PTAや幼稚園や小学校をはじめとする地域で何らかの活動をしている際、バザー開催をお知らせする案内文を作る機会が訪れるかもしれません。普段、バザーの開催自体に関わっていても、その案内文を作成した事がない方も少なくないです。バザーにおける品募集や品提供のお願い案内文の書き方や例文を解説します。
バザーについて
幼稚園や小学校でバザーは良く開催されます。バザーの案内文を作る際、バザーの基本的な目的について改めて考えておいて下さい。バザーは、基本的に何らかの施設や活動の資金調達の為に開催されるものです。品募集や品提供のお願いを呼びかけて、各自が不用品を持ち寄ってそれを販売するといったイベントです。
バザーとフリーマーケットの違い
その内容からフリーマーケットと同義だと考えている方もいるようです。しかし、バザーは個人的な利益追求の為に開催されるものではありません。あくまで何らかの活動にその収益を充てる寄付金を集めるイベントなのです。
バザーの意味をはき違えてしまうと、案内文がおかしい内容になってしまうので注意して下さい。
【例文】バザーのお知らせ案内文
日付 保護者の皆さま 〇〇私立〇〇小学校 校長〇〇 PTA会長〇〇 バザー実行委員会会長 〇〇
バザー品提供のお願い
緑が美しい、心地よい季節になりました。日頃よりPTA活動にご協力を賜り、誠にありがとうございます。
さて、毎年恒例のバザーを○月○日に開催する運びとなりました。つきましては、バザーでの販売商品の提供をお願いいたします。ご家庭etcで使用していない不用品etcがございましたら、ぜひ寄贈頂けますようお願い申し上げます。バザーの収益金は、PTA活動ほか子どもたちの活動etcに役立てられます。
皆様のご協力、心よりお願い申し上げます。
記
募集する提供品について〇〇
募集期間 〇〇
収集方法etc〇〇
以上
基本的な内容を押さえておけば、バランスよくお知らせ案内文を作成出来ます。例文を参考にして案内文を作成してみて下さい。
バザーのお知らせ案内文の書き方ポイント
バザーのお知らせ案内文の書き方のポイントについて解説します。
【書き方ポイント①】見やすく作る
バザーの案内文を作る際、注意すべきポイントが見やすい書き方かという点です。バザーの案内文は、業務で作る事もありますが、主にPTAや幼稚園のボランティアでおこなう方が多く、それを配布する側も一般の方々です。
その為、あまりビジネス文書のような機械的な書き方は避けた方が良いです。
とはいえ、自分の伝えたい事ばかりをつらつらと記載していれば、ただの読みにくい案内文になってしまうので注意が必要です。ポイントとしては、上記の例文のようにシンプルな構成で作成してみるといった部分です。以下のような要点は、しっかりと分けて作成して下さい。
- 日付
- 宛名
- 標題
- 主文
- 記書き
細かなお知らせは記書きで書く事により、相手も一目でその内容が理解出来るのでミスマッチが減ります。また、今回の例文は不用品の品募集を中心に作成した案内文であった事から、それに関して記書きで作成しています。
仮に、バザーの開催日や詳細についての案内文であれば、日付や日時、場所etcを記書きで作るような形で利用して下さい。
【書き方ポイント②】挨拶文も入れる
バザーの案内文は、特に決まった書き方が定められている訳ではありません。その為、自由な書き方で問題ないです。ただし、上記でも解説しているように、あまりにも機械的なものだと相手に違和感を与えてしまいます。最悪の場合、強制的なイメージを抱かれてしまう恐れがあります。
そこでおすすめしたいのが、ちょっとした挨拶を添える書き方です。上記の例文にも、「緑が美しい、心地よい季節になりました。 日頃よりPTA活動にご協力を賜り、誠にありがとうございます。」といった書き出しが作成されています。
「〇〇のみぎり、皆様におかれましてはますますご清栄…」といった時候の挨拶も問題ないですが、カジュアルか格式高いものかは、そのシチュエーションに合わせて作成します。
おすすめの書き方は、季節の挨拶文を取り入れる方法です。軽く季節感が出せるような文面で作成してみて下さい。季節感を取り入れるとバザー開催の風景を想像しやすく、お知らせを受け取った相手も参加したいと思える可能性があります。
【書き方ポイント③】複雑な内容は別紙でOK
バザーの案内文を作る際、どうしても書ききれないほどの文章やお知らせになるケースがあります。特にに不用品を品募集する案内文であれば、その詳細や、何を出してもらうのか記載してもらう欄も作る可能性があります。
その際、A4サイズの一枚の紙に全て作成してしまうと文字数がかなり多くなり、読みにくい案内文になってしまいます。また、こういったバザーの案内文はお年寄りから若い人まで幅広い年代が目を通す事も想定し、出来るだけ見やすく簡潔な内容で作成されているかの確認が重要です。
基本的なインフォメーションは1枚目に記載。細かな部分は2枚目以降にまとめて記載。
バザーでのお知らせ案内文で品募集や品提供のお願いもしてイベントを盛り上げよう！
バザーのお知らせ案内文は、作成し終わったら必ず第三者にチェックしてもらい、書き漏れや記載ミスがない事を確認して下さい。バザーを盛り上げる為に、より多くの品募集や品提供のお願いが出来るお知らせに出来るとなお良いです。
チェックリストやテンプレートも活用しながら、参加者や商品がたくさん集まるバザー開催に寄与出来るような案内文を作成してみて下さい。
