書き方・例文

発注内示書とは?書式・使用方法・作成時ポイント・注意点を解説



発注内示書とは?書式・使用方法・作成時ポイント・注意点を解説

契約書を作成するのに時間がかかり、待っていたら納期までギリギリになってしまう!契約書の提出を急かされている!など、本契約書の作成に時間がかかる場面は少なくありません。そのような時に代わりに発行する書類が「発注内示書」です。発注内示書は便利な書類ですが、使い方を誤ると大きなトラブルになってしまう可能性があります。作成者は発注内示書についてある程度勉強をしておく必要があります。発注内示書について、主に作成時のポイントや注意点などをまとめました。

発注内示書について

発注内示書の基本的な役割・目的を把握しておきましょう。

発注内示書とは

発注内示書とは、正式な契約の前に「この内容で契約をしようと思う」という契約の内容を予定(見込)として通達する書類です。

発注内示書の使用目的

正式発注をするのに時間がかかる・価格交渉が間に合わないなど、納期までに完成が間に合わない状況は珍しくありません。多くの企業は複数の業務を並行して遂行している為、ひとつの業務に全集中するという事は難しいからです。

あらかじめ発注内示書を提示しておくと、事前に予定している受注内容を知らせる事が可能です。契約書を提出する前から早めに作業に着手してもらうように依頼をする事が出来るのです。発注側も早めに対応してもらえるし、受注側も余裕を持ったスケジュールで作業に着手出来る為、双方にとってメリットが大きいです。

予定(見込)ですので、後に変更が可能という事も前提となっておりますが「取消」となると大きくトラブルが発生する可能性がありますので発注内示書の取り扱いには注意が必要です。当記事で後述しますが、トラブルになりかねない例も記載しておりますのでご参考にして下さい。

発注内示書は「仮の」書類

発注内示書はあくまで仮の書類です。予定していた数量・金額などが変更になる事があります。発注内示書に記載した内容が、正式に決定した際に変更となる場合は出来るだけ早めに報告をしなければいけません。あくまで納期に間に合わない為、正式契約前に相手側に準備を着手してもらう為の文書であるという認識を持ちましょう。

【注意】仮の書類であっても、キャンセル時は買取の法的義務が生じる

例えば「この商品の発注をお願いします。ただ、まだ正式に社内の承諾を受けていません。社内でも当案件は決行の認識で取消になる事はないので問題はありません。しかし、急がないと〆切に間に合わないので先行で手配をお願いします。」という依頼は多忙なビジネスシーンでは良くあるやり取りです。

ここで、受注側が「発注内示として受け取って本当に問題ないですか?」と確認をします。そこで進めて下さいと言われた商品手配後にキャンセルとなったとしましょう。発注内示書だけを提出している仮の依頼であったとしても、このような場合は基本的に発注側に商品を購入する法的義務が発生します。この場合は売買契約自体が諾成契約でありますので口頭でも契約が成立致します。(この場合に言った・言わない、注文を頼んだ証拠がないなどの紛争は無いと考えて)

書面はその契約内容にお互いの認識のずれなどがないように補足するものであり、契約が成立してるので契約履行をする事で当然代金の支払いが発生する事案となり得ます。又は契約を取り消すのであれば損害賠償も請求されかねません。

発注内示書はあくまでも仮であり、数量・金額などが最終的に変わってくる可能性があります。しかし、たとえ仮であっても万が一発注キャンセルとなった場合は発注側が買い取る法的義務が生じます。運用については決して軽く捉えてはならない慎重に取り扱うべき書面である事も強く認識しておきましょう。

発注内示書の書式ポイント

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発注内示書を作成するにあたり、心がける書式のポイントを紹介します。

