年末になると忘年会で忙しいといった方もいるかもしれません。とはいえ、自分が参加するだけでなく、幹事や案内役になる場合は忘年会の案内状を作成しなければなりません。忘年会の案内状は、社内向けや社外向け、プライベート向けいろいろなものがあります。基本的な忘年会の案内状の例文を紹介します。お知らせメールを送って社内と社外の取引先とも楽しんで下さい。ビジネスシーンでも役立つ知識です。
忘年会の目的を考える
忘年会の案内状を書く上で重要になってくるのが、どのようなシチュエーションの忘年会なのか理解しておく事です。 例えば、社内で開催される忘年会であっても形式は色々です。
- 上司や他部署の方を呼ぶのか
- いつも一緒に働いている同じ課の人たちだけで開催するのか
社内だけでなく、参加者が社外の方のケースも形式は様々です。
- 社外の方で仲の良い方と忘年会を行うのか
- 接待として社外の取引先と忘年会を開催するのか
忘年会の内容によってお知らせメールや案内状に求められる文章が変わってきます。もちろん、プライベートでも同様です。忘年会は楽しい気分にさせてくれる催しでもある事から、ややくだけなお知らせをする案内状やメールを作成される方もいらっしゃいます。
とはいえ、状況によってはそれがビジネスマナー違反と捉えられてしまう恐れもあります。まず、ご自身が幹事を務める忘年会は社内・社外どちらで開催されるのかといった状況を今一度立ち止まって考えてみる事をおすすめします。
忘年会の案内状・お知らせメールの書き方ポイント
忘年会の案内状・お知らせメールは、多種多様パターンの書き方が存在しています。忘年会の案内状・お知らせメール全体における共通点を記載していきます。書き方を押さえる事でビジネスマナーを守った案内状が作れます。
日付・宛先・差出人
忘年会の案内状・お知らせメールを書く際、基本的な部分として以下の情報は必ず書くようにして下さい。
- 日付
- 宛先
- 差出人
業務の一環として作成されるケースなら、日付を作成しておく事でドキュメントの整理がしやすくなりますし、いつ提出されたものか分からないと相手も不安になってしまいます。宛先に関しても「〇〇各位」といった形で書くのか、個人に当てて送信されるのかによって敬称も変化していきます。
そして、差出人ですが所属部署も省略せずに記載されているのが基本です。忘年会の案内状・お知らせメールとはいえ、社内で作るとしてもビジネス文書に変わりはありませんので必ず形式は守った上で作成出来るように心がけて下さい。
タイトルは分かりやすく書く
文書であれば標題、メールであればタイトルですが、これを一目見て内容が理解出来るような形で作るように心がけて下さい。例えば、「〇〇年 忘年会のお知らせ」といった形で書きます。
まわりくどく、「吉報 こんな日を待っていた」、意味がわからないタイトルにすれば相手も困惑しますし、ふざけたメールだと思われて内容のチェックが後回しになってしまう恐れもあります。
忘年会の案内状・お知らせメールに限った話ではありませんが、標題やタイトルは必ず一目見ただけでわかるような内容で作成されているように心がけて下さい。
忘年会の案内状・お知らせメールの主文と記書き
忘年会の案内状・お知らせメールは、主文と記書きでまとめて書いてあるのが理想的です。主文は、挨拶文や忘年会における開催のお知らせ＆参加を促す文章だけで問題ありません。
以下のような細かいインフォメーションは必ず記書きにまとめるようにして下さい。
- 日時
- 場所
- 連絡先
- 費用
文末には、出欠確認の方法についての文言を記載すれば問題ないです。
カジュアルな忘年会の案内状の書き方
忘年会の案内状・お知らせメールを社内や社外向けに作るなら、先述のような書き方で作成して下さい。とはいえ、一方でプライベートの仲間たちに向けて開催をお知らせしたり、かなり仲のよい同じ部署の方たち、社内向けのカジュアルな忘年会を開催する事もあります。
そうなった場合、あまりビジネス文書のような堅苦しい書き方に仕上げる「業務で行かなければならないのか…」とか「あの上司も参加しそうだな…」とか「行きたいとは思えない」と思われてしまう恐れもあります。そこで、楽しげな雰囲気で忘年会の案内状・お知らせメールを書くといった方法もひとつ覚えておくと便利です。カジュアルな忘年会の案内状・お知らせメールの書き方について解説します。
イラストを取り入れる
カジュアルな忘年会の案内状・お知らせメールを送る際、白紙であったり、ただメールに作るだけではなく、ちょっとしたデザイン入りがおすすめです。メールであれば、イラストを添付すればよいです。
例えば、ビールやおつまみの画像が掲載されていたり、楽しそうな風景をデザインしたり、一目見ただけで忘年会とわかるような、楽しげな雰囲気のデザインで作成されていると参加率が高まると考えられます。あまりうるさくなく、テンプレートを利用した楽しげな雰囲気で全体をまとめてみて下さい。
勢い良いイメージで
忘年会の案内状・お知らせメールは、ある意味で勢いも大切です。今年一年頑張ってきた仲間たちと一緒に盛り上がりましょうといった形で、思い切った形の内容を作る事も重要です。例文を簡単に記載してみて下さい。
「みなさま、今年も一年お疲れさまでした！来年に向け、今年のいやな事はパーッと忘れてここらで一つかましましょう！」です。そして、記書きとして「記 日時 場所 参加費」といった形で記載していくだけで問題ありません。
地図を掲載
カジュアルな忘年会の案内状・お知らせメールを作る際、意外に効果的なのが地図を掲載するといった方法です。住所だけでも今はスマートフォンで検索出来ますが、それを手間に感じる方もいます。案内状に分かりやすい地図が記載されている事で、そこまでのアクセスが想像出来る為参加率が高まります。
社内・社外の取引先と出席空いてに応じて忘年会の案内状・お知らせメールを作ろう！
忘年会の案内状・お知らせメールは、どういったシチュエーションで作成されるのかが大切なポイントになります。ビジネスライクに形式ばった社内の上司も居たり社外の取引先との忘年会なのか、社内の仲間内で気心知れた者同士で開催するのか。
シチュエーションに応じて参加率が高くなるような忘年会の案内状・お知らせメールの作成をすると良いです。
