新商品の発表を伝える案内文の例文と文章の書き方を紹介！ビジネス文書のひとつで重要！メール連絡でもOK

ビジネスの中で、新商品を取引先に紹介する事があります。その際、飛び込みでいきなり持っていくのではなく、基本的に「案内文」にあたる文書およびメールを作成し、送付するといった流れが基本的です。

しかし、中には新商品の案内文を作成した事がないといった方もいらっしゃいます。新商品の発表を伝える案内文の例文と文章の書き方を紹介します。

新商品の案内文の例文

案内文の例文を先にお伝えしていきます。こちらはあくまで例文となっている為、ご自身の企業のシチュエーションに合わせてアレンジするような形で作成してみて下さい。

令和○年○月○日

お客様各位

新商品○○○○のご案内

拝啓、時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを頂き厚く御礼申し上げます。

さて、この度弊社では新商品○○○○の開発を成功させ、新商として販売するに至りました。発売日は令和○年〇月○日を予定しております。○○は、“○○が足りないや○○であってほしいや○○に使いたい”といったお客様の声を参考に、まぜ一から企画や開発された商品でございます。

つきましては、商品パンフレットを同封させて頂きましたので、お手数ではございますがぜひともご検討のほどよろしくお願いいたします。

敬具

記

同封書類新製品詳細 1部

本件についての問合せ先 ●● 電話●● 担当●●●●

以上

案内文の基本的な書き方について解説していきます。

案内文は、基本的に取引先や顧客を対象に作成されるものです。さらに自社製品を売り込む事、関心を持ってもらう事が目的の文書ですので、基本的にはビジネスシーンで作成される文書となります。案内文にとくに定型文は定められていませんが、基本的にはビジネス文書で作成されている事が基本になります。

ビジネス文書の中でも丁寧語で書かれており、尊敬語もしっかりと取り入れて丁寧な印象で作成されている事が好ましいです。ビジネス文書を作る上で注意したいのが、敬称や言葉遣いを間違えない事です。

これらは、案内文に限った事ではなくビジネス文書を作る上で重要な事なので、一度しっかりと書き方を身につけておく事をおすすめします。

案内文を作る際、どこからどう書けばよいか悩んでしまう方も多いかもしれません。上記の例文でも作成しているように、基本的に案内文は構成に沿って作成されていれば問題ありません。

企業が発行している新商品の案内文によっても変わってきますが、基本的には日付と差し出す相手、標題、主文、記書きといった形の流れで作成されている事がポイントです。これらの流れに沿って新商品の案内文を作成していけば、基本的には読みにくい文書となる事はないです。

案内文の書き方でとくに力を入れたいのが、標題です。メールであれば件名ですが、ここにしっかりと新商品の案内文である旨を記載して下さい。

例えば、上記の例文であれば新商品●●の案内といった形で作成しています。この標題を見たらどういった文書の内容であるのか一目でわかるようになっていないと、相手にメールを開いてもらえなかったり、回りくどい印象を与えてしまいます。

また、“新商品の案内”だけでも問題ないのですが、一体どういった新商品なのかも記載しておくとよいです。業者の中には数多くの商品を取扱している事もありますし、新商品だけではどの商品を対象にしているのかわかりません。

“新商品●●”と記載されていれば、差出人に関係あるものであればチェックしてもらえますし、関連しないものであれば手間を取らせる事もありません。

案内文を作る際、主文の書き方に工夫を施す事が求められます。基本的には、新商品が出た事だけを伝える文書ですが、ただそれだけの情報だと差し出した人間があまり興味をそそられません。

上記でも簡単に解説していますが、新商品の案内文を出すという事は、その商品に興味を持ってもらう事が目的という事です。その為、案内文の主文には、相手がその商品についてもっと知りたい、買いたいと思ってもらうような工夫を施して下さい。

上記の例文のように、新商品の案内文は「拝啓、時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを頂き厚く御礼申し上げます。」といった定型文を使って下さい。

ここは主題に入る前の序章のようなものであり、特段こだわって作る必要はありません。この部分で特にオリジナリティを出す必要はない為、シンプルに作るように心がけて下さい。

挨拶文を作成したら、次は主文を作成していきます。主文は、まず新商品が出るといった事から伝えます。そして、出来れば発売日もわかっている範囲で伝えて下さい。新製品が出るけれどいつになるかわからない…といった事では、相手も不安になってしまいます。

次に、新製品を開発した経緯も必要です。なぜこの製品をつくったのか、簡単な経緯やエピソードを取り入れても構いません。また、あまり長くならないようであれば、その商品の特徴も記載しても問題ありません。細かなスペックを記載する必要がある場合は、例文のように別途資料といった形で渡しておくと安心です。

新商品の案内文は、差し出した相手にどれだけ興味を持ってもらえるかが勝負になります。ビジネス文書ではありますが、あまり機械的な印象になるのではなく、心が込められた文章にする事もポイントです。新商品の案内文を上手に作成し、自社売上を伸ばしていって下さい。