①発注内示書の取り扱いを決めておく

発注内示書は基本的に「予定」です。変更は可能と冒頭でご説明をしましたが、会社によっては変更は不可としている会社も存在します。

トラブル防止の為にも、以下のような基本的な取り決めを事前に行って提示しておく事をおすすめします。

  • 発注内示書提示後の変更は受け付けない
  • 本契約が決定するまでは着手をしない
  • キャンセル不可
  • キャンセルの場合、キャンセル料金が発生する

②発注内示書の取り扱いについて書類を提出しておく

発注内示書の取り扱いについて取引契約書などに記載していない場合は、発注内示書について別紙に作成して同意を貰う事をおすすめします。発注内示書内に記載するのも可能ですが、いくつかの条件がある場合は1枚に収まらない可能性があるので取り扱い内容の量に応じて作成しましょう。

発注内示書作成時の注意点

仮の書類とはいえ、慎重に扱う必要のある発注内示書です。作成時の注意点をしっかり把握しておきましょう。

①発注内示書のキャンセルはトラブルの元!

発注内示書提出後のキャンセルについては、相手の事情でのキャンセルなどの身勝手なキャンセルの場合は注意義務違反として損害賠償金の請求をする事が出来ます。場合によっては裁判となるリスクがあります。発注内示書の取り扱いには企業側・契約者側、発注側・受注側の双方で充分な注意が必要です。

②発注内示書の作成前に取引先の合意を!

事前連絡も無しにいきなり発注内示書を提出するのはマナー違反です。今後の信頼関係にヒビが入る危険を孕んでいます。契約成立に時間がかかる場合は、その旨をあらかじめ説明した上で発注内示書の提示の相談を必ず行いましょう。

③内容は簡潔に!

発注内示書は分かりやすく重要な部分だけを簡潔に記載しなければいけません。不明点がすぐに確認出来るように担当者の電話番号・メールアドレスを記載しておくとより親切です。

発注内示書の記載項目について

発注内示書にどのような項目を記載するべきかをひとつずつ解説します。

基本的な記載項目

発注内示書には決められているテンプレートが無い為、書式は自由です。基本的に使用されている項目をご紹介します。

書類作成年月日

書類を作成した年月日を記入しましょう。

基本情報

基本情報について、以下の項目を記載しましょう。

  • 取引先の会社名
  • 住所
  • 書類提出先氏名
  • 自社の会社名
  • 住所
  • 書類作成者氏名

表題

分かりやすく「発注内示書」とシンプルに記載しましょう。

内容

契約予定の内容を記載して、さらに発注内示書の取り扱いについても記載しましょう。

あると良い記載項目

必須ではありませんが、記載しておくと良い項目をご紹介します。

語頭・敬具

拝啓 ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。

~本契約書の作成が後日となってしまう為、取り急ぎ発注内示書を提出いたします。

敬具

上記の例文のように、挨拶文・書類の発行目的を簡単な説明文にしましょう。

正式な契約書(発注書)の提出日

発注内示書は仮の書類となる為、確定後の契約書を提出する事が原則とされています。正式な書類を提出する月日を記載しておく事で、より親切な書類となります。

期間

発注内示書提出後に着手を契約している場合は、いつまでに完了しなければいけないのかを記載しておきましょう。

発注内示書の法的効力

システム開発を依頼する場合を例として取り上げます。

当システム開発には相当な準備も必要であり、納期にもある程度の日数を要します。開発側とユーザー側はまだ正式契約はしてない状態です。

※ユーザー側から

  • 現時点では当然よほどの事が無い限り、キャンセルをするつもりはない
  • 早く着手をしてもらわないと納期に間に合わなくなる為、システム開発を始めてもらいたい。

※開発側から

  • 準備に人も時間も大きく割く必要がありお金がかかる
  • 当然、予期せぬキャンセルによる損害が心配である

ユーザー側が開発側に発注内示書を発行してすぐに対応して欲しい状況です。その際に発注内示書に購入予定金額も盛り込む状況になった場合、発注内示書の法的効力はどのようなものになるのでしょうか?

