ビジネスで添付ファイル付のメールでパスワードを送る際のマナーや例文を紹介！間違いない送り方や件名でセキュリティ対策しよう

ビジネスで添付ファイル付のメールでパスワードを送る時のマナーや例文を紹介します。間違いない送り方や件名でセキュリティ対策して下さい。ビジネス現場では、メールでファイルのパスワードを送る事があるのです。では、実時にどうやってパスワードを送っているのでしょうか。

中にはかなり肝心なファイルのパスワードをメールでやりとりする事もある事から、パスワードのやりとりはかなり慎重にならなければいけません。

ビジネスメールでパスワードを送る状況

ビジネスメールでパスワードを送る事になるのは一体どのような状況なのでしょうか。

【送る状況①】情報漏洩を防ぐ為

ビジネス現場では会社の肝心な情報が入った添付ファイルをやりとりする事もあるのです。そういった肝心な内容のやりとりをするケースに、添付ファイルに対してパスワードを設定してやりとりする事は珍しい事ではありません。

インターネット上には、盗難や改ざん、なりすましなどのさまざまな脅威があるのです。会社のインターネットだからといって、気をつけていてもこれらのトラブルは完全に避ける事が出来ません。なので、ファイルに対してパスワードを設定して情報漏洩する事を防ぐ事はとても肝心な事なのです。

【送る状況②】送付先の間違いによるリスクをなくす

ビジネス現場でのメールのやり取りでは、いくら慎重になっていても送り間違いをしてしまう事があるのです。肝心なデータのやりとりで、送り先を間違えてしまうのはかなり危険な事です。そこで添付ファイルに鍵をつけておく事で、最悪の事態を回避する事が出来るのです。

【送る状況③】先方を安心させる

パスワードを設定して送る事で、先方にセキュリティの面でも安心感を与える事が出来ます。先方に安心感を与える為にも、大切な添付ファイルにはパスワードを設定して送るようにして下さい。

ビジネス現場でファイルに対してパスワードを設定して送る時のマナー

添付ファイルに対してパスワードを設定して送る時のマナーは以下の通りです。

【マナー①】送ろうとしている情報を添付していいか伺う

まずは、送ろうとしている添付ファイルをメールで送ってもいいか確認する必要があるのです。ビジネス現場では、メールにファイル添付をしない方がいいケースもあるのです。データの容量の問題から、セキュリティの問題でファイルが見れないという問題も考えられるからです。

先方の企業によっては、他の方法で送付をするように促される事もあるのです。まずは、先方企業や上司に送りたい添付ファイルについて、メールで送ってもいいかどうかを相談してから送るようにして下さい。

【マナー②】件名に添付ファイルについての記載

ビジネス現場では件名に「わかりやすく内容を明記する」事が基本的なマナーとされています。メールを開けなくても「このメールにはファイルが添付されている」という事がわかるように、ファイル添付がしてある事をわかるように明記して下さい。

【マナー③】添付ファイルにつける名前はわかりやすく

• 会社名
• ファイルの詳細を簡潔に
• 日時

例えば、契約書を送るケースは
『◆◆株式会社　契約書　令和2年1月1日』
というように、パッとみて何のファイルなのかがわかるように記載して下さい。こうする事によって、先方の手間を省ける他、管理しやすくなります。

ビジネス現場でパスワードつき添付ファイルを送る時の留意点

ビジネス現場でパスワードつきの添付ファイルを送るケースの留意点は以下の通りです。

【送り方の留意点①】個人情報は送らない

いくらパスワードを設定しているからと言って、何を送ってもいいとは限りません。その中でも個人情報のデータはNGです。実は、添付ファイルに対してパスワードをつけただけでは、完璧にファイルを守れるとは言い切れません。

何かあった時の事を考えて、個人情報に関わるようなデータは、通常のメールでやりとりはせずに、ファイル転送サービスやオンラインストレージなどのサービスを使うようにして下さい。

【送り方の留意点②】問い合わせ先の記載

添付ファイルについて問い合わせが円滑に出来るように、問い合わせ先を必ず記載しておきましょう。また、メールの最後には署名を記載しておく事は基本的なマナーなので忘れずに記載しておきましょう。

【送り方の留意点③】パスワードは別のメールで送付

これはよくある間違いなのですが、ファイルが添付してあるメールにパスワードを記載するのはNGです。基本的には、暗号化した添付ファイルとパスワードは別々で送るようにして下さい。

パスワードを別のメールで送信する理由は、もし万が一メールが盗聴されていたケースにファイルとパスワードを別々にしておく方がリスクが低いと考えられている為という理由があるのです。

【送り方の留意点④】容量が大きいなら圧縮してから送付

添付ファイルの容量が大きくなってしまうケースがあるのですが、そのケースでは必ず添付ファイルを圧縮してから送付して下さい。容量が大きいまま送ってしまうと先方の容量がいっぱいになり、迷惑をかけてしまう恐れがあるのです。基本的には３MB以上になるファイルは圧縮してから送付して下さい。

【ビジネス】パスワードつき添付ファイルメールの例文

パスワード付きの添付ファイルをメールで送る時の例文は以下の通りです。

ビジネスで添付ファイル付のメールでパスワードを送る時のマナーを身に付けて間違いない送り方や件名でセキュリティ対策しよう

ビジネス現場で肝心な添付ファイルを送りたい時はパスワードを付けて送る事があるのです。パスワードを設定してメールを送るケースでは、パスワードを必ず別のメールで送るようにして下さい。パスワードはラインなどの別のツールで送ると、さらに安心出来ます。

また個人情報などの重大な内容の物を送るケースでは、別の送り方で送るように検討して下さい。セキュリティ対策はとても大事です。個人情報や企業秘密を漏洩させない為にも心掛けて下さい。マナーを守って間違いない安全な送り方で届けるのが大切です。