社内文書の敬称の書き方ルールを解説！社内と社外でどう違う？さん付けOK？宛名が複数人なら各位？
社内の人間にメールや書類を送る際、敬称をどうすべきか悩んでしまう方も多いです。基本的に社外文書であれば「様」や「御中」といった敬称を使うのですが、社内同士でこれらを使うのはおかしいと考える方もいるかもしれません。さん付けで良いのか？宛名が複数人なら各位なのか？社内文書の敬称における書き方ルールを解説します。
社内の雰囲気や距離感、規模による
冒頭でお伝えしたように、社外の取引先や個人事業主やお客様に文書を作る際、「様」といった敬称をつけて作成されるのが一般的です。とても仲のよい方であったとしても、ビジネスで取引をしている以上、正しい敬称で作成されているのがマナーです。
とはいえ、社内文書となると意外にこの線引きが難しいところがあります。普段、同じ部署で親しく呼び合っている仲であるにもかかわらず、ちょっとした社内文書を作る際に「様」づけはおかしいといった意見もあります。
さらに、社内の人間に何か通達する際、人事から「様」といった敬称で文書で送られてくると、どことなく距離感を感じるような気分にもなるものです。とはいえ、社内だから宛名に「様」を利用してはいけないといったルールはありません。
大企業で全く出会った事のない部署の方にお願いメールを送る際、「さん」を敬称にするのは社会人としてのマナーがないような気がします。距離感がどんなに近かったとしても、「様」といた敬称を宛名に使うべきと考える企業も存在します。
社内文書における敬称の書き方
社内文書における敬称の書き方について、下記で解説します。
役職名も入れる
社内文書は、さまざまな社内の人間に宛てて作成されるのが一般的です。さらに、同じ苗字の方がいるかもしれませんし、それぞれ役職も違ってきます。
例えば、部署内の部長に社内メールを送る際、「様」といった敬称を使う宛名はやや違和感があります。社内文書を作るなら、基本的に敬称にはその役職を入れる事が基本です。以下のような書き方が基本です。
- 営業部 部長 様
- 営業部 〇〇部長
社内文書で敬称を作る際、このような宛名で作る事をおすすめします。
役職名がなかったら？
上記でお伝えしたような役職名がない方であれば、「部署名+氏名+様・さん」といった宛名であれば問題ありません。つまり、営業部の鈴木といった人物であれば、「営業部 鈴木さん」といった宛名です。
複数人であれば各位が基本
また、社内の複数人にメールを送る事もあります。社内イベントであったり、社内に何らかを報告を行うなら、複数人をいちいち名指しでメールを送るのは非効率的です。社内文書も社外文書と同様に、宛名に「各位」を使うのが一般的です。
送られてくるメールを参考にしよう
上記でお伝えした一般的な社内文書における敬称の書き方ですが、どの会社でも絶対にこれといったわけではありません。その会社自体のルールがありますし、そもそも様自体が失礼だと思われるといった事もあります。
その際、ポイントになってくるのが、自分宛に送られてくる社内メールです。会社に属しているのであれば、自分宛に社内メールが送られてくるは当然です。一斉メールだけでなく、個人宛に自分よりも長く会社に属している人物からメールがやってくるはずです。
それらを参考にした上で、敬称を作成してみるが確実です。
社内文書を作る上での注意点やルール
社内文書を作る際、敬称に注意を払うも払わないにも関わらず注意しなければならない事があります。社内文書における敬称以前の注意点やルールについて解説していきます。
【注意点やルール①】文書番号を作る
企業によっては文書番号を省く場所もありますが、基本的に社内文書は整理しやすいように文書番号がふられる事がほとんどです。いつ、どんなドキュメントを作成したのかわかるように、番号が振られているなら忘れないように作るように心がけて下さい。
【注意点やルール②】一目でわかるように表題をつくる
メールであれば件名ですが、ドキュメントとして送る書類であれば、表題を作る事が基本になります。表題は、前述した件名の事で、「〇〇のお知らせ」といった形で本文の上記に記載される流れが一般的です。
社交文書であれば表題は省きますが、社内文書であれば基本的には表題は必須と考える事が出来ます。忘れないよう、しっかりと記載されている事を確認しておいて下さい。
【注意点やルール③】問合せ先は必ず作る
何らかのお知らせに当たる文面なら、必ずそれらの窓口になっている人の電話番号やアドレスを作るようにして下さい。
例えば、健康診断のお知らせを社内文書で送るなら、何かあった時の問合せ先として担当者の氏名と内線番号、さらにメールアドレスを下部に記載します。一般的なメールであれば、このメールに返信して下さい…の一文で終わりますが、ドキュメントを紙面で作成したらアドレスを載せる事がマナーとなるので注意して下さい。
社内ルールを把握して宛名における敬称の書き方を把握しよう
社内文書を作る際、敬称もふくめて正しく作成されているかしっかりと確認してから、送るようにして下さい。もし、不安な時は社内の第三者に確認してもらうのもおすすめです。暗黙の社内ルールがあるかもしれません。社内文書での宛名における敬称の正しい書き方を身に着けてスマートにメールを送って下さい。
