自ら企業を経営していたり、企業の人事担当であったり、色々なケースで解雇通知書を作成する機会が訪れるかもしれません。何らかの理由で解雇通知書を早急に作成しなければならなくなった場合、作成方法で悩んでしまう可能性もあります。解雇通知書とは、解雇通知書の作成方法・テンプレートなどについて解説します。解雇通知書の作成予定がある方は確認しましょう。
解雇通知書とは？
解雇通知書とは、その名の通り該当する社員などを雇用している側が解雇を通達する為に提出する文書になります。
解雇通知書は、労働基準法第20条によって例外的な場合を除いて30日前に予告し、それを踏まえた上で作成する事が義務付けられています。解雇通知書は、基本的には解雇をするという事を予告する解雇予告通知書としても使用されていますが、どちらも基本的には同様のレベルの効力を持っている事は間違いないでしょう。
解雇通知書は解雇を予告する意味合いを持っているので、解雇予告通知書と同様に条件を守る事が出来れば提出する事が出来ます。
正しい解雇通知の方法
解雇通知書を作成する前に、解雇が正しい手順で通知されているかを確認する必要性が出てきます。
解雇権は濫用するとかえって不利になる！
仮に、解雇通知書を法律に則った形で提出しない場合、相手から逆に違法行為と見なされてしまう為、通知した側が厳しい立場に立たされてしまう事も少なくありません。
基本的に、会社であれば解雇権というものを有しています。しかし、「解雇権濫用法理」というものが存在しており、解雇理由が社会通念上相当でない限りはその解雇通知は不当と見なされる事もあるのです。その為、解雇通知書を作成する場合は正しい手順を踏んでから行なうという最低限守られている点を確認しておきましょう。
就業規則は明確に定めよう！
また、就業規則などもしっかり作成しておかなければ、正当な理由での解雇は難しいです。あらかじめ就業規則はしっかり明確に作成しておきましょう。中小企業にありがちですが、会社を設立して就業規則を作成しないまま会社経営をしてしまう企業も残念ながら存在しています。
例えば、なんとなく朝９時から出社で１８時退社で給料はいくらで、とざっくりとしたルールは作っているものの、明確な就業規則を作成していないという会社です。このような会社は、すぐに就業規則を作成しましょう。従業員には就業規則を渡さなければいけないという会社の義務があります。従業員が重大なミスを犯しても詳細な就業規則を作成していなければ、従業員を解雇する事も難しくなる場合があるので気を付けましょう。
解雇通知書を作成する理由
仮に、解雇を当該社員に言い渡す事になった場合、なぜ解雇通知書を提出しなければいけないかを伝える必要があります。解雇通知は口頭でも問題がないように感じてしまいます。果たして、解雇通知書を作成する義務・理由はがあるのでしょうか。
労働基準法で作成義務が定められている！
口頭の場合は解雇理由・日付・解雇後の対応などを説明するのに不十分と考えられます。書面にて明確化しないと、相手も解雇理由が分かりません。仮に、口頭で伝えても労働基準法22条では「書面による方法によって」労働者に交付する義務が定められている為、解雇通知書を作成せざるを得ません。
解雇通知書の渡し方は手渡し・郵送で確実に！
ちなみに、メールでも解雇通知書は効力を持ちます。しかし、相手がメールを開封し忘れる等、様々な理由から届いていない・気がつかなかったなどというケースに陥れば会社にとって厳しい状況下に置かれます。出来れば、手渡し・郵送といった形で文書に仕上げてから解雇通知書を渡した方が安全で確実です。
解雇通知書の作成方法
解雇通知書の作成方法をチェックしましょう。出来れば会社的には頻繁に解雇通知書を作成したくないものです。会社都合による整理解雇などは頻繁に生じる事象ではないので作成の機会は少ないでしょう。その為、いざ解雇通知書を作成するとなった場合に作成方法に悩んでしまう方が多いのではないでしょうか。
解雇通知書の作成方法は、基本的な項目を押さえる点がポイントです。その為、ある一定のテンプレートに目を通すと安心して解雇通知書を作成出来ます。解雇通知書の作成方法などはインターネット上で調べる事で自分の欲しい情報が手に入る場合があります。
皆さんもインターネットで調べてこのサイトにたどり着いた事かと思います。当サイトも含めて、他のサイトも見てみる事で解雇通知書の書き方が良く理解出来るようになります。複数サイトを良く見て自社に解雇通知書のテンプレートのようなものが無い場合は、今回を機に会社で解雇通知書のテンプレートを作成しておくと今後の人事業務が円滑に進むでしょう。
ここからは、解雇通知書の作成方法・項目について説明するのでチェックしてみて下さい。
解雇通知書の項目は？
解雇通知書を作成する場合の項目を確認していきます。
解雇する従業員の氏名
まずは、解雇する従業員の氏名の項目を作成しましょう。誰が解雇になるのか明確にする為にも、しっかりと漢字などを間違えずに作成するようにして下さい。
解雇する側の社名・代表者の名前
次に、解雇する側の社名・代表者の名前も記載します。社名の代表取締役名、さらに社印もしっかりと捺印しておく事が重要でしょう。
作成日
