就活中、エントリーシートなどの提出物をメール添付で送信する事があるでしょう。添付する内容が最も重要であるのは当然ですが、その添付メールの本文の作成方法にも注意しなければなりません。就活における履歴書やエントリーシートを企業にメール提出する時の添付ファイル送付時の例文や書き方を解説します。就活で添付メールづくりに悩んでいる方は、ぜひこちらを参考にしてみて下さい。
添付メールの例文をチェック
就活で利用出来る例文を紹介します。参考に作成していってみましょう。
添付メールの例文
件名 提出物〇〇 送付の件 （○○大学・〇〇）
株式会社〇〇 人事部 〇〇様 大変お世話になっております。
○○大学・□□学部・○○学科○○です。
本メールにて、〇〇日期限の〇〇を添付ファイルにて送付いたします。
お忙しい中、大変恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
署名
とてもシンプルな例文ですが、就活における送付物はこのくらいシンプルである事が求められます。詳しくは、後述していくのでチェックしていきましょう。
添付メールの書き方基本
添付メールの書き方の基本的な情報について解説していきます。
【書き方①】件名で分かるようにする
エントリーシートや履歴書、また何らかのレポートなど、就活先の企業に提出を求められる事も少なくないでしょう。その際、件名に注意して作成されている事が求められます。採用担当者のもとには、数多くの学生からの資料やファイルなどが届いています。
就活生は自分だけではないといった事を考えれば、間違いなく件名によっては開かれない可能性があるといった事になるでしょう。とくに提出物などは期限が存在する為、送付したらとりあえず受領してもらう必要があります。
【書き方②】本文はシンプルに
就活における添付メールの本文は、あくまで誰に誰が、何を送ったのか…といった事が分かるだけで問題ありません。その為、上記の例文のように送った人物の宛名、そして自分の氏名、どんな資料を送付したのかが、はっきりと理解出来るように作成されている事が大切です。
【書き方③】添付を忘れてしまったら
メールの作成に一生懸命だったり、ほかの作業をしている最中に添付メールを作成しているなど、思わずファイルを添付した事を忘れてしまう…。そんな事もあるかもしれません。添付ファイルを忘れたからといって評価が落ちる事はありませんが、その後の対応の仕方でしっかりと挽回していきましょう。
まず、添付ファイルを忘れてしまった事を指摘されたり、また気がついた際、別途メールで再送信する事を伝えます。「再送信 添付データの送付 ○大学…」といった形で、誰が何を再送信しているのか、ハッキリとわかるような件名にすると分かりやすいでしょう。
また、再送信する事になったメールの本文は同じものを使用するのはNGです。
例文のように宛名と氏名を記載した後、以下のような内容で作成しましょう。
度々、ご連絡申し訳ございません。先ほど送付いたしましたメールにて、資料の添付を失念してしまいました。こちら、〇〇を再送いたします。お手数をかけてしまい、誠に申し訳ございません。お忙しい中、大変恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
添付は忘れない事がベストですが、どうしても忘れてしまう事もあります。ぜひ、素早いリカバリに徹しましょう。
添付メールを作る上での注意点
添付メールを作る上での注意点を下記で解説していきます。
【注意点①】PRなどは一切しなくてよい
就活での添付メールは、あくまで機械的なものでかまいません。ビジネスメールは冷たい印象で、自分に個性を出すことが出来ない…。そう考えている方もいるかもしれませんが、それは面接などで発揮すればよい事でメールで伝える必要はありません。
以下のようなPRは一切必要ありません。
- 添付ファイル内容の自己アピール
- 自分はこういった魅力がある
- こういった分野は得意
逆に、マナーがないと判断されてしまう恐れすらありるでしょう。それだけの事を記載するように、注意して作るようにして下さい。
【注意点②】添付ファイルは分かりやすく作る
添付ファイルを送付したからといって、安心ではありません。問題はそのデータがわかりやすいタイトルで作成されているかという事です。
自分だけがわかっている…といったファイル名ではなく、出来るだけ相手が一目で分かるようなものを作成出来るとよいでしょう。例えば、エントリーシートを例文にしてみます。「○月○日 ○大学氏名 エントリーシート」といった形でファイル名が作成されていると丁寧でしょう。