企業によっては、誰がどういった資格を有しているのか理解しておく必要があります。とくに作業場で働く際、資格が必要になる業務が多くなる可能性がある為、それらを把握していない事で法律違反になる事もあります。有資格者一覧表とは何か？作り方や書き方を解説します。土木や建設業をはじめとする職業で欠かせない社員の管理に必要です。エクセル作成が便利です。
有資格者一覧表について
有資格者一覧表を作る為には、有資格者一覧表を作る意味を理解しておかなければいけません。ただ指示されたからといった形で盲目的に作成しても、よい有資格者一覧表を作る事は難しいです。ここでは、まず有資格者一覧表の作る意味について考えていきたいと思います。
有資格者を管理する
有資格者一覧表の重要性のひとつが、企業内にどれだけ資格を有している者がいるか理解するといった部分です。
有資格者一覧表というほどですので、さまざまな資格が記載できる必要がでてきます。職業によっては100種類以上の資格が存在しているなど、その数は膨大です。個人が理解している、上司が何となく理解しているのではなく、必ず企業として有資格者一覧表を作るように心がけていきたいところです。
管理すべき有資格は？
有資格者一覧表とはいえ、どの資格を分けて一覧とするのかが重要です。
例えば、民間のちょっとした資格を取得したからといって、それらを全て一覧表にまとめるのは意味がありません。また、業務に関連しない資格を有している社員をその一覧表に書いても、何らかの意味はあるかもしれませんが、重要なポイントを発見しにくくなるだけで非効率です。
まず、有資格者一覧表で企業が管理すべきは、業務に重要性のある資格である事を理解しておきます。多くが、国家資格や公的資格でもその業務に重要性のあるもの、技能講習、特別教育、社内資格も業務に必要であれば書いておくべきです。この資格がある人間がいるかいないかで、新しい業務をスタートさせる事ができない事があります。
有資格者一覧表を作る上で、その重要性がしっかりと理解できるように頭に入れておいて下さい。
有資格者一覧表の作り方と書き方
有資格者一覧表の作り方について解説していきます。あくまで一例ですので、自社のシチュエーションや職業に合わせた上でアレンジしていきます。
必要な資格を整理する
上記でもお伝えしているように、有資格者一覧表とはいえ、職業に一切関連しない資格を書いても意味がありません。資格名が膨大になっていくだけであり、重要な資格が埋もれてしまい時間の無駄になります。有資格者一覧表を作る上でのポイントとして、自社にはどの資格が必要になってくるのかチェックするといった流れです。
データはエクセルで作る
有資格者一覧表を作る際、そのデータはエクセルで作れるように調整しておきます。
まず、有資格者一覧表のベースをエクセルで作成しておき、さまざまな修正対応がしやすいように作成しておく事が重要になっていきます。ただ、一覧表をつくって終わりではなく、数年後の事なども考えながら有資格者一覧表のベースを作るようにしていきます。
氏名を記載するか？
有資格者一覧表を作る場合、社員の氏名と資格を合わせて追記するか考えておく必要があります。もちろん、氏名と資格を同時に記載するのは問題ありませんが、一人の社員が複数の資格を持っている場合もあります。さらに、上記でお伝えしたように、その社員が退職した場合、その項目を全て削除するのに膨大な時間がかかる可能性があります。
仮に、有資格者一覧表に記載する資格の種類が少ない場合や社員数が少ない場合は氏名と資格を合わせるように作ります。一方、ある程度の規模の企業の場合やさまざまな土木や建設業における現場から人間が集う場合、資格も膨大になる事から、氏名ではなく資格名と人数で調整できるようにすると便利です。
有資格者一覧表書き方
有資格者一覧表の書き方は、特別に定められているわけではありません。その為、自社に合わせたフォーマットで作成されていれば問題ありません。しかし、一方であまりにもオリジナリティが高いフォーマットで作成してしまうと、第三者がわかりにくくなってしまいます。その為、枠や項目などで視認性が高く、第三者が見ても理解できるような形で作成されているように書き込んで下さい。
また、有資格者一覧表を作る際は最上部に「有資格者一覧表」といったタイトルを作成し、最新更新日の日付を書き込めるようにしておくと便利です。
有資格者一覧表の項目
有資格者一覧表の項目の書き方を解説していきます。まず、左から「関連法規制」といった項目を作成し、中央部には「資格名」、「人数or氏名」といった形で作成していきます。
関連法規制は、廃棄物の処理及び清掃に関する法律、「産業廃棄物又は特別管理産業廃棄物の許可申請に関する講習会 処分課程 1」などと記載し、その人数を書き込む形です。それらを、資格毎に作成していけばよいです。
土木や建設業をはじめとする職業で欠かせない社員の管理を有資格者一覧表を使って的確に！
有資格者一覧表は、社内の業務や法律遵守の側面からも必ず作成しておくべき書類のひとつです。土木や建設業をはじめとする職業にて軽視する事の出来ない社員の管理作業の一環で作るべき資料です。安全や社員の健康や生命にも関わってくる部分もあるので、手を抜くのではなく、徹底した形で有資格者一覧表を作成できるように注意して下さい。
