企業での会議に出席する際、議事録を書く作業を頼まれる事があるかもしれません。もちろん、その際には自分も発言する機会があるかもしれませんが、基本的に求められている仕事は会議内容をまとめる報告書の書く事です。しかし、普段なかなか報告書を書き慣れていない場合、書き込む事項にミスが増えたり問題が発生しやすくなります。打ち合わせ報告書の書き方・コツ・テンプレートetcについて解説します。
打ち合わせ報告書とは
打ち合わせ報告書とは、その名の通り会議をした際にその詳細を上司・関係者に見せる為の資料です。あるプロジェクトだったり、仕事をチームでやっている場合に情報を共有する為に打ち合わせ報告書は作ります。
話した事項だけを淡々と書き連ねずに、しっかり要点をまとめて作って誰が見ても書き込む事項が理解しやすいという事が求められます。会議に出席していない方や転職や新卒で入社した新入社員も見ます。会議の現場に居合わせていない人・初めて打ち合わせ報告書を読む人にとっても分かりやすい書き方が必要不可欠です。
打ち合わせとは
そもそも、打ち合わせとはどういった物なのかも把握しておいて下さい。
打ち合わせ報告書を書くシチュエーションを一部紹介します。
- 数人で行うミニミーティング
- 大勢が出席する会議
- クライアントとの新しい商品開発の打ち合わせ
こういった事を鑑みるに、打ち合わせ報告書は打ち合わせという概念からしっかりと把握しておく必要があります。
打ち合わせとは「打ち＋合わせる」が組合わさった言葉で互いが様々な意見を言い合う場です。その為、打ち合わせに法的に定められた進行スタイルはありませんし、自由に進行されると考えられます。その為、誰が何をどうやって…という形でまとめる事を把握していないといけません。
打ち合わせ報告書を書く際、ただ出てきた発言を書き記していかずに、テーマに沿って話しているか・誰の発言かetc、詳しく明確に書くというテクニックが大切です。
まずは、何でもないのに仕事の関係者を集めて会議は行いません。仕事を進めていく中で、企業間同士だったり、同じ企業内で決めなければならないテーマが発生します。会議は、その際に発生するミーティングです。その発生した議題・課題を関係者が意見を出して決めるのが会議です。
決裁権のない人が会議に出席した場合は、決裁権のある人に報告しなければなりません。その為にも、議題・課題に対してどういった事柄を話をしたのか（解決策の提案）それぞれの要点をまとめて、それぞれの解決策の詳細も分かりやすくまとめるという形で、誰が見ても理解しやすいような報告書を書く事が大切です。
打ち合わせ報告書の書き方
打ち合わせ報告書の書き方を、大まかな順序をお伝えします。
- 日時・場所・出席した人を記入
- 目的を記入
- 詳細を記入
基本的な項目を理解しているとスムーズ！
分かりやすくシンプルな報告書における書き方は、課題・要点・要点の詳細を徐々に噛み砕いていくまとめ方です。
打ち合わせ報告書を書く際に基本的な項目etcを理解しておくと便利です。ある程度の決まったフォーマットに沿って書いていけば、大枠の事は外す事がなく安心です。しかし、普段なかなか打ち合わせ報告書書く機会がない方の場合、どういった項目を作ればよいか悩んでしまいます。
無料テンプレートを参考にするとヒントが沢山！
書く事柄はある程度理解しているが、報告書のレイアウトをどういったふうにすれば良いかわからない方も多いかもしれません。そういう時は打ち合わせ報告書をインターネットで検索する事をおすすめします。打ち合わせ報告書テンプレートを無料でダウンロード出来るサイトもあります、チェックして下さい。
打ち合わせ報告書の書き方がわからない人は、複数のテンプレートを見る事で、どういったふうに打ち合わせ報告書が書かれているかが分かります。どういった書き方がシンプルに作れるのかを理解出来ます。打ち合わせ報告書の書き方が書き込まれている他のサイトもあるので色々見てみると打ち合わせ報告書に対して理解が深まる為、書き方のアイデアが多く出てきます。
良いアイデアが出てくるという事は、シンプルなわかりやすい打ち合わせ報告書を書くという事です。どういった書き方がシンプルになるかを考えながらサイトを見て下さい。当サイトでも打ち合わせ報告書の解説はしている為、何度も読み進めて頂ければ幸いです。他のサイトも読む事で、打ち合わせ報告書を深く理解出来ます。当サイトを読み進めて行く上で、まずは打ち合わせ報告書で書き込んでおきたい項目を考えていきたいと思います。
打ち合わせ報告書の項目
打ち合わせ報告書の項目を具体的に説明します。
実施日時
いつ行なわれた会議なのか日時を書き込みます。報告書を作った日時とは別に、打ち合わせの日時を書くという書き方です。
出席者
どの部署・どの企業・どの地位の方が集まって行なわれた会議なのかを明確にしておく為にも、必要な項目です。ただし、外部の人間であったり、あまりに出席者が多かった場合etcは代表者や部内○人といった書き方で書き込んでも問題ありません。
開催場所
どの企業・どの会議室で行なわれた会議なのかを明確に書き込んで下さい。
目的
何の為の会議なのかが分かる様に書き込んで下さい。
打ち合わせ事項
