会社勤めの方は何らかの提案を要望書として会社に提出する事もあるでしょう。そんな時、どんな書き方で文章にまとめて要求を提出しなければいけないのでしょうか。給与や転職、さまざまな会社へ向けた要求がある時の書き方やフォーマットや注意点etcをまとめています。
会社へ向けた要望書とは？
会社へ向けた要求を記載した正式な文書を要望書といいます。
会社へ向けた要求を行なう理由としては、自社の社員がどんな事を考えて、どんな事を求めているのか経営側が把握する為に作ると考えられています。小さな企業であれば風通しがよい部分もあるので安心です。しかし、会社の規模が大きくなるにつれて社員の声が役員や幹部etcに届きにくくなります。
そんな際、会社へ要望書を提出する事でより良い会社作りに貢献出来ると考えられているのです。ここでは、会社へ向けた要望書の書き方について考えていきます。
要望書の書き方
会社に提出する要望書の書き方をチェックして下さい。
①タイトル
タイトルに「○○に関する要望書」という題名を入れて下さい。
②宛名
○○部○○様といった誰に当てての会社へ向けた要求なのか明記して下さい。
③提出日
提出する日付も忘れずに記載して下さい。
④提出者名
会社への要求を出す側の名前や団体etcの名前も掲載します。
⑤要求内容
基本的には、「表記の件につきまして、○○な対応をして頂きたく、下記の通りお願い申し上げます」という文章の下記に実際の要求を書き出します。
必要に応じて箇条書きも！
会社へ向けた要求は、出来ればひとつにまとめた方が良いですが、ケースによっては2つ、3つある事もあるでしょう。そんな時は、1.○○、2.○○…といった感じで、箇条書きで掲載すると見ている側も分かりやすいので便利です。
簡潔やシンプルに！
会社へ向けた要求や提案は、簡潔に伝わるようなシンプルなものが好まれます。
あくまで提案や要求であり不満やクレームではない！
要求をあまりにも多く記入してしまうと、会社へ向けた提案というよりも不満になってしまいがちです。会社へ向けた要望書を出したのに、かえって関係性が悪化してしまう事があるので超注意です。
何についてか分かるようなタイトルや書き出しで！
まず、会社へ向けた要求の書き出し文としては「○○についての件」という感じでスタートして下さい。「改善を要求します」という内容の文章をつくると相手に分かりやすいと考えられます。
複数人で連名にして提案する方法もOK！
そして、どうしても会社へ向けた要求を一人で出せない時は複数人の連名という形で提出しても問題ありません。
要望書の例文
では、会社へ向けた要望書の簡単な例文をチェックしていって下さい。
例文１
【事例】会社内のとある部署にクーラーや冷房が備え付けられておらず、長期間要求が聞き入れなかった時。
要求概要や理由を伝える
こんな時、会社へ向けた要求として「○○室の空調設備の設置を要求します」という事で書き出し、その理由を伝えます。「夏場、30℃を超える中での業務となる事からさまざまな支障が生じています」といった感じで、改善してほしいその理由を明確にと書き出して下さい。
要求の背景や理由を明記して説得力を！
ただ欲しいからという内容だと弱いです。具体的な事例を挙げて、会社にとって「その要求を受け入れない事は得策にならない」という印象をつけて下さい。
- ○○の業務が滞った
- ○○が体調不良を訴え業務が途中で止まった
例文２
【事例】会社内に自動販売機が無くて毎回外に買いに行かざるを得ない不便な時。
要望や現状を明記！
社内に飲みものの自動販売機の設置を要望させて頂きます。現状は喉が渇いたら、外に買いに行かなければならない為、非常に不便です。
労働環境の改善を求める会社員は多い！
ちょっとした事に不便さを感じる社員もいるでしょう。最近では、コーヒーメーカーをおいてる会社もあるぐらいです。また、社食の販売etc社員が少しでも働きやすい環境を作ろうとしている会社が多くなってきました。
休日や有給についての要望書
社員が働きやすいと心から思える会社にする為の施策にはどんなものがあるのかをご紹介します。1番に挙げられるのは、休日や有給についてになるでしょう。また、これらを実施していくにはどんな点に気をつけなければいけないかご紹介します。
時間や休日
社員全ての労働時間を適切に保ち、残業を慢性化させないようにする。
要望書の内容１位は「労働時間」
ある調査結果では、要望書の1番に「労働時間の適正さ」があげられていました。そもそも会社が法定労働時間を守るのは当然の義務です。
業務形態や人員不足が背景にあるものの…
もちろん、業種業態や人員不足etcによって、残業せざるを得ないケースも出てきます。しかし、残業させる為にはルールや義務があります。
- 時間外の仕事の管理を適正に行う
- 社員が残業した時は、ルールに従って時間外手当を支払う
こんな義務が会社側にある事を、会社側は再認識する必要があります。
長時間労働は社員や会社のどちらの為にもならない！
