会議のアジェンダの書き方を例文を交えて解説！会議の目的や会議資料も考慮した作り方を心がけて

ビジネスの中で、「アジェンダ」の作成を任される事があるかもしれません。日頃から作成している方であれば対応出来るかもしれません。アジェンダの意味や書き方や例文を解説します。会議資料や会議の目的も俯瞰した作り方が出来れば誰が見ても分かりやすいアジェンダが完成します。

アジェンダについて

アジェンダを作成する上で重要な事は、書き方以前に「アジェンダとは何か」といった事を理解している事です。意味を理解せずに作成すると、その場しのぎでどうにかなるかもしれませんが、いつか大きなミスに繋がってしまう可能性もあります。

アジェンダとは？

日本語で予定表を意味するビジネス用語です。しかし、遠くの漠然とした予定といったものではなく、会議などで示す行動計画やスケジュール帳などを指しており、会議の予定表を意味すると認識しておくとよいです。

アジェンダに似ている書類は？

アジェンダを理解していない方は、ほかの似ている書類と混合して覚えてしまっている可能性があります。会議で必要とされる書類である事から、アジェンダ自体を理解していないと混合して覚えてしまうのは仕方がないです。

まず、アジェンダに似ている書類としては、議案や議題、さらに議事録などがあります。少し複雑ですが、アジェンダは、上記でお伝えしているように計画や予定表、協議内容などになります。その為、全体的な漠然とした方向性や進行表といった形で利用されるもので、アジェンダが会議の全てを決定付けるといった意味は持っていません。

一方、議案はその会議の不変のテーマであり変更は出来ません。そして、議題もその会議における話し合いをするテーマを意味している為、議題にない話をするのはNGとなります。

そして議事録は、会議で話合われた内容をまとめた報告書のひとつであり、アジェンダとは決定的に内容が違っているので注意が必要です。

アジェンダの作り方

アジェンダの作り方について、注意したいポイントをいくつかまとめました。必要になる要素なので、必ず認識しておくようにして下さい。

アジェンダの書き方の基本

基本的に会議全体の事をしっかりと書き記す為に作成される書類です。範囲が広く漠然としている為、どこをどう押さえた上で作成すればよいか悩んでしまう方が多いかもしれません。書き方における基本的なポイントがこちらです。

• 日時
• 場所
• 参加者
• 時間配分
• 配布資料

これらをしっかりと項目の中に取り込んでいれば、大きくアジェンダの書き方を外す事はないです。

とくに注意したいのが、アジェンダの資料を全員に配布出来ているかといった部分です。配布漏れがあった場合、当日の進行にトラブルが発生する事が想定出来る為、注意が必要になります。資料の送付漏れがない事を確認する為にも、リマインドを送るなど徹底した管理が求められます。

アジェンダの例文

アジェンダは、各社によって内容が変わってきます。その為、一概に正解のアジェンダを作るのは難しいですが、一例を紹介します。書き方で困っている方はこちらをベースにしてみて下さい。

あくまでアジェンダは、どこで誰が何を、どんな議題と目標で話し合うかの漠然とした予定表となります。細かく設定する事も可能ですが、あくまでシンプルに仕上げた方が参加者も気軽に発言する事が出来るメリットがあります。

会議全体を認識

広い視野を持った作り方が求められます。上記の例文でもわかるように多くの人をまとめ、さらに全体の進行などを取りまとめている書類です。つまり、会議の全体像を理解している事が大切です。

参加している側だと簡単そうに見えますが、いざ自分で作成するとなると目の前の事しか見れなくなり、支離滅裂になりがちです。どうすれば客観的な目線で作れるのでしょうか。

客観的に全体を見るコツ

アジェンダを作成する際、その会議が開催されているところを想像して下さい。会議自体を活性化するとかさまざまなポイントが用意されていますが、そればかりに目線を向け過ぎるのもよくありません。

まず、自社で開催されている普段の会議を客観的に見た上で、企画者の目線で作成される事が大切です。

• どういった議題であれば活発な意見が出てくるのか
• どういった流れであれば全体が引き締まった雰囲気で会議が進められるのか

アジェンダは会議の目的を認識した上での作り方を心がけると有意義な会議資料になる！

アジェンダは客観的な作り方が重要です。テンプレートなどを利用し、ご自身のシチュエーションに合わせた書き方を心がけて下さい。会議の目的を認識した上で的確な書き方を意識すれば意味のある会議資料が出来上がります。一目置かれるビジネスパーソンを目指して下さい。