そして、次に重要になってくるのが解雇予告通知書の作成日になります。これは、解雇通知作成日ですが、今作成している時間ではなく相手に手渡す時・郵送する時の日付である事が大切です。その日に手渡しますとか発送しましたといった流れで作成する事が肝心です。
解雇日
そして、解雇する日です。ここがもっともトラブルになりやすいポイントですが、解雇通知書では解雇日をすぐに見て分かるようにしておくくらい目立たせるような書き方でも問題ないでしょう。
通知書の提出期限を厳守！
また、前述しているように解雇通知書を出す場合、その従業員を解雇する一ヶ月前である事が義務づけられています。その為、解雇日の半月前などでは違法になってしまい、逆に解雇する側にデメリットが出てきてしまいます。解雇する日付については、特にデリケートに作成する事をおすすめします。
解雇通知書の重要な項目
ここまで記載してきた解雇通知書の項目は必至ですが、さらに重要な項目があるので確認しておきましょう。
解雇の意思表示
まず、解雇をするという意識表示の文章です。解雇通知書の場合、普段の勤務態度を正したら解雇は無しにするとか、売上が倍増したらこの解雇通知書に記載されている事は無効とするなど、そのような事は記載してはなりません。解雇通知書は、あくまで解雇通知を行なう為のものであり、譲歩を約束しているような文書ではありません。そのような意味からも「○○社は、○○を解雇する」という事をしっかりとわかるように強く伝えましょう。
解雇理由
そして、次に特段重要になってくるのが、「解雇理由」です。解雇理由は、内容によっては認められなかったり、トラブルになりやすい部分ですので丁寧に記載します。
以下のような、会社側がその従業員を解雇するに相応しい理由を記載して下さい。
- 横領による損害の大きさ
- 故意に会社の機密情報を漏らす
- 勤怠状況があまりにもずさん
適当・不明瞭な理由の場合、解雇理由には当たらないとみなされて、会社側がトラブルに見舞われる事もありますので注意しましょう。
解雇予告通知書がいらない場合もある
解雇予告通知書を作成するにあたって、何がなんでも作成しなければいけないという訳ではありません。法律上、解雇予告通知書を作成しなくてもよい場合があるのでチェックしましょう。
まず、労働基準法第20条1項により、解雇予告手当が30日分の賃金として支払われて解雇する場合は不要とされています。
また、下記の様な様々な理由から解雇予告通知書などが不要な場合もあります。
- 横領
- 盗難
- 会社内で暴力をふるって著しく損害を与えた
- 経歴詐称
- 2週間以上の無断欠勤
解雇通知書の要・不要は、法律家などに相談して自己判断で定めないように慎重に動く事が大切です。実際に無断欠勤で解雇したのちに裁判で不当解雇で支払いを命じられた会社もありますので、どのようなケースであれば解雇通知書を出して解雇しても良いのかは、相談する必要があります。気を付けて下さい。
解雇通知書のテンプレート
解雇通知書を作成するには色々な項目や、法律の元で判断すべき事が数多く存在しています。基本的に、会社内に解雇通知書のテンプレートあればそれを利用すれば良いですが、そのようなものがなく自分で１から作成しなければいけないというケースもあるでしょう。そのような場合、ミスをしてしまったり、作業が間に合わなかったり様々なトラブルが生じかねません。
おすすめは、解雇通知書のテンプレートの利用です。インターネット上には、解雇通知書のテンプレートが数多く存在しており、エクセルテンプレートやドキュメントテンプレートがあるのでアレンジも可能です。自社が必要としている内容のテンプレートを探し出し、アレンジしながら解雇通知書を作成する事で、安心して解雇通知書を提出出来ます。
複数の解雇通知書のテンプレートを扱っているサイトを見る事をおすすめします。複数のサイトの解雇通知書のテンプレートを見て、１つ１つの解雇通知書の項目がどのような意味を持つのかを知る事が重要です。このような事をしっかりと踏まえて、解雇通知書の作成に悩んでいる方は解雇通知書のテンプレートを利用した上で作成する事を検討してみてはいかがでしょうか。
ただし、注意点があります。何も考えずに解雇通知書のテンプレートを使って解雇通知書を作成するのは避けて下さい。必ず解雇理由が解雇通知書を出す事に相当している場合にのみ、解雇通知書をテンプレートを利用して作成するようにしましょう。相手が解雇に納得出来ないような場合には、逆に不当解雇として裁判で訴えられる可能性があります。よく解雇理由を吟味して、作成するようにしましょう。法律の専門家に相談するのが一番確実かつ安心出来る手段です。
【まとめ】解雇通知書は徹底して慎重に作成しましょう！
解雇通知書を作成する場合、裁判などのトラブルにならないように細かなポイントまで明確に記載しておく必要があります。相手が不当な解雇であると裁判で訴える事も可能性としてはゼロではありません。それに備えておく準備も必要になってくるでしょう。解雇通知書の作成に当たり、解雇理由にあたる部分の聞き取りが重要になってきます。解雇する従業員の直属の上司や同僚の意見を冷静に聞き取りを行い、解雇理由に相当するか公正な判断が大事です。
判断を誤ると、最悪の場合は裁判までに発展する可能性もあります。解雇通知書は、出来れば専門家などの意見を聞きながら作成しましょう。解雇通知書におけるトラブルを無くす重要な肝となります。
