色々なシチュエーションで契約書を作成する機会が出てくるかもしれません。契約書は基本的には合意書とも呼ばれる事があります。その中でも支払合意書を作成する機会が訪れる方もいらっしゃるでしょう。どのような時に使われる資料なのか、書き方における注意点、テンプレートについて考えます。是非、参考にしてみて下さい。
支払合意書とは？
支払合意書とは、その名の通り支払いにおける合意書です。
そもそも合意書とは何か取引やトラブルがあった時に２者の間で、双方が納得する内容を書いた書面です。提出する側、そして支払いをする側がしっかりと文書の内容を理解した上で、意見の一致を意味するものであり法的効力がある文書となります。ただ、契約書よりも法的効力が強い文書ではありませんので、注意しなければなりません。
支払合意書を作成する際はどちらかが一方的に理解している状態ではなく、必ず双方に意見の一致があった事実を示す内容となっている事が重要です。言葉通り「合意書」なので意見の一致がない状態で作成してはならないのです。
支払合意書に印紙は必要？
基本的に合意書に分類される資料には印紙は必要です。契約書と同じように、印紙を貼らなければならないケースがあります。
印紙が必要な資料
印紙を貼る必要のある資料は主に以下の通りです。
- 仮契約書
- 覚書
- 合意書
課税対象かどうかが、印紙の要否の鍵！
印紙を貼るか貼らないかは、課税対象になるかならないかで判断します。例えばお店のドアを壊してしまった時、お店の責任者と個人でドア代の支払合意書etcが作成されます。これは、課税文書ではないので印紙は必要ありません。このように印紙が必要ではないケースがありますので、気を付けましょう。
支払合意書と印紙の関係性
また、支払合意書と印紙の関係についても見て行きましょう。
支払合意書を作成する時、印紙を用意するのか否かが必要になるか問題になる事があります。支払合意書は、契約書etcと同様に印紙が必要となる事が多くあります。しかし、印紙を貼るか否かは、その資料自体が課税文書なのか非課税の文書なのかによって大きく変わってくるので注意が必要です。
印紙が必要になる支払合意書(課税文書)は、主に以下のケースです。
- 不動産売買
- 金銭消費貸借
一方、印紙が不要な支払合意書(非課税文書)は、主に以下のケースです。
- 不課税文書
- 事務処理の委任契約書
支払合意書の時はかなり幅広い範囲における合意書である事が多くあります。その為、印紙を貼るか否かは弁護士etcの専門家に判断を仰いだ方が安心かつ確実です。
合意書や契約書について
支払合意書を作成する前に、まず契約書と合意書の違いを理解しておく必要性があります。
契約書とは
まず、契約書は会社同士、さらには個人間で何らかの決まりに同意した事で契約を結ぶ資料となります。
以下のようなやり取りで取り交わされるのが一般的です。
- 業務委託
- 自宅を借りる
- 貸金業
契約書の時、互いに不利益にならならないような事、社内規定etc様々な項目を作成する必要があります。
合意書とは
合意書は、契約書と異なりやや性質が違ってくるので注意が必要になります。合意書に関しては、取引etcの内容etcではなく、何らかの要因にお互いが納得した事を証明する文書となります。仮に、契約書における後の合意書etcが作成される時、契約が変わった後にその変更について納得するのかを双方で協議する際に作られるシチュエーションが少なくありません。
支払合意書の時、提出する側がこの金額で支払いを求めている事を文書で送り、それに署名や捺印をして返信した時、双方にその支払い内容に納得した事になるのです。
契約書の方が合意書より拘束力は強い！
契約書の方が拘束力が強く、合意書はお互いがその事について納得しているイメージです。合意書ももちろん法的効力はありますが、契約書ほど強くありません。契約書を交わしている取引先と契約外のトラブルに陥った時etcに、落とし所として合意書を作成するニュアンスです。
支払合意書の法的効力
支払合意書について、それが有効になった後に法的効力はあるのかを気にかける方がいらっしゃるかもしれません。支払合意書は支払契約書ほどに規則が厳しくなく、法的効力は弱いと考えられています。
しかし、支払合意書は法的効力が完全に無い訳ではなく、それなりに存在するのでそれを踏まえて作成する事が大切になってきます。もちろん、ケースによっては契約書と同様に支払合意書も効力を発揮する事がありますので、その点も踏まえて理解しておく必要があります。
そんな支払合意書ですが、何らかのトラブルが起きた後に効力を使いたい事もあるでしょう。そのような時、重要になるのは資料を残しておく事です。
支払合意について、口約束や簡単な文書であっても効力はゼロではないでしょう。しかし、第三者が何らかの判断を下す事になった時、支払合意書の資料を作成して残しておく事が重要です。録音etcでも効力はあるのですが、書面が残っていた方が良いと考えられるでしょう。金銭に関わる重要事項なので忘れずに作成しましょう。後々のトラブル防止に繋がります。
