社内をはじめ、様々なシチュエーションで勉強会が催される事があります。その主催者になったり、さらに携わる事になった方、案内状を作る事になる可能性があります。しかし、作成した事のない方の場合、ハードルが高いかもしれません。勉強会の参加者を募る丁寧なお知らせ文書およびメール、案内文の書き方を例文を交えて解説します。
【例文】社内勉強会お知らせの案内文
まず、勉強会をお知らせする案内文メールの例文を紹介します。あくまで一例ですので、ご自身の関係している社内の勉強会に合った形でアレンジして頂ければ幸いです。
【例文①】社内勉強会お知らせの案内文メール
●●部各位 日付
●●勉強会のお知らせ
時下、皆様におかれましては時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。
さて、近年●●が大きな問題となっており、●●する為には●●に対する知識が必要とされています。
そこで、●●に対応する為にも、●●における勉強会を下記日程にて開催する事と相なりました。
各自ふるってご参加頂けますようお願いいたします。
記
①日時●●●●
②場所●●●●
③講師◇◇◇◇
④人員●●●●
⑤その他●●●●
資料は会場にて配布予定です。
お問合せは担当●●までご連絡下さい。
●● 電話●●●● メールアドレス●●●●
以上
【例文②】社内勉強会お知らせの案内文メール
●●勉強会のご案内
●●部各位 ●●部の◇◇です。
皆様、お疲れさまです。
さて、この度●●部の有志で●●に関連する勉強会を定期的に開催する事になりました。
この勉強会は●●へ感心がある方であればどなたでも参加出来る内容となっている為、情報収集の為にもご参加頂けますと幸いです。
今回の勉強会はゆくゆく事業化も視野に進めてまいりたいと意気込んでおります故、皆様におかれましてはふるってご参加頂けますと幸いです。
参加希望の方は、●●部◇◇まで返信、またはお電話でご連絡下さいますようお願いいたします。
記
①日時●●●●
②場所●●●●
③講師◇◇◇◇
④人員●●●●
⑤その他●●●●
資料は会場にて配布予定です。
お問合せは担当◇◇までご連絡下さい。
署名
社内勉強会における案内文の文書作成ポイント
社内勉強会における案内文のメールや文書作成ポイントについて解説していきます。社内で参加者を少しでも多く募れるように読み進めて下さい。
【文書作成ポイント①】勉強会の意義を記す
社内勉強会におけるメールや案内文の文書作成を行う際に、重要なのが社内勉強会の内容です。勉強会と一口にいってもどのようなテーマをベースに作成されるかによって変わってくる事から、そのあたりが曖昧だった場合、参加者を確保するのが非常に難しくなります。
上記の例文のように、勉強会のテーマについてしっかりと主文でお知らせする事で、参加者もどういった内容の勉強会になるのかが理解し易いです。一般的に、セミナーの案内状ではあまり内容に触れる事はありませんが、興味がある方だけが参加するような内容の催しになります。
その為、以下のようなお知らせを主文の中に簡単で構わないので取り入れておくと良いです。
- なぜ参加すべきなのか
- 参加の意義はどこにあるのか
- いつ
- どこで
- 誰が
- どのように
- セミナー・・・何らかのテーマを知る上での講義
- 勉強会・・・基本的に何らかの目的があり、参加者がそれを達成する為に開催される
- クレーム発生
- トラブルに繋がる
【文書作成ポイント②】インフォメーションは必ず記書き
社内勉強会におけるメールや案内文を文書作成する上で、大切になってくるのはインフォメーションです。
開催の詳細を上記のようにしっかりと開示する事で、参加者も安心出来ます。
以下のような記書きの形で、箇条書きで見やすく書く事を意識して下さい。
さらに、講師を呼ぶ際は必ずその講師について記載し、余白に余裕があるなら講師のプロフィールを取り入れたり、別紙で配布してみるのも良いです。
インフォメーションを間違えてしまうと、当日大きなトラブルに発展してしまう問題が出てきてしまいます。あくまで、シンプルに文書作成されている事を前提に利用して下さい。
社内勉強会における案内状の文書作成の注意点
社内勉強会における案内状をメールや文書作成する際、注意したい部分をいくつか紹介します。案内状を作って勉強会を社内で行う予定のある方はチェックして下さい。
【文書作成の注意点①】セミナーとは違う事を意識
勉強会はセミナーとは性質が違う事を理解しておくべきです。
あくまで講師が知っている知識を一方的に話すような形であり、勉強会との目的が違ってきます。
参加者同士で情報は知識を用いて議論したり、次に繋げていくような形で意見を交換していきます。
その為、勉強会の案内状を作る上では、勉強会なのかセミナーなのかはっきりと理解した上で文書作成を進めるように心がけて下さい。
【文書作成の注意点②】事前準備を徹底
勉強会は、意識が高い人たちが集まる催しです。その為、曖昧な形で開催してしまうと以下のようなトラブルも発生してしまったりで良い結果が得られない可能性があります。
勉強会に参加される方々は、新しい視点を見つけ出し、何かについて解決しようといった努力をしたい為に参加しています。まず、目的をしっかりと定める事から始めて下さい。終着点が全く分からないままで進めてしまうと、参加しても何だか分からなかったといった事になる為意味がありません。
さらに、学んだ知識はすぐに生かせるようなものでないと意味がありません。その為、講師とも綿密な打ち合わせし、参加者の満足度を高めるように、何度もシミュレーションをして注意して下さい。
「参加したい！」と思わせる勉強会のお知らせ案内文を文書作成しよう
社内勉強会の案内状は、なかなか普段書かない文書かもしれません。だからこそ、参加者が「魅力的だ、参加してみたい！」と思って集まるような文書作成が求められます。もちろん、抜け漏れの無い事前準備も欠かせません。
内容のある勉強会を開催して、参加者が得るものの多い、社内の業務に対する熱意や技術や団結力を高めるきっかけにして下さい。
