ではなくメールでさまざまな営業をかけるのがビジネスの基本です。SNSでの営業も加速化していますが、メールは今もなお多い傾向です。そんな営業メールを受け取った際、返信しないでも良いのでしょうか。営業メールに返信するか否か、さらに返信するケースの書き方や断る方法を例文を添えて解説します。
営業メールに返信しないで良い？
営業メールに返信とひとくちにいっても、返信すべきものとそうでないものがあります。例えば、企業側が一斉送信しているメールは返信しないで良いです。
- 何か新製品が出た
- 何らかの会を開く
- 何か困っている事があったら自社に連絡してほしい
- ポストに投函される営業チラシのようなもの
もちろん、興味があればそれらに返信すべきでしょうが、自分にとって関係していないのであえば返信しないでOKです。
返信すべき営業メール
一方、上記でお伝えしたようなメール以外に返信すべきものもあります。
まず、個人名で差し出されているような営業メールは、ほかの誰でもなく自分宛に届いているものですので返信が必要でしょう。もし、それを無視してしまうと取引先との関係にヒビが入ってしまうかもしれませんし、最悪催促の電話がかかってきて二度手間となってしまう可能性もあるでしょう。
また、営業メールが今後相手との取引に大きな影響を及ぼすケースです。ビジネスは、取引先とWinWinの関係性が成り立たなければ継続しません。
要するに、どちらかが一方だけ儲かるといった構図ではよい関係性を築き上げる事はできない、といった事になります。仮に自社製品を多く購入してくれている取引先からの営業メールは、もし不要であっても返信するのがビジネスマナーの基本といえるのです。
営業メールに返信する際の書き方の基本
返信する際、どのように書けばよいのか悩んでしまう方もいるでしょう。返信する際の書き方のポイントについて解説します。
【書き方の基本①】返信している事がわかる件名
返信する際、まず件名で返信している事が理解できるよう、作成されている事が肝心です。
例えば、「件名:〇〇様へ 新商品のご案内」といった件名の営業メールがやってきているケース、それに対応するように、「Re:〇〇様へ 新商品のご案内」といったまま返信するのが妥当と考えられます。
新しく、「件名:新商品のご案内について 〇〇様」といった新しいメールを送ってしまうと、相手に届いているメールに紛れてしまって読落ししてしまう可能性もあるのです。
【書き方の基本②】返信はビジネス調で
営業メールへの返信は、基本的にはビジネスメールの基本で作成されていれば問題ありません。そのため、返信する本文で相手の何らかの営業メールを引用するケースは、「>」を利用して下さい。
「〇〇の新商品を貴社の〇〇といった機能に搭載する事で、よりスムーズに業務が行える可能性があります。」
といった部分に何か伝えたい際、
「>〇〇の新商品を貴社の〇〇といった機能に搭載する事で、よりスムーズに業務が行える可能性があります。
こちらに関しては、すでに新しい機能を先日搭載してしまっておりまして…」
上記の例文のように、相手の文章を引用する際のマナーを守って作成されている事を基本としていきましょう。
【書き方の基本③】断るケースはとくに丁寧に
営業メールに全て乗っかっていては、予算などが持ちません。購入したり案件が進む事はほとんどないといっていいでしょう。もちろん例外はあるものの、基本的には営業メールへの返信はお断りが多い傾向にあるため、断る定型文を作成できるようにしておきたいところです。
せっかくのお話ですが、現時点での検討がむずかしいと判断いたしました。
素敵なお話ではあるのですが、今回は辞退させて頂きます。
相手の営業メールに気を遣った形でしっかりと文章を作成できるようにしましょう。決して、「もうそういった連絡は必要なないので送ってくるのはやめてもらえますか。」など、そういった文章を打つのはやめましょう。あくまで、ビジネスとして大人のやり取りで作成されている事を前提に進めて下さい。
【例文】営業メールの返信
返信の例文を紹介していきます。あくまで一例なので、ご自身のシチュエーションに合わせた形で書いて下さい。
例文
件名：Re:〇〇における新サービス○○のご案内
株式会社○○ 営業部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○です。
この度は、魅力的な新サービスのご提案を頂き、誠にありがとうございます。
弊社にとっても〇〇の分野は力を入れていきたい部分であり、積極的に今後も活動していくつもりです。
ただ、現在のところサービスの導入が難しい現状がございます。
誠に不本意ではございますが、今回はお見送りさせて頂きます。
素晴らしいサービス内容のご提案なのですが、申し訳ございません。
また何か機会がございましたら、ぜひご連絡お願いいたします。
署名
期待させない！
営業メールの返信でそのサービスなどを取り入れるのであれば別ですが、断るケースは相手に期待させるような文面は控えましょう。導入する機会がないのにも関わらず、何かそのサービスについて知りたがるなど、相手に勘違いさせてしまう可能性があります。
営業メールへの返信はしないでOKのケースもある！断るなら期待させてはダメ！
営業メールは、社会人になれば毎日のように届くといっても過言ではありません。だからこそ、返信すべきメールとそうでないメール、さらに断る際も丁寧に作成できるように心がけて下さい。返信しないかどうかの判断はシンプルに考えて、断るケースは相手に変な期待をさせるようなあいまいな返信は避ける点は忘れないようにして下さい。
