在庫証明書は倉庫管理etcをしている倉庫業者なら書く機会が多いです。もちろん、個人で倉庫を管理しているケースもありますし、何らかのタイミングで在庫証明書が求められる事があります。しかし、なかなか書く機会がなかったり、会社で新しく書くという状況もあり得ます。在庫証明書という資料を知らない人や作り方や書き方が分からない人の為に在庫証明書とは？そして書き方やフォーマットやフォーマットについて説明します。
在庫証明書とは？
その名の通り倉庫内に残っている何らかの在庫数を書く資料です。在庫証明書を発行するケースは以下の通りです。
- 貸し倉庫の管理主が管理作業を進める
- 何らかのシチュエーションで発行を促された
在庫報告書≒在庫証明書
在庫証明書と似た言葉に在庫報告書とありますが、両方とも等しく会社の商品数を外部や内部に伝えるものです。代表や経理代表の印があれば外部への報告資料として成り立ちます。
標準様式はないが、正しい数値入力が必須！
在庫証明書を作る時、残っている商品数をはっきりと書いておく事が求められます。様式は明確に定められていませんが、求められている内容をはっきりと書いておく必要性がある事は間違いありません。正しい数値をはっきりと書くように、適当な姿勢ではなく、間違いないよう正確に作る気持ちで書くべき資料です。
万が一の紛失にもすぐに対応出来ます♪
棚卸にも役立つ
棚卸しの時にもあると便利な資料です。会社によっては月に一度行う棚卸しもきちんと確認をしておけば毎月の仕入れ状況や支出状況の確認にもなります。
決算時の会計書類にもなる
上記のように簡単にご紹介しましたが、在庫証明書は、企業etcにおいては、決算の肝心な会計書類になります。通販を運営している会社において商品は、その会社の資産になりますので、正確な計上が必須となってきます。
発行する際の注意点
前述で述べたように、企業や個人において商売をしていると商品を自社倉庫や契約している倉庫会社に置いているケースがほとんどです。
社内管理や社外管理で変わってくる
社内管理しているのであれば、実際に現物の数量を確認する事は容易です。しかし、他社や契約している倉庫に預けているケースでは、わざわざ社員が倉庫に行って商品数を確認するというのは難しいです。
特に業務多忙な時期や倉庫と会社が遠い距離であれば尚更です。交通費や時間や人員を割かないといけないので、頻繁に訪れるのは厳しいのが現状です。
管理を倉庫会社に一任するケースが多い
そのような業務と梱包や配送業務を含めて契約している倉庫会社に管理を頼むケースが多いです。倉庫業者によっても様々ですが、通常月末に棚卸をしている倉庫会社がほとんどです。倉庫会社の方でも『在庫は資産』だという認識があるからサービスの一環として在庫証明書を発行するようになってきています。
バーコード管理がメジャー
いまだにシステムを導入していなく、目視で管理している倉庫会社は皆無と言えます。現在の倉庫会社は、バーコードetcでなるべく簡単に数々の企業の商品を管理しています。バーコードetcでのシステムを使っての在庫管理をする事によって正確な商品の管理と手間を省く事が出来ます。
最終的には、目視にて正確な現在庫の数量を確認するのですが、システムは在庫管理において間違えない為の商品数量の指針としても使えるのです。このシステム上の商品を元に目視によって商品の数量が合っているか合っていないかを判断出来るようになります。
もし間違っていれば、なぜ商品数が合っていないか日付や管理者をさかのぼって原因を突き止める事も可能となります。
システム管理していると企業側もチェック可能
このようにして管理しています。ここで肝心なのが、企業側もそのシステムを見れるのです。そして在庫証明書を企業側が書いて倉庫会社に捺印して返送してくれという事が起こってしまいます。これは、倉庫会社による目視によっての確認作業が入っていないので、正確な在庫証明書というと少し違うような気がします。
証明書を書くのは倉庫側であるべき
まだ検品が終わってない商品があるかもしれませんし、正確な確認をせずに在庫証明書を企業側が書くという部分に問題があるのです。在庫証明書のフォーマット自体は、企業側が書く事は良いと思います。なぜなら会計処理をするのは、企業ですので、自社のフォーマットに合わせていきたい気持ちは十分理解出来ます。
ただ、商品数を入力、書くのは、倉庫会社でなければならないという事です。実際に商品があるのは、他社や契約している倉庫会社だからです。この手間を省く為に自社工事etcを作る企業も多いのです。
