わかりやすい文章とはどのようなものを指すのでしょうか。分かりやすい文章を書くコツについて書き方や例文を紹介します。ビジネスではメールや手紙のやりとりが日常的に行われていています。
また、近年ではSNSでお店の宣伝を行ったりLINEで業務連絡をおこなったりと、文章のやり取りをする機会も増えてきています。そこで大事になるのが「わかりやすい文章の書き方」です。わかりやすい文章がかけると、伝えたい事が相手にスムーズに伝わるので業務を円滑に進める事も出来ます。
わかりやすい文章を書くコツとは？
- 伝えたい事（趣旨）を明確に伝える
- ストレスを感じさせないように
わかりやすい文章を書く為には上記の2つが主なコツです。わかりにくい文章は、情報が正しく伝わらない事があります。それによって相手に誤解を与えたり、期待していた行動と違ってしまったり、再確認という手間をかけてしまったりと、仕事に大きな悪影響を与える事があります。
ビジネスシーンで求められる文章能力はこの3つが大切です。
- 簡潔に伝わるように
- 行動につながるように
- 生産性が高まるように
これらを意識して文章を作るようにしましょう。それでは具体的なコツや書き方を以下にて説明していきますね。
ビジネスシーンでわかりやすい文章を書く為のコツとは？
わかりやすい文章の書き方のコツについては以下の通りです。
【書き方のコツとは①】一文は短く
私のお店の人気商品はネックレスですが、これはもともと、私が手作りしたものを身につけていたもので、たまたま当店にきたお客様が「このネックレスかわいいね」と言ってくれた事がはじまりで、それからも「この商品はどこにあるの？」というような問い合わせがあった為、商品化し、今では当店で一番人気となっています。
私のお店の人気商品はネックレスです。これはもともと、私が手作りしたものを身につけていたもので、たまたま当店に来たお客様が「このネックレスかわいいね」と言ってくれた事がはじまりです。それからも「この商品はどこにあるの？」というような問い合わせがあった為商品化する事になりました。今では当店で一番人気となっています。
句読点がなく一文が長い文章は、読み手の思考に切れ間を与えない為、何が言いたいのかがわかりづらくなってしまいます。とくに多いのが「が」の使い方です。文を転回させる事に便利な言葉なのでよく使いがちなのですが、安易に使うと一文が長くなる傾向があるので要注意ですよ。
【書き方のコツとは②】初めに結論を伝える
当社のチップスはご注文を受けてからの製造であって、すべての工程が手作業となっている為大量生産が出来ない事や、おかげさまでおおくのご注文をお寄せ頂いている事から、ご注文頂いてから2週間前後での発送、２〜３日後の到着となります。あらかじめご了承下さいませ。
当店のチップスは、ご注文頂いてから2週間前後での発送、２〜３日後の到着となります。ご注文を受けてからの製造であって、すべての工程が手作業となっている為大量生産が出来ない事や、おかげさまでおおくのご注文をお寄せ頂いている事が理由です。あらかじめご了承下さいませ。
わかりやすい文章を書く上で基本中の基本となっているのが「結論を先に出す」という事です。流れとしては『結論⇨理由』という流れになります。内容によっては「結論⇨理由⇨結論」という流れになる事もあります。結論を先に書く事で、自然に無駄のない文章にする事が出来ます。
【書き方のコツとは③】主語・述語を近くに持ってくる
当店のチップス実演が地方の特産品および手芸品の周知・販売促進の目的として5月1日に〜〜で開催される〜〜に出店する事となりました。この催しは毎年5月に開催されており当店は初出店となります。〜〜近郊にお住まいの方はぜひ足をお運び頂ければ幸いです。
5月1日に〜〜で開催される〜〜に、当店のチップス実演が出店する事となりました。この催しは、地方の特産品および手芸品の周知・販売促進の目的として毎年5月に開催されており、当店は初出店となります。〜〜近郊にお住まいの方はぜひ足をお運び頂ければ幸いです。
主語（だれ・なにが）と述語（〜〜する・〜〜した）は趣旨を支える為の言葉ですが、この2つの言葉の間に文章がはさんであると、趣旨がぼんやりしてしまいます。術後まで読み進んだけど「あれ？主語はなんだっけ？」と、読み返す手間が出来てしまう事もあります。
【書き方のコツとは④】ひらがなを多く使う・カタカナも使う
漢字が多すぎる文章は堅苦しさを感じる他読みづらいです。雑誌や本などでも難しい漢字はひらがな表記する傾向がありますが、ビジネス文書などでも難しい漢字はひらがな表記をするように心がけてみて下さい。また、カタカナを上手に使う事でより読みやすい文章となります。
ビジネスシーンでわかりやすい文章を書く際の注意点とは
ビジネスシーンでわかりやすい文章を書く際の注意点については以下の通りです。
【書き方の注意点とは①】句読点の使い方に注意
句読点を入れる目安としては「息継ぎ」をする位置に入れるのが自然だと覚えておきましょう。句読点が多い文章は何度も息継ぎをしている印象を受けて読みづらくなります。
【書き方の注意点とは②】曖昧な表現は避ける
「など」「〜だと思います」など、曖昧な表現が多い文章は説得力が弱く歯切れの悪い文章となってしまいます。このような曖昧な文章は避けて、はっきりとした文章に出来るように心がけて下さい。
【書き方の注意点とは③】受動態表現は使わない
「〜される」「〜られる」などの表現の事を「受動態」といいます。受動態は一文を長くしてしまう原因の一つでもあります。「使われています」「使っています」「作られています」「作っています」などと「能動態」に変更する事で趣旨がはっきりと伝わりやすくなります。
【書き方の注意点とは④】接続詞は最低限に
接続詞とは「または」「および」「しかし」「なお」「そして」「だから」「あるいは」など、文章を接続する為に使う言葉の事を言います。これらを使うと文章がダラダラとした印象となりがちなのでなるべく使わないように意識して下さい。
分かりやすい文章を書くコツを身に付けてビジネスでの誤解やすれ違いを防ごう！
ビジネスシーンでは報告をしたり、作業を文章で伝える事も時にはあるかと思います。書き方のコツや注意点を頭に入れて、文章を書くよう心がけてみて下さい。慣れてくると自然とわかりやすい文章の書き方が身につきます。
分かりやすい文章を書くスキルは仕事以外でなくプライベートの家族関係および友達関係および夫婦関係というような人間関係のすれ違いを予防も出来るので人生の充実にも繋がります。