最近では、より一層ワークライフバランスが重視されるようになって、仕事と私生活のバランスを取り、社員それぞれの事情を尊重して気持ちよく働けるような労働環境の整備が会社に求められています。
長時間の労働が続く職場では、社員が疲弊していき、心身の健康を壊してしまうケースもあります。最悪、病気を発症して休職や退職をしてしまう社員も現実に存在します。それは会社にとっても大きな損失のはずです。
その点からも、職場における時間外労働の実態を明らかにし、日常的に長時間の労働を行っている職場に対しては様々な工夫が必要になってきます。
有給休暇を取得しやすい職場環境を作る
要望書を社員に書いてもらうと多いのが、「休暇の取りやすさ」や「半休や時間単位etc年次休暇の種類が充実」して欲しいという調査回答に見られるように、有給休暇や休暇の種類を職場環境に求められています。
会社では有給休暇の定めはありますが、実際に有給休暇を社員が使っているかといったらそうではない会社も多いでしょう、有給休暇の取得は、労働基準法で認められている労働者の権利です。
このように法律で認められているにも関わらず、有給休暇を取りにくい雰囲気が漂っていて言い出す事が出来ないとか実際に取る社員がいないといったパターンが少なくないようです。
このように社員が適切に有給休暇を取れるような労働環境を作る必要性が会社には求められているのです。前述したワークライフバランスの考え方を職場に浸透させるために人事部門が先頭に立って、職場風土の改革を進めていく事が求められます。
会社へ向けた要望で給料を上げてほしい時
会社へ向けた要求の中で、もっとも気にかけるべきは給与アップへ向けた要求でしょう。給与アップは言えばどうにかなるものではなく、それなりに功績を相手が認めない限りなかなか願わない願いです。
会社へ向けた要求をする際、要望書はしっかりとしたものを作る必要があります。仮に、複数人で作る時は人事部長、一人だった時は直属の上司に提出しそこから人事部長なりに届くように調整していって下さい。
推薦状等を書いてもらえるようなら、給料アップの可能性が出てくるかもしれません。会社へ向けた要求の給料アップの書き方としては、出来るだけ会社側によい影響を与える事をベースに作るようにして下さい。
- 自分がなぜ給料アップに相応しいのか
- 給料アップする事でどんなメリットがあるのか
要望書のフォーマット
会社へ向けた要求を提出する際、ゼロからエクセルやワードで作るのは大変だという方もいるでしょう。そんな時、会社へ向けた要望書のフォーマットがネットetcで無料ダウンロード出来るのでそれらを使ってみるのもよいでしょう。
要望書のフォーマットに定型のルールはない！
そもそも、会社へ向けた要望書には法的なフォーマットは存在していない為、それぞれの企業のやり方に委ねられる部分が大きくなります。
要望や提案が伝わりやすいフォーマットが求められる！
会社へ向けた要望書があまりにもカジュアルだと相手に伝わりにくく、却下されてしまう事があります。会社へ向けた要求のフォーマットにはどんなものがあるのかチェックしてみるのも一つです。
多くのフォーマットに目を通して提案が通りやすい要望書を！
会社へ向けた要望書をテンプレートを使って作る時は、たくさんのサイトから要望書のテンプレートをダウンロードする事をおすすめしています。様々な会社へ向けた要望書をチェックする事によってどんなレイアウトになっているのか理解する事が出来ます。
カスタマイズしたフォーマットで見やすい要望書に！
エクセルで作られた要望書も数多くありますので、付け加えたい項目があれば増やして自分が必要な要望書にカスタマイズする事も可能ですので、テンプレートを使うのは効率的と言って良いでしょう。
稚拙な書き方やフォーマットは避けよう！
テンプレートをダウンロードする事で、要望書の書き方も見えてくるようになります。よくあるのが「頑張ります！宜しくお願い致します」と書いてしまう方もいらっしゃるようです。これでは上司にやり直しを命じられてらしまってもしょうがないです。
会社へ向けた要求が幼稚過ぎると個人の評価が下がってしまうと言っても過言ではありません。現状で働きやすいと書いてしまう方も些細な問題点に気付けない現状に満足してしまう人事評価になってしまう可能性があります。
会社へ向けた要求としてこのようにしてくれたらみんな働きやすくなり、売上が大幅に上がるようになるetc、改善して欲しい点と改善したらこんな結果が出るというような会社全体が見えている要望書を作ると良いでしょう。
会社へ向けた要望書の書き方はシンプルである事が大切！
会社へ向けた要求を作る際、目的はその要求を通す事になります。あまり、長々と記載するのではなくシンプルにまとめるようにして下さい。長文でなく簡潔にまとめられていると読む側にも提案が届きやすいです。現状や理由や改善をする事のメリットを明確にした書き方で要望書を作成や提出して下さい。
