預かり証とは、ビジネスシーンだけではなく、日常でも使う機会のある文書です。経理担当者の方の場合は、聞いた事のある文書かと思います。そして、知っている方が多い領収書は、預かり書と似たような資料で、どのような違いがあるのか知らない人も多いです。
商品管理に大切な「預かり証」書き方を解説します。領収書の違いや法的効力を持つのか、そして印紙の要否についても触れます。商品の返却管理に活用下さい。
預かり証とは？
詳しく解説していきます。
預かり証は商品を預かった証明を行う資料
「確かに商品を預かりました」と預かった事の証明を行う為に作成される資料です。
預かり証作成の目的
預かったという事の法的な意味から説明していきます。法的には、所有権がまだ移転しておらず、一時的に保管しているという状況です。預かった側と預けた側が「所有権をまだ移転していない事について同意している」という証明の為に作成される資料です。
例えば、預かった側が預かったものを紛失してしまい、賠償請求を行う事となった際に、預かり証を提示する事によって事実認定が期待されます。つまり、法的効力のある重要な資料となります。
預かり証と領収書の違い
領収書は、商品を購入して商品に対しての金額を支払った際に、販売店が「確かに、この商品に対してのお支払いして頂きました」という証明の為に発行する資料です。預かり証と領収書の大きな違いは、「資産の所有権が移転するかどうか」という点です。
とはいえ、実際には領収書代わりになっているパターンもあり、注意が必要です。預かり証や領収書を発行されるまでのやり取りの内容はきちんと把握しておく必要があります。
預かり証の注意点
発行の上で、注意しておきたい点を紹介します。
商品の売買が成立したパターン
商品を一時的に預かり、その後商品の売買が決定したら、預かり証は領収書と交換して下さい。また、返却を求められる事もあります。その際は領収書をきちんと受け取ってから返却して下さい。
預かり証を紛失してしまったパターン
契約時に、契約時の文書に預かり証を紛失してしまったパターンについて記載されている事が多いです。万が一紛失してしまったら、契約書や契約時に頂いた文書をまずは確認してみて下さい。記載されていないパターンや、手元に契約書等がないなら、担当者へ相談して今後の対応について聞いておいて下さい。
決算時の計上
預かり証は、代金を支払っていたとしても商品を受け取っていなければ、売り上げは確定しないので、売り上げ計上はしないものと言えます。とはいえ、商品ではなくサービス提供の契約であれば、サービスの提供が行われる事が確定していれば売上計上しなければいけません。
預かり証の決算時の計上については少し取り扱いが難しく、税務調査でチェックされているポイントの1つにもなっています。不安な方は、税理士さんに相談を持ちかける事をおすすめします。
預かり証の収入印紙
収入印紙は、印紙税法では細かい規定が少ない為に、迷ってしまう方も多くて収入印紙が必要かどうか分からないと、困っている方が多く見受けられます。収入印紙の有無について困っているなら、税理士に相談を持ちかける事をおすすめします。収入印紙が必要のないパターンについては以下の2点です。
- そのやりとりを行う立場は営業でないなら、収入印紙は不要
- 金銭、有価証券の受け取りでないなら（物の預かりだけが記載されている）、収入印紙は不要
現金、有価証券を預かるパターン
注意点でもお話したのですが、現金や有価証券を預かるなら金額によって収入印紙の貼り付けが必要となります。受け取った現金や有価証券によって、印紙額が変わります。
一般的な商品のパターン
一般的な物を預かるなら、印紙の貼り付けは必要ありません。ただし、商品を受け取る際に、運搬etcに費用が掛かるなら、領収書に印紙が必要になるパターンもあるので注意が必要です。
預かり証の書き方
書き方をマスターするにあたり、必要最低限の項目があります。
- 預ける人の情報（氏名や名称、住所、電話番号）
- 確かに預かったという文章
- 預かった商品の内容（金銭なら金額）
- 預かった年月日
- 返却時の条件
- 預かった人の情報（氏名や名所、住所、電話番号）
これらの項目は最低限記載しておいて下さい。計上や数量の情報を書く事もおすすめです。
預かり証について多い質問
多く寄せられている皆様の疑問についてお答えしていきます。
Q 捺印は必要ですか？
A、必要ありません。
捺印は必要ありませんが、念の為にと、捺印を押す方もいらっしゃいますので、ご本人の判断で構いません。とはいえ、人になにかを預けるという事は、何らかのトラブルにもなる可能性があるという事です。預かり証だけでなく、契約書etcを作成しておき、そこに捺印を押す事を強くおすすめします。
Qトラブルになったが預かり証が見当たらない
A.裁判etcになったら証拠提示として非常に有利になります。とはいえ、その預かり証がないなら、以下の証拠となる物を集めておいて下さい。
- 振込履歴
- メールのやりとり
- その他預けたという証拠になりそうな商品
預かり証の法的効力をうまく使う為にも書き方を押さえて作ろう！商品をちゃんと返却してもらうためにも！
書き方における注意点は以下の通りです。
- 印紙が必要になるパターンがある
- 決算で売上計上をしないといけないパターンがある
印紙の使い方については以下の通りです。
- 現金や有価証券を預かるなら金額が5万円以上のパターンであれば、印紙が必要
- 商品のパターンでも、運搬費etcにかかった費用の領収書に印紙が必要な可能性あり
そして、法的効力のある重要な資料となります。商品を預けるなら、書き方の要点を押さえた上で必ず預かり証を作成しておいて下さい。
