会社や企業に属していると様々な書類を作成する機会があります。業務上、普段なかなか作成しない文書もあるので、急な作成の指示に困惑してしまう文書もあるでしょう。その中のひとつに休職通知書があります。休職通知書とはどのような文書で、どのような点に注意すべきか、書き方やテンプレートについて、また休職通知書を受け取る側についてなどを解説していきます。
休職通知書とは？
休職通知書とは、休職に相当する社員に休職を通知する書類です。基本的に、休職をしようとしている本人に対して以下の情報を伝える文書である点が求められます。
- 休職時における就業規則
- 休職期間
- 復職時の条件や待遇
どのようにして休職通知書を作成して良いか分からない方は、インターネットで調べてみるのも良いでしょう。当サイトに限らず、他のサイトも見た上で休職通知書について理解を深める事が重要です。
休職せざるを得ない社員に向けた文面で！厳しく一方的な書き方はＮＧ！
休職通知書は、何らかの理由があって休職をしなければならない社員に向けて発行する文書です。心理的な理由で休職を余儀なく選択せざるを得ない場合もある為、厳しく一方的な内容で提出すると会社の印象も悪くなりますし、社員が復職しづらくなる等のトラブルに繋がります。あくまで、就業規則に則った内容で休職通知書を作成して提出するように心掛けるのがポイントです。
休職通知書の作成義務は企業や会社によるので就業規則の確認を！
必ずしも休職通知書を作成しなければならないという訳ではありません。休職通知書の作成義務はないという場合もあります。これは就業規則によりますので、各企業の就業規則を見直してみましょう。
休職制度について確認しておこう！
休職通知書を作成する前に、企業における休職制度について理解しておく必要があります。休職制度に則った内容で休職通知書を慎重に作成しましょう。
- 休職期間
- 復職までの期間の目安
休職制度に則った内容の休職通知書を作成しよう！
休職通知書を提出するのは雇用側であり、休職通知書に記載する内容は必ず就業規則に則ったものでなければなりません。自由に例外的な内容を記載すると、会社と社員間に不公平や不利な関係性が生まれてしまい後々トラブルに発展します。基本的には、休職制度とは解雇通知などとは違って雇用関係を継続しつつ一定期間において労働を免除するという制度です。
休職通知書は解雇通知書のような厳しい文書ではない！雇用関係は続く！
その為、休職通知書は解雇通知書のような「もう二度と会社に来なくて良い」というような厳しい内容ではなく、雇用関係は続いているからこそ、どのような制度によって休職が認められるかを記載するものと考えておくべきです。
テンプレートを見て休職通知書への理解を深めよう！
休職制度がどのようなものかを理解していない場合は、さらに理解を深める為にインターネットなどで調べて学びましょう。おのずと休職通知書はどのような内容にすれば良いかが分かるようになるでしょう。休職期間は従業員の状態によってそれぞれですので、ワンパターンでは事はありません。休職通知書や休職制度の概要を理解する事が最重要事項です。例外は多々ある為、パターンで覚えてしまうと応用がききませんので注意しましょう。
休職期間を明確に！
休職通知書に記載する必須項目といえば、休職期間です。休職通知書には、その社員がいつまで休職を利用出来るのかを記載しますが、休職期間を曖昧に記載してしまうとトラブルの元となってしまうので注意しましょう。
例えば、就業規則に休職期間の制度が記載されている場合、条件なども具体的に記載されているでしょう。勤続が長い方であれば休職期間は長めに設定されているなど、このような部分を間違いのないように記載しなければなりません。例えば、会社側は雇用保険や社会保険など、そのような部分も負担しているので影響が出てきますし考慮する必要があるポイントです。
休職期間を誤るとトラブルの元！
休職通知書を作成する人間が適当なやり方で休職通知書を作成してしまう事で、以下のようなトラブルに繋がります。
- 会社が大きな損害を受ける
- 休職者が本来は可能であった休職期間より早く復職しなければいけなくなる
その為、休職通知書を作成する際は、自社の就業規則に記載されている休職期間を必ず1日も間違えないように設定するようにしましょう。
有給消化などで社員との調整を！
休職をする従業員の有給も使うなどの工夫をすると良いでしょう。有給取得期間を休職期間に含めるかどうかは、従業員と話し合いましょう。トラブルを避ける為に話し合いは欠かせません。
各種規則を把握しておこう！
休職通知書を作成する際、前述したような内容だけでなく、数多くの制度について理解を深めておく必要があります。
社会保険や休職期間中の給与
例えば、休職をしている最中は社会保険などは会社側は支払うものの、給与自体はゼロという事もあります。就業規則にそのような事が記載されていれば仕方がない事であり、休職者が賃金の支払いを求める事が困難になります。しかし、場合によっては基本給の7割は支給するというような場合もあり、トラブルが特に起きやすいポイントなので注意しましょう。
傷病手当金
また、会社側の就業規則によって無給であっても健康保険から傷病手当金が出る事がありますが、それをあえて受給しているという場合もあります。はっきりと制度を理解して休職通知書を作成しない場合、その受給者とのトラブルが起きてしまう可能性が少なくありません。このようなトラブルを回避する為にも、休職通知書を作成する側は明確に就業規則を理解し、対応していくという事が求められます。
従業員の身体の状態にもよりますが、様々な制度を把握する事は重要です。従業員とトラブルにならないようによく調べておく事が大切です。
休職通知書の記載事項
ここからは、休職通知書の記載事項を確認していきます。
休職通知書の決まったテンプレートは存在しない
休職通知書は法律で定められているテンプレートはありません。基本的には必要事項が記載されていれば問題ありません。ただし、重要項目を省く事でトラブルに繋がりやすいです。基本的な項目を漏れなく組み込むように徹底しましょう。