決算期に監査がある時でも、脱税行為ととらえられないように在庫は資産であると認識の上、はっきりとした在庫証明書を書くようにして下さい。はっきりとした在庫証明書があれば何か問題が起きた時も法的に有利に働きます。
在庫証明書の書き方は？
在庫証明書を書く時、どのような項目を書く事が求められるのでしょうか。基本的に作成における決まりごとはなく、その事業者によって委ねられる部分があります。基本的には、提出される方が求める項目をはっきりと書けばよい為、主導権は提出を求める方にあります。
出来るだけはっきりと書く事、そしてその項目も相手側が見やすく、信頼が得られるような内容にすべきです。
項目
在庫証明書は、前述した通りにはっきりと定められているものではありません。その為、項目についても各企業のやり方に定められている為、これが絶対！という項目はありません。一般的な項目についてチェックします。簡単な書き方は以下を満たす事です。
- 作成日
- 会社名
- 担当部署
- 担当者名
- どの倉庫か
- 商品
- ロットNO
- 数量
- 商品原価
- 仕入れ原価
- 倉入れや倉出し料
- 倉庫作業員の人工料
- 事務員のデータ入力や実数在庫チェック料
ただ、倉庫をひとつ借りている業者なのか、ロットだけを借りている業者なのか、そういった部分によっても書く項目が変わってくるので注意が必要になってくると考えられます。
商品の金額に関しては、企業それぞれで仕入れや制作代金によって変わってきますので、それぞれの金額を入力し、全ての商品の金額を算出しなければなりません。
各企業における項目なので自社の基準に応じてはっきりと書く事が求められるでしょう。単位等も求められる企業に従いましょう。
在庫証明書の例文から書き方をチェック
在庫証明書を書く際、ある程度どのような書き方が良いのかを把握しておく必要があります。例文をチェックします。
①タイトル
在庫証明書という事をはっきりと書く事が大事です。
②作成日
右上に令和○年○月○日といった感じではっきりと作成日が分かるような欄を書きます。
③管理対象の各種情報
管理対象の各種情報を記載します。
- 氏名
- 住所
- 会社名
- 担当者名
- 電話番号
在庫証明書の依頼方法
在庫証明書の発行を依頼する時、最も肝心なのが依頼内容です。依頼内容が分かるように書いて、その下部分に詳細を書いていきます。
このような形で書いて、必要部数etcも分かるようにはっきりと明記します。また、相手が分かるようにように郵送やファックスやメールのどの手段で発行して欲しいのかチェック出来る項目を作ると親切です。そして、在庫証明書の使用目的を書いておくと相手が納得出来るので安心です。
- 期末決済を行なう為
- 社内の商品管理
- その他、特記事項
上記のようなポイントを明記しておけば、相手も安心して在庫証明書を発行出来ます。
在庫証明書のフォーマット
在庫証明書を書く際、いちから全てをエクセルやワードで書くとなると大変難しい部分があります。会社における業務は管理業務だけではありません。もし管理業務のみの会社だとしても、抱える商品種類や商品の数が膨大であればいちから資料を作成するとなると効率が落ちてしまいます。
その為、はっきりと書く為にはフォーマットやフォーマットを使用するという手段もあります。フォーマットは、インターネット上に無料でダウンロード出来る状況であり、安心して利用出来ます。その細かな部分もはっきりとチェックし、自社の都合の良いように書くと良いです。
小規模な在庫証明書のテンプレートをご用意しておりますので、必要であれば在庫証明書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートよりダウンロードを行う事が可能です。
フォーマットは、上手に使えばかなり便利ですのでおすすめです。無料のフォーマットも参考になるものが沢山あります。色々な種類のフォーマットを見て、見やすく作りやすいものを選ぶようにして下さい。
在庫証明書は分かりやすい書き方やフォーマットがGOOD！
在庫証明書を書く際、提出を求める相手に分かりやすい書き方が欠かせません。会社がこの資料を必要とする理由は、上記にもあるように商品を会社の資産と捉えているからです。資産を隠す事は法的にも問題があります。分かりやすく、間違いのない数値を書き込む姿勢で慎重に取り組んで下さい。
