無料のテンプレートもご用意しております。用途に合いましたらご利用ください。仕入を行う会社にとって注文書を書くは基本的な業務となりますが、発行を行う必要性はあるのでしょうか？そもそも注文書についてよく知らなければいう人もいらっしゃいます。
出した事が無い人や、注文を行う部門にいない人は注文書とは言葉も中身も何となくわかってはいるものの中々なじみが無く、実際書いてみようとしても迷ってしまいます。注文書はどのような場面で使われるのか？必要性、書き方を解説します。
注文書について
どのような資料なのか、どのような場面で使われているのかを見ていきます。
注文書とは？
商品を注文を行った方が発行を行う資料を指します。「この商品を注文を行いますよ」という意思を資料にして注文先に渡す為に作られます。一般的には以下のような別名もあります。
- 注文書
- 発注書
この両者には、はっきりと定められた法律的な違いはありません。どちらも企業間の取引において、商品を購入側が書いて相手側に提出を行う資料になります。
何の為に作られる？
商品の注文時に口頭で伝える事も可能ではありますが、大変リスクがある取引となります。口頭でやりとりを済ませてしまうと、様々なリスクが起こり得てしまいます。
- 注文を行ったのに届かない
- 届けたのにまだ届いていなければ言われる
- 注文してないのに届かなければ言われる
- 注文を行ったのに注文がなされていなければ言われる
想像をするだけで頭がクラクラしますね…信頼関係にも大きなヒビが入ってしまいますし、クレーム対応にもかなりの時間と労力を割かなければいけなくなってしまいます。資料に起こす事でより正確に注文の内容が伝わり、そして認識のズレや伝え漏れを防ぐ為に作られます。
見積書は注文書の代わりにはならない！
実際、注文書が無くても注文を行う前に見積書等で金額や商品をチェックしてる為、大丈夫では？と思われるかもしれません。しかし、見積書はあくまでも見積の為、注文を行う日や納品場所etcの書き込みはありません。
電話のみの注文もトラブルの種です。また電話やメールで見積書をチェックの上で注文を行ったとしても、その後に数量に訂正が発生した時やその訂正を伝えた際に注文を受ける側の人が不在で他の方に伝えたケースetc企業間での取引においてトラブルになりかねない事象が発生しやすくなります。
注文の記録にもなる！
また、一般的に企業間取引において注文側も注文を受ける側もその1社のみと取引をしているわけではございません。注文書がなければ、特に注文を受ける側にとってはいろいろ会社からバラバラの種類や数の注文が毎日入る為、その管理が大変難しく大きいミスを起こしてしまうリスクが大いにあります。
同じように注文側も仮にその1社のみに注文を行っていたとしても、月に1回だけの注文なら困らないかもしれませんが、毎日といわなくても1か月の間に何回かは注文を入れる事はあると思います。
その際でも注文を行う間隔が近いケースetcは注文書の発行を行っていなければ、いつ注文を行ったのが入ってみて、いつの分が入ってきてないのかetc管理てきにも逆に手間が増えてしまいますよね。
こういった部分だけを見ても注文書が無い取引となると、管理上での手間や納品物の間違いetcトラブルを多く発生させかねない状態にあるといえます。双方に迷惑をかける事なく、安全に取引を進める為にも注文書は取り交わすべき資料と言えます。
注文書の必要性について
仕入業務の中でも重要な役割があります。口頭で注文業務を進めているような会社も存在しますが、その時は注文書を残さずとも代わりになる他の何らしかの取り決め（ルール）があって行っている取引かと考えます。一般的には注文書を書く大きいメリットは以下となります。
- 「私はこの商品を何個、いつ注文を行いました」という証拠になる
- 注文した事実を管理出来る
文面に残さず口頭で注文を行うと、認識のズレが生じたり「言った」「言ってない」のトラブルが発生してしまう事も用意に想像出来ます。そのようなトラブルは会社の信用問題にもなる為、極力避けたいトラブルに該当します。
このようなトラブルを未然に防ぐ為には注文書のような、資料にして残すような対策をとらなくてはいけません。
注文書と発注書の違い
会社に基づいて、商品を注文時に「注文書」を発行を行う会社と「発注書」の発行を行う会社の2通りがあります。法的な違いは無いとはいえ、企業に基づいては注文書と発注書の用途をはっきりと分けて使ってる企業も珍しはありません。
ただ実際のところ、区別をせずに「商品の注文を行う時に書く資料」として注文書、発注書のどちらかの資料を同義語として捉えどちらかのみを使用している会社の方が多いようです。
注文書と発注書の大きい違い
注文書は例えば顧客に対して【布を10枚注文を行いたい】なら、使用するのは注文書になります。このような原材料etc形ある物品をそのまま注文を行う時に注文書を使います。
次に発注書のケースでは【布を服に加工してほしい】のような、製造元、販売供給元へ商品の加工etcが必要な取引を行う際に発注書を使用します。同じように木材をそのまま仕入れる時は注文書を。その木材を椅子etcに加工したものを仕入れる際は発注書。のように使い分けをされたりもします。
商品の金額に基づいて使い分ける事も
【1000円以上は発注書、それ以下は注文書】のように購入商品の金額に基づいて注文書や発注書を使い分けている会社もあります。注文書と発注書の使い方は法的に決められていない為、その会社が決定した方法で使い分ける必要があります。