差出人
まず、休職通知書の基礎的な部分ですが、左上部分に差出人の名前を記載出来る項目を作ります。「○○部署○○課○○殿」といった形です。人事部や同部署の部長などの上司がそれにあたるでしょう。
日付や会社名や代表者氏名
そして、右上には日付を記載出来る欄を作ります。これは、休職通知書を相手に渡す日で良いでしょう。その下部分に、株式会社○○とか代表取締役社長○○など、会社名とその代表者氏名を記載して下さい。
タイトル
文書として休職通知書という文字を大きく記載しましょう。これがどのような文書なのか、相手が理解出来るような内容である事が求められます。
休職期間をシンプルや明確に
文頭の書き方は「貴殿は令和○年○月○日～令和○年○月○日までの１ヶ月間…」という形が理想的です。難しいな言い回しをせずに、シンプルに分かりやすく始めた方が良いでしょう。前述しているように、休職通知書に記載する休職期間は就業規則に則ったものして下さい。その期間は、休職者の勤続年数などによっても変わってくるはずですので、しっかりと社労士などと相談して理解を深めていく必要があるでしょう。
就業規則に触れる
「就業規則第○条第○項に定める休職事由に該当」など、就業規則に当てはまっているなどのコメントを入れておくと受け取った側も安心する事が出来るのでおすすめです。そして、細かな内容に入る前に「下記のとおり、休職となる旨通知致します。」などと記載すると良いでしょう。
また、休職者が休職中に何らかの不利益を会社側に与えたとしても、休職通知書に記載していないと訴えられたらトラブルになるのは目に見えています。そして、「復職時の申出」と「休職期間満了日に復職出来ない場合の取扱い」なども、会社の就業規則に則って記載するように心掛けましょう。
休職期間の遵守事項
そして、「休職期間中の遵守事項」です。休職期間中にその休職者に対する過ごし方を会社規定で伝えている項目であり、この部分をハッキリさせておくのもトラブル防止に繋がるので重要視すべきです。
例えば、治療に専念する事、また、第三者に会社の情報を漏洩する、この期間に転職活動を行なうなど、そのような部分をしっかりと記載しておく必要があります。
また、定期的に連絡を取る事なども盛り込んだ方が良いでしょう。病状の把握なども必要です。会社にとって人材は宝です。長年勤めてくれた従業員であればなおさらでしょう。本当に働ける状態に戻ってきているのかなど、復職の意思も含めて定期的に連絡とる条件も記載しましょう。
もっと詳しく記載事項を理解したい方はテンプレートを参照しましょう！
休職通知書はどのような項目で成り立っているか分からない方も多いでしょう。そのような時は、インターネットで調べるという事が大事です。自分の取得した情報が見えてきます。当サイトだけではなく、他のサイトも見てみましょう。休職通知書に記載する項目について理解が深まります。複数見る事で、どのような項目を休職通知書に記載するのが良いか分かるようになります。そうする事で、見やすい休職通知書のレイアウトを作成する事が出来ます。
休職通知書の例文についても１つのパターンで決まりという事はないので、色々と他のサイトを見てみましょう。今回作成しなければならない休職通知書の例文はどのような事を記載すれば良いか見えてきます。
休職通知書のテンプレート
休職通知書を作成する際、前述したように様々な規定を守りながら行なう事が求められます。その為、休職通知書を作成する場合は間違いなく、さらに適切なタイミングで提出する事になるでしょう。しかし、急にその行為が難しかったり、どうしてもテンプレートが無くて作成が難しいという事もあるかもしれません。
そんな時、おすすめなのが休職通知書のテンプレートです。休職通知書のテンプレートは、インターネット上に多く存在しており、それをベースに自社の規定に合わせて作成する事が出来ます。休職通知書のテンプレートは、ワードやエクセルなどがベースになっている事もあり、安心して気軽に作る事が出来ます。
もし、休職通知書を作成するのに不安がある方は、休職通知書のテンプレートを活用しながら作成する事をおすすめします。インターネット上にある無料の休職通知書のテンプレートを使って休職通知書を作成する場合は、複数のサイトから休職通知書のテンプレートをダウンロードする事をオススメします。１つのテンプレートを利用するだけでは、比較対象もないので、しっかりとした休職通知書が作成出来る確率は低いです。複数の休職通知書のテンプレートを見比べる事で、共通する項目や付け加えた方が良い部分が見えてきます。
その上で、エクセルやワードで作成された休職通知書のテンプレートを使い、今回必要な独自の休職通知書のひな形を作成出来ます。色々な休職通知書の良いとこどりが出来るのが、テンプレートを利用するメリットになります。また、なんでこの項目が必要なのかを考えながら見て行く事で、休職通知書の作成の理解が深まりますので、非常に良いです。これを機に会社の就業規則を見直したり、する事が出来るでしょう。
休職通知書は就業規則に注意！
休職通知書を作成する際、注意点としては就業規則に則った内容になっているかです。基本的な項目は難しくないので、必ず規則に則した内容で作成出来るようにしておきましょう。就業規則で、「入社5年未満の者の休職期間は2か月」と決めている場合は、休職通知書の期間は2ヶ月になります。この期間中に復職の意思表示がされず休職期間が満了になった場合は、退職という形になります。
例えば病状が回復し、医師の診断書も大丈夫となっていても会社は復職を認めなくても良いのです。これは、医師が会社の業務がどのようなものか理解していないですし、診断書がＯＫだから復職を認めるといった事は避けた方が良いでしょう。必ず本人と面談して復職してもしっかりと働けるのかを見極めて話し合う事が必要です。人間的な情は必ず出てきてしまいますので、就業規則は見直してしっかと定める事が必要です。