打ち合わせ報告書で最も大切なのが打ち合わせ事項です。打ち合わせた本人たちが見返した時にもすぐに理解出来る、そんな正しい事項が求められます。それ以外にも、会議に出席していない方で関係者が見返した時にも理解できる必要があります。場合によっては所見が求められたり、添付資料etcも発生します。
書き込む項目が不明な時は…
以上、紹介した項目が基本的な項目です。しかし、企業によって必要な項目が変わってくるかもしれません。必要な項目が不明な方は、インターネット上に存在する無料のテンプレートを見てみるのも１つです。無料のインターネット上にあるテンプレートを複数見る事で、打ち合わせ報告書の項目はどういった項目が大切なのか勉強出来ます。
複数のテンプレートを見る事で、自分が思いつかなった良い項目を知る事も出来る為、色々な気付きがあります。エクセル・ワードで作られたテンプレートもある為、無料でダウンロードして下さい。自由に編集出来る為、自分で項目を追加してより良い打ち合わせ報告書を作れます。
打ち合わせ報告書のポイント
打ち合わせ報告書を書く際、明確に分かりやすく打ち合わせ事項が書き込まれているのか否かという所に重点が置かれます。基本的な書き方として、ただ箇条書きで出てきた意見を書き込み続けるだけでは見辛くなるだけであり、なかなか相手が理解出来なくなります。
順番を守って文章を立てて行くととてもシンプルで議事録を書き込む本人自身にとっても書きやすいので覚えておいて下さい。
例えば、Aという課題があるとします。
- 課題を書き込む
- 簡単にまとめる(Aという課題の打開策を、○○というテーマ、○○というテーマ…といった書き方で)
- 最後の方に詳細を(○○のテーマで出た意見では、こんなものがあったetc)
- 反対意見・賛成意見を
- 最終的にまとまった事項を
こんな順序で書き込むと非常にシンプルで丁寧です。打ち合わせ報告書は、見た相手がすぐに理解出来る事が大切な為、心がけて下さい。
打ち合わせ報告書の例文
打ち合わせ報告書の例文を確認します。
宛名
左上には宛名です。○○部○○部長殿etcがよいです。
差出人
左上には差出人の名を記します。○○部○○課○○etc書く人の名を書き込み、印が押せる工夫をしておくと丁寧です。
課題
大きく課題を書き込んで下さい。○○に関する会議etcで結構です。課題が不明だと何の為の会議なのかも、提出する先も不明です。
本文
本文は決まり文句として「標題の件につき、下記の通り、ご報告致します」という書き方にします。
出張
仮に、相手先の企業へ出張していたならば出張者・日時・訪問場所も書き込みます。訪問目的・面会者etcも書き込んでおいて下さい。
テンプレートで例文をチェックする方法も！
打ち合わせ報告書の例文が不明・自信がないという方は、前述でも触れた通りインターネット上にある無料のテンプレートやフォーマットを見ると、非常に勉強になります。複数見る事で、いくつかの打ち合わせ報告書の例文を見る事で、どういった例文が使われているか勉強になります。また、共通して使われている打ち合わせ報告書の例文を見つけると良い気付きがあります。
説明が大切
打ち合わせ報告書での大切なのは、内容です。
- 「打ち合わせの趣旨について」という大見出しを書く
- 簡単にまとめてシンプルに
- 小見出しで簡単な事項・ヒアリング事項を
- 最後の方に所見・添付資料を
- 右下に以上と書き込む
基本的には、打ち合わせ報告書の書き方の様式は定められていません。ただし、出来るだけシンプルで分かりやすい資料として提出する事が求められます。分かりやすくするには、打ち合わせ報告書のレイアウトにも気を配らなければなりません。これが不明だという方々が多いです。そんな方にはテンプレートを使う事をおすすめします。
打ち合わせ報告書のテンプレート
打ち合わせ報告書の書き方や例文をお伝えしてきました。企業に打ち合わせ報告書テンプレートが無かったり、どう作ればよいか不明だという方も数多くいらっしゃいます。そんな場合、ゼロから打ち合わせ報告書を書くと時間がかかってしまったり、ケアレスミスetcを起こす可能性も否めません。リスクを避けて効率化を測る為にも、おすすめはテンプレートの利用です。
インターネット上には、テンプレートが数多く存在しています。ダウンロードも手軽に出来ますし、ワードやエクセルという書式で存在しているテンプレートもあります。
テンプレートを比較すれば作業の精度UP！
無料で便利なテンプレートは沢山存在する為、複数ダウンロードして下さい。テンプレートを比較が出来ます。比べる事で、どういったテンプレートを使った方が、シンプルで分かりやすい打ち合わせ報告書の書き方が理解出来ます。
１つのテンプレートしか見ないとそれだけになってしまいます為、より良くしていく改善の発想が生まれにくいです。また、見比べる事で使った方が良い項目が見えてきますし、色々なテンプレートの良いとこどりが出来ます為、テンプレート活用はとても良いです。自社用の打ち合わせ報告書テンプレートがあるのであれば、そのテンプレートに合わせながらアレンジすれば手軽に手早く分かりやすい打ち合わせ報告書を作れます。
シンプルを心がけて資料作成しよう！
打ち合わせ報告書を書く際、最も注意すべき点は誰が見ても分かりやすい事です。報告書は自分だけが見る資料ではなく、人に見せる為の資料です。社内・社外のいかなる方が見ても分かる丁寧でシンプルな書き方を心掛けて下さい。