この場合はユーザー側が親事業者・開発業者側が下請事業者となります。下請事業者を保護する法律が「下請代金支払遅延防止法」(一般的に下請法と呼ばれます)になり、その4条に「親事業者の遵守事項」があります。支払や給付を拒む事を禁止しており、発注内示書が交付されればユーザー側はその内容に拘束される事が一般的です。

開発側は正式発注の前に準備が必要な場合、発注内示書の発行に基づいて準備を開始します。ユーザー側は一方的な理由で(予算が通らなかったなど)取引を打ち切った場合、発注内示書に基づいて準備した在庫を買い取る(この場合はシステム)、又は、損害の請求を受ける形になります。

ただし、今回の例は問題の1辺のみの解釈でもあります。他にも各種法律・依頼内容の詳細・キャンセルに至る事由により解釈や結果が変わってくる可能性もあります。

トラブル・紛争にならない為に…

トラブル・紛争にならない為にも、受注側・発注側のそれぞれが気を付けたい事があります。

受注側の注意点

受注側は発注側からすれば弱い立場です。受注側は正式な契約・発注書の発行前に、極力作業の着手はしない事が望ましい限りです。しかし、すぐに着手しなければ納期に間に合わない、もしくは何らかの事情で作業に着手しなくてはならないのであれば発注内示書を発行してもらう事をお勧めします。

※準備等も含め無償で行う業務の範囲・有償で行う業務の範囲を発注側に明確に伝えておく必要もあります。

発注内示書があれば万が一発注側にキャンセルをされたとしても、上記「下請代金遅延防止法」においてもそうですが、契約締結上での過失が認められやすいです。その為、最低限発注内示書の発行は大切です。発注内示書には期間経過の条項などがあれば、1日あたりの単価や進捗状況によって報酬を請求出来ると考えられます。発注内示書には正式契約、発注が不成立になった時の精算に関する条項なども記入しておく方が後々安心です。

発注側の注意点

一方発注側からすれば、社内の意思決定が完了してない場合など万が一内部決済が降りないなどの場合、契約締結上の過失に基づく損害賠償請求をされる可能性があります。あくまでもまだ社内の意思決定はされていない旨を開発側に確実に伝えておく事が重要です。曖昧にしてしまう事が一番トラブルが深まる可能性があります。

先行して受注側に着手をしてもらう場合は、意思決定に時間をかけないようにしましょう。意思決定が遅くその後にキャンセルになってしまった場合は、受注側の先行して着手した分の費用が1日ずつ発生しており双方にとって様々な意味での危険性が増していくだけになります。

発注側の責任としても、全体の費用や契約内容が確定するのが先になるのであれば、発注内示書を発行するのが望ましいです。その中にいつまでに費用及び内容確定、いつまでに契約書を完成する、などのスケジュールを盛り込むのも良いでしょう。発注内示書を発行する場合、双方の正直な話し合いが大切であり、トラブルを避ける事で双方にとって良い契約に繋げましょう。企業間の業務遂行は信頼関係が土台にあります。

発注内示書のよくある質問

発注内示書の書式における、よくある質問を紹介します。

減額について

Q:発注内示書と本契約書の金額が大幅に下がっているのですが、元の金額を請求する事は出来るのでしょうか?

A. 発注内示書を受け取っている時点で、法的義務は発生しております。よって、予定していた金額を大幅に下げてきた場合、支払をする義務が発生しているという事となります。しかし、こちらの過失により値下げという結果となった場合は、請求が難しくなる場合もあります。

正式な書類提出期間

Q.正式な契約書・発注書などの書類を提出するのには期限がありますか?

A.特に規定はありませんが、取引先との話し合いなどで決まっている場合は、その期間までに提出しなければいけません。特に決まっていないとしても、提出期間が決まっていないからと先延ばしにせずに出来るだけ早く提出する事をおすすめします。

口頭での報告について

Q.口頭で「これくらいの予定で考えている」と伝えて作業を進めてもらう事は可能でしょうか?

A.双方同意をしていれば可能ですが、あまりおすすめは出来ない方法です。書面に残さずに作成を進めてしまった場合、後に【言った・言っていない】のトラブルに発展してしまい、責任の所在が不明になって揉めます。話し合いで決まった内容は「発注内示表」を作成して文書として提示する事をおすすめします。文書にする事で後々証拠としても使えます。

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