ビジネス文書を作成する上で重要になってくるのは宛名です。ビジネス文書はそこまで難しいものではなく型を覚えてしまえばすぐに作成出来る内容でもあります。ビジネス文書のひとつ宛名の書き方に関して紹介します。御中の使い方や複数人宛てのバランスなどを理解しておけば、書き方に迷わずにサクサク文書作成が出来てビジネスで有利です。
ビジネス文書で宛名は重要
ビジネス文書を作成する上で、重要な事は当然本文になります。一体、どんな内容のドキュメントなのかを練って作成する事が基本になります。
とはいえ、一方で本文がしっかりと記入されていても宛名が間違っていたり、宛名がなかったり、このようなドキュメントが届くとマナーがなっていないと不信感を与えてしまう恐れがあります。ビジネス文書を差し出した先方に理解がある方であればよいですが、中には社会人としての基本的なマナーがなっていない所とは取引したくない。そういった事で、商談が破談してしまうリスクも。
ビジネス文書の宛名に関してしっかりと紹介します。
ビジネス文書で利用する宛名
ビジネス文書で利用される事の多い宛名を3つにまとめているのです。
- 御中
- 様
- 各位
それぞれ見た事があるかもしれない宛名です。とはいえ、これらをどのようなタイミング、どうやって利用するか不明だという方もいるのです。使い方をひとつずつ紹介します。
【宛名①】御中
御中は、ビジネス文書においても非常に利用頻度の高い宛名といえます。御中は、基本的に会社の組織だったり団体、部署に差し出す時に利用されるものです。株式会社●●御中という形です。基本的に、会社単位や部署単位など先方企業の複数に送信するとなったら御中を利用する事があります。
とはいえ、シチュエーションによっては後述する各位で利用される事もございるのですが、まずは御中は企業単位や団体単位の時に利用するという事を覚えておくと便利です。
【宛名②】様
ビジネス文書でも比較的利用される機会が多いのが、様という宛名です。様に関しては、ビジネスではないシチュエーションでも利用される事がある為、何度も使っているという方は多いのではないでしょうか。様は、個人宛にドキュメントを出す時の宛名となっている事から、とくに難しく考える事はないのです。
また、先方の名前が不明な時であっても、担当者様という形で担当の後に様を利用する事が出来ます。不明だから…という担当者のみで宛名を出してしまうとマナー違反と思われてしまう為、その辺りには細心の留意を払うようにしたい所です。
【宛名③】各位
御中や様という用語は、ビジネスのみでないシチュエーションでも比較的利用する可能性がある事から、耳馴染みのある方が比較的多いそうです。とはいえ、各位はなかなか利用する機会が多いとはいえない宛名である事から、使い方に悩んでしまう方がほとんどではないでしょうか。
まず、各位というのは複数の個人、または複数の団体や組織を意味しているのです。前述した御中はひとつの企業や団体に差し出すシチュエーションに利用されている宛名であった事から、そこに各位と利用するのはやや違和感を与えてしまいるのです。
例えば、マスコミ発表などで芸能人が結婚した時、所属事務所が関係者各位という形でFAXやドキュメントを出す事があります。これは、まさしく複数の関係者の団体に送っているものであり、とくに特定の誰という形で出されているものではないのです。
一方、営業部や経理部の複数の人に連絡をするという形で出すシチュエーションも、営業部各位というように宛名を利用します。御中のとの違いとしては、比較的各位は連絡事項があるシチュエーションに利用されているという所です。
ビジネス文書の宛名の留意点
ビジネス文書で宛名を利用する上での留意点に関してまとめていきます。
【宛名の留意点①】個人宛であれば「様」のみでOK
ビジネス文書を出す時、どこの誰に当てたものか…という事を記入する事が重要です。
例えば、とある企業の経理部の佐藤さんという方にビジネス文書を作成し、送信しなければならないとします。この時、佐藤様という宛名でも問題はないのですが、ある程度の大企業だったり大勢が所属しているなら、どこの佐藤様なのかわからず届かない事があります。
その為、大切な事はその方の属している企業であったり、部署をしっかりとその中に記入するという事です。とはいえ、そうなると疑問になるのが株式会社●●経理部御中という形で宛名を記入するのか、という所です。
とはいえ、これは間違いであり、佐藤への様づけのみで問題ないのです。「株式会社●● 経理部 佐藤」までがひとつの括りなので、このビジネス文書は個人宛のものとなるという具合です。
【宛名の留意点②】業態にあった宛名を利用
御社という形で宛名を利用する事がある方は、基本的に差し出す先方が団体であれば御社という形で作っているというシチュエーションが多いです。たしかに差し出し先が企業であれば、御社という形で利用するのは問題ないのです。
とはいえ、出来る限り先方の業態にマッチした宛名を利用した方が社会人マナーがなっている、という印象を与える事が出来ます。
例えば、店舗に何か差し出す時、それを運営する企業名を宛名にするのも間違ってはいませんが、出来れば貴店という方がしっくりきます。銀行などであれば貴行が合いるのですし、企業の業態によっては御社より貴社の方が合うシチュエーションもあります。
御中や様や各位の使い方をマスターしてビジネス文書の宛名で失礼のないようにしよう！
ビジネス文書で大切な事は、宛名を間違わない事です。宛名の書き方を把握して御中や様や各位を使いこなせればバランスの良いビジネス文書が作れます。先方が複数人でも個人でも団体でも瞬時に対応出来るようにしておけば宛名でドキュメント作成に躓く事もないので安心です。