支払合意書の書式
様々な効力や相手が承認する為に細かな部分まで記載しなければいけません。そのような時、正しい項目を作って内容を記入するのが重要になっていきます。
しかし、どのような項目を付け加えれば良いのか書式が分からない方も少なくないでしょう。ここからは、書式や項目について考えていきます。
支払合意書の項目
必要な項目をチェックしましょう。
タイトル
まず、大きくタイトルとして支払合意書と表題を記載しましょう。仮に、支払合意であっても求償支払合意書etcであれば、その名目を記載して下さい。
作成日や提出日
日付を記載出来る項目を作成しましょう。いつ作成したのか、提出したのかの日付を作成する必要があります。
氏名
氏名を記載する項目を作成して下さい。別人の名前を作成するetcした時は問題になってしまうので注意が必要です。必ず氏名は間違いのないような内容で作成する事が重要になってくるでしょう。
合意内容
合意の内容を明確に記載する点が非常に重要です。
内容にもよりますが、文頭には「○○と○○は、次nと通り契約を締結した。」etc、締結をした事をさし示す文言からはじめて下さい。第1条、第2条、そして令和○年○月からといった書式で分割etcの条件に沿って作成するようにして下さい。
また、支払合意書は工事etcでも作成するかもしれません。書き方は企業によっても大きく変わってくる事がある為、そちらを確認する事がポイントになってくるでしょう。
参考資料
さらに、参考資料etcが存在する時は契約書やその内容についても細かく記載する事が必要となります。
支払合意書の書式は状況によって変わる！
このように書式や項目として例を挙げていますが、これが絶対に正解ではないです。双方の事情や相手が違えば必要な書式や項目も変わってきます。支払合意書の意味合いが違う時もあります。支払合意書を作成する際には、共通の記載しなければいけない項目はありますが、ケースバイケースで書式が変わってくるのです。要注意ポイントです。
どうしても分からなくて弁護士etcに作成を依頼する際でも支払合意書の項目について複数のサイトを参考にして、理解を深めていれば弁護士と話の行き違いになったりせずに、スムーズに作成してもらえるようになるので、自分で理解する事は重要です。
支払合意書のテンプレート
支払合意書を作成する時、なかなか作成する機会が無い方はどのように作れば良いか知らない可能性が高いです。特に、支払合意書は法的効力がある事から間違った事を記載してしまったら大問題になります。そのような時、活用しやすいのがテンプレートです。インターネット上には、テンプレートが数多く存在しています。それらの情報を調べて活用する事で作成がスムーズになるでしょう。
テンプレートの中にはワード書式やエクセル書式がある為、自社に合わせてアレンジする事が可能となっています。
テンプレートを利用する時も複数のサイトから無料でダウンロード出来るテンプレートをダウンロードして見比べてみましょう。見比べる事で、テンプレートに記載している項目や文書で共通する部分や異なる部分があるでしょう。よく理解出来ない項目が記載されていた時は、さらにそれについて掘り下げて調べましょう。そうする事で知識が豊富になりますし、全てが理解出来れば弁護士に作成を頼まなくてもテンプレートを利用して簡単に作成する事が出来ます。
書き方が分からない方は、インターネットで検索して支払合意書の書式を探ってみる方法も効果的です。当サイトだけに限らず多くのサイトから情報収集する事をおすすめします。
参考にするサイトが１つだけでは、書き方について１つの例しか学べずに偏った理解になってしまいます。複数のサイトを俯瞰してチェックする事によって、書式に対する不明点が明瞭になるでしょう。それに、ご自身が作成したい書式に近しい例が見つかる可能性も高まります。幅広く色々なサイトを閲覧する事によって書式が分かり、重要事項がどこなのかも見えてきます。また、情報の収集における取捨選択が出来るので、完成度の高い支払合意書を作れます。
支払合意書は間違ってはいけない
法的効力も強い文書となります。その為、適当な書式で記載するのではなく、相手との同意も取れるような細かな部分に考慮して作成する事が重要です。慎重さが欠かせません。
初めて自分で作成したら、誤字脱字をチェックするのも含めて弁護士や専門家に意見を求めた方が良いです。支払合意書を作成するにあたって様々な状況を予測しながら当事者のお互いが納得出来るような文書を作成する必要がある為、自分の言い分だけで作成しても相手の了承が得られない時はサインを貰えないでしょう。自分にとっても不利益がなく、かつ、相手が内容を認めてサインしてくれる内容を予測して作成する事が理想ですので、初めて自分で作成する時は、弁護士や専門家に相談するようにしましょう。
ただ、弁護士と一言で言っても得意不得意のジャンルがあります。ビジネスに疎い弁護士の方もいらっしゃいますので、ご自身の業界やご自身が支払合意書を作成しなければならない事案に対して強い弁護士に頼りましょう。
