同じ会社はもちろん、町内会やPTA、さらに各種コミュニティで親睦会を開催する方も多いです。そんな親睦会ですが幹事になった際、出欠確認も兼ねて挨拶文を含んだ案内文を作成し送付しなければなりません。
普段、親睦会の案内文を作成していない方にとってはややハードルが高い印象です。会社の親睦会における案内文の例文を紹介します。飲み会や懇親会との違いにも触れます。
親睦会について
案内文の書き方を理解する上で重要になってくるのが、「親睦会とはどういった意味のイベントなのか」といった部分です。飲み会を丁寧に言ったもの…いったイメージを持たれる方も多い印象です。しかし、しっかりと意味を理解しないと違和感のある案内文を作成してしまう恐れがあるので注意して下さい。
親睦会とは、すでに交流がある方とより一層深い仲になろうといった意味を持つイベントとなります。例えば、会社の同じ部署であったり町内会で長く付き合っている人たちであったり、PTAで1年活動してきた仲間たち、すでに交流がある方たちを対象に行われるイベントである事を忘れないようにして下さい。
親睦会に似ているイベントは？
上記でお伝えしたように、親睦会について飲み会の言い換えといった形で理解している方もたしかにいます。その為、似たようなイベントを混合してしまい、親睦会の案内文が違和感を与えるような作りとなってしまう事があるので注意して下さい。
例えば、親睦会と似ているイベントといえば「懇親会」と呼ばれるものがあります。懇親会とは、これから打ち解けていきましょうといった意味を持ったイベントであり、すでに交流があってもあまり親しくない人たちが集まるイベントとなります。懇親会の一例を列挙します。
- 異業種の交流
- 活動間もないPTA
- コミュニティの新しい人たちを集めたイベント
他に似たようなものに懇談会もあります。こちらはあまり利用されないかもしれませんが、これはとあるテーマに沿って話し合う場であり、飲みの席やパーティーといったイメージとは少し違ってきます。
例えば「明日の日本について」、こういったテーマで有識者が公的に集まって語り合うといった形ですので、親睦会とは性質が違うと考えた方がよいです。飲み会というよりも議論や打ち合わせに近いのが懇談会と言えるかもしれません。
親睦会の案内文の書き方
親睦会の書き方について解説していきます。
ビジネス文書を意識して作成する
親睦会の案内文を作成する際、注意したいのが構成です。案内文は、会社組織だけでなく幅広いコミュニティで利用されるもので、そのシチュエーションは全く違ってきます。
しかし、本当に仲のよい友人たちであればわざわざ文書にせずにLINEで伝えればよい為、親睦会の案内文を書くという事は、友人たちに向けているわけではないです。その為、基本的にはビジネス文書をベースとしたような内容で作成されている事が求められます。
ビジネス文書の案内文は、一般的に構成がある程度決まっており、そこに当てはめていきながら作成されています。親睦会の案内文もその流れは同様であり、特段特殊な工夫をする必要は一切ありません。
親睦会の案内文の構成
案内文における構成を紹介していきます。
まず、日付を作成します。
そして、差出人を作成したら、作成者の氏名もしっかりと記載して下さい。
次に標題です。標題とはメールでいう件名みたいものですので、一目で親睦会の案内である事がわかるような形で作成されているのが理想的です。
主文は、時候の挨拶を利用した挨拶文でもいいですし、一般的なビジネス文書の書き出しでも問題ありません。
そして、親睦会が開催されるといった趣旨の一文を作成した後、記書きでインフォメーションを記していきます。
最後に連絡先を記載し、「以上」といった形で締めくくるようにして下さい。
強制的な雰囲気で作成しない
親睦会の幹事に仕方なしになってしまったわけでなく、こういったイベントが大好きな方が請け負う事もあります。そういったケースでは、どうしても自分本意な案内文になってしまう恐れがあるので注意が必要です。「催し事をするから必ず来い」といった書き方では、受け取った相手に圧力を与えてしまう恐れがあります。
親睦会は、あくまで参加自由である事から、案内文は出欠確認を求めるようなケースもあります。自分が楽しみだからといって、全ての人たちが親睦会を楽しみにしているかは不明です。このように、自分本意な作成にならないように注意した上で作成出来るように心がけて下さい。
親睦会の例文を紹介
日付
社員各位 〇〇課〇〇
拝啓
〇〇の候、ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。
さて 毎年恒例の親睦会を左記のとおり催す事といたしました。日頃の労をねぎらいながら、より親交を深める意を込めましてささやかな宴会としたいと思っております。皆様にはぜひご参加下さいますよう、ご案内申し上げます。
記
日付
時間
場所
会費
なお お手数ではございますが○月○日までに経理〇〇まで出欠のご連絡をお願いいたします。
内線 〇〇
以上
親睦会の案内文はシンプルな挨拶文を添えて！出欠確認も確実に行おう！
親睦会の案内文というと、多くの人に参加してもらいたいといった気持ちから回りくどい挨拶文になりがちです。しかし、挨拶文は出来るだけシンプルにわかりやすく作成されている事も重要です。
出欠確認も確実に行って、抜け漏れのないように心がける事でスムーズな開催に繋がります。案内文の例文を参考にバランスのよい挨拶文を作成してみて下さい。
