社内向けの文書を社内文書といいますが、その社内文書の中で社長が社員へ向けたトップメッセージと呼ばれるものがあります。社員一同が前進していく為には社長の一言がとても重要ですが、なかなか社長からメッセージを出さない方であれば、どういった内容で作成すればよいか悩んでしまうところです。社内文書による社長から社員へのメッセージの書き方や例文を解説します。社長から社員向けに日頃の感謝を伝えれば会社の風土もより良くなります。
社長から社員向けのメッセージは重要
社長から社員にメッセージを送る事は、社員の士気を高める為にも大変重要になります。小規模な会社で社長が同じフロアで働いているといったケースでは別ですが、大企業となると社長と話した事がないといった従業員もいるはずです。
こういったケースでは、社長がしっかりとその企業のリーダーシップを取る事を証明する事が大切です。大げさかもしれませんが、社長から社員へのメッセージひとつで社員のやる気や業績が変わってくる事も珍しくありません。
社外的な部分ばかりに気を取られるのではなく、あくまで社内でしっかりとアピール出来るように作成してみると良いです。
社長から社員へのメッセージのポイント
社内文書で社長から社員へメッセージを送る際、ポイントになってくる要点をいくつかまとめました。
【メッセージポイント①】社員に響くような言葉遣いで
一般的な社内文書であれば、伝えるべき事だけを伝える為に、余計な文書は作成せずに簡潔に仕上げる事が基本とされています。要するに、前文や末文も不要であり、言葉遣いも基本的には丁寧語で作成されていればよい事になります。
とはいえ、社長から社員へメッセージを送るといった内容であれば、ある程度従業員の心に響くようなメッセージで作成されている必要がある事を忘れてはなりません。
社長によるただの業務連絡的な内容になっているのでは、「仕方がなく作成されている」といった印象を社員が抱いてしまいます。
社長から社員にメッセージを出すなら、しっかりと社長の思いが伝わるような内容で作成されている事を確認して下さい。感嘆符、あまりにカジュアルな内容は避けるべきですが、機械的なメッセージにならないように注意する事も大切です。
【メッセージポイント②】構成に注意して作る
社内文書で社長から社員へメッセージを送る際、とくに決められたフォーマットはありません。自分自身が伝えたい事を、しっかりと簡潔に伝えるといった事が求められるのが社長から社員へのメッセージの役割です。
とはいえ、構成を無視して、ただ伝えたい事を伝えるだけでは従業員が読みにくく困惑します。その為、社内文書であっても社長から社員へメッセージを送る際は、ある程度、読みやすいメッセージになるよう気を付けて下さい。
【メッセージポイント③】必ず未来へのヴィジョンを挟む
より心に響く内容を作成したい社長であれば、その後に自身や企業の将来へのビジョンをしっかりと語るように作成して下さい。従業員にとって、この会社が将来どのように発展していくのか、とても気になるところです。
- 衰退していくのか
- 現状維持し続けていくのか
- 新しい挑戦をしていくのか
自身がおかれている状況を知りたいはずです。社長から社員へメッセージを出す際、このビジョンの部分をしっかりと伝える事により、従業員が今後の企業の方向性が理解出来るわけです。
ただし、ただビジョンだけを伝えるのではなく、そう思っている背景や事実関係も記載するとよいです。机上の空論を語り、それについて従業員にどうにかしろといった投げやりな態度では、従業員はこれを読んでやる気を失ってしまいます。
【メッセージポイント④】自らの行動を示し、社員を激励する
今後のビジョンであったり、目標をメッセージの中でしっかりと掲げた後、それについて自身がどのように行動していくかといった部分もしっかりとメッセージの中に入れ込んで下さい。人をあごで使うのではなう、ヴィジョンや目標を立てたからこそ、自分がどのように動くのか従業員に見せる事は大切です。
一方、それだけではなく従業員をしっかりと激励した上で終わらせるようにして下さい。シンプルでありながら、アツく、従業員を前向きにさせるようなメッセージを出せる事で、従業員の目の色も変わってくるハズです。
【メッセージポイント⑤】前文と末文は入れるべき
上記で解説したように、本来社内文書は簡潔に作成されている必要があり、前文や末文は不要です。とはいえ、一方で社長から社員へのメッセージを作るなら、これらがないと違和感を与えてしまいます。
前文としては、「皆さん、日々の業務お疲れさまです。」といった形で社員をねぎらう前文がおすすめです。そして、末文も「今年も残すところあとわずかです。体調に注意しながら、笑顔で○○年を迎えましょう。日付 代表取締役 ○○」といった書き方で作成して下さい。
構成の例文
社長から社員へメッセージをする事を想定した、構成の作成方法について紹介します。例文としては、このような流れになります。
現状
まず、今の状況です。現在、市場やそれに対する自社の業績をシンプルに見極めた内容を作成します。
振り返り
そして、その現状を生み出している自社の取り組みを振り返り、それがどのように功を奏しているかを作成して下さい。
社員への労いの言葉
そこから肝心になってくるのが、社員への労いの言葉です。
あくまで、従業員の頑張りをねぎらう言葉を入れる事が、従業員の士気を高め、結果的に業績を高めるコツになります。
感謝の気持ちが伝わり社員の士気が上がる社長から社員へのメッセージを作ろう！
社長から社員へメッセージを作る際、社員にしっかりと伝わる文書で作成されている事が重要です。構成にも気をつけながら、ぜひ自分のヴィジョンや社員への感謝の言葉をかけて作成してみて下さい。このメッセージひとつで団結心や向上心が高まるきっかけにもなり得るのです。