注文書や見積書。契約書の違いについて
企業間の取引で良く使用されるいわゆる帳票の１つが注文書になりますが、注文書と同様に多く使われてるのが見積書と契約書になります。簡単にその違いについて説明致します。
まず大きい違いはその使用目的にあります。注文書や見積書や契約書は一般的な企業間の一連の取引においてよく使われる帳票の１つと言えますがそれぞれ使う目的が異なります。
通常取引において見積書の使われ方として多いのは契約に至る前に提示し、合意（契約）を得る為に契約前に相手企業に提出という使われ方が多い資料であり、見積もりの内容に合意する事で契約書を交わす事となります。
注文書の主な使用目的は既に取引がある企業間で一方が商品を依頼するという意思表示の資料として使用されます。契約書は事前の交渉等での合意により、これより取引を始める為の両社での取り交わす事項をチェックしあう資料となります。
すなわち見積書は取引成立前に提示する資料であり、契約書と注文書の大きい違いは一般的には相互に双方向でやりとりを行う資料が契約書であり、かたや注文書は受注側に一方的に送る資料といえます。
注文書の作り方について
必要事項や注意点etcを見ていきます。書き込むべき項目は国税庁に基づいて定められています。下記事項がすべて書かれていれば注文書として成立します。
- 発注先の氏名、社名
- 発注元の氏名や社名
- 注文（取引）内容
- 取引金額（税込）
- 取引年月日
発注元情報には住所や電話番号、Ｅメールアドレスetcも入れておくと親切な資料になる為、書き込みます。また上記と合わせて商品やサービスや取引条件に基づいてもかわりますが納期etcも入れておくのも良いです。
決まった用紙やサイズといった規定は無い為、使いやすくて相手に分かり易い資料を作る事を心がけると良いです。
注文書の必要事項
表題
表題は分かりやすく【注文書】としておきます。
発注先の名称
発注先の名称を書き込みます。担当者の方の氏名がわかる時は一緒に書き込みます。
発注元の情報
発注元の会社名、担当者氏名、住所、電話番号etcの基本情報を書き込みます。
納期
商品の納期期限を書き込みます。
注文の内容
注文内容を書き込みます。
すべての合計金額
すべての商品の合計金額を書き込みます。上記は必要最低限、書き込みます。
注文書の書き方における注意点
書き方における注意点も押さえておくと良いです。
注文内容に漏れやミスが無いかチェック
注文商品の名前やナンバー、注文数etcは特に間違えやすく、注文数については、単位etcを間違えてしまうと大量発注で大変な事になってしまう事もあります。注文内容に関しては入念なチェックが必要になります。
合計金額に変動が生じるなら備考欄に書いておく
合計金額に変動が生じる可能性があるケースでは備考欄に詳しく書くと良いです。また、その事を資料を発行を行う前に発注先へ伝えておく必要があります。
資料は最低でも10年保管！
発注書は帳票類に該当する為、以下の保存が義務付けられています。
- 税法…7年
- 会社法…10年
最低でも7年、念の為に10年は保管しておく事をおすすめします。
注文書には収入印紙は不要
注文書にも収入印紙が必要だと思っている方がいらっしゃいますが、基本的に印紙は不要になります。実は注文書は課税文書では無い為、原則収入印紙を貼る必要がありません。しかし、ケースバイケースで印紙を貼る必要がある為、注意が肝心になります。
印紙が必要となるケースは、見積書、あるいは基本契約書に基づく時なのです。このような時は注文書も課税文書としてカウントされる為印紙をはらなくてはなりません。
もう少し分かり易く簡単に言いますと、注文書を書いて送付しただけで自動的に契約が成立する仕組みとなっているなら課税文書として扱われ収入印紙が必要となる為、注意が肝心になります。
注文書の書き方ポイント
書き方にて抑えておくと良いポイントを見て行きます。
支払についての書き方
支払条件について通常は取引の契約時に契約書etcに書き込みますが、念の為に注文書にも書いておくと親切な資料となります。支払条件には、会社の締め日と支払日を書き込みます。
社印を押す
注文書は印鑑が押されてなくても公式な資料として認識されます。ただ、本来社印etcの押印は必要ありませんが、社印があれば資料の信用性はより一層高くなります。
注文請書の発行を出来ればお願いする！
注文請書とは、発注先が発注元の注文書をチェックし、【注文を引き受けます】という際に発行を行う資料になります。必須な資料ではありませんが、取引をより正確に行う為には注文請書を書いてもらえるかを契約時にチェックしておく事をおすすめします。
注文書はメールでもOK？
メールでも書いても良いです。PDFにして送信する方法や、メールの本文に注文内容を書いた上での送信方法etc、どちらでも構いませんがどのような方法でやり取りを行うのかは、発注元、発注先の双方で話し合って決めなければいけません。
また、メールでやり取りを行うケースでは、そのメールを保存しておく必要があります。USBの中にフォルダで分けて保管etc、後にチェックしやすい方法で管理しておくと良いです。
困った時はテンプレートに頼ろう！無料ダウンロード
注文書は、注文を行う時に注文者が発行を行う資料になります。間違いの無いよう注文先へ資料を渡す前に入念にチェックが肝心になります。作るのが大変だし、書いている時間が無いとテンプレートを作るのが困難な場合は注文書のテンプレートを無料でダウンロードよりご利用ください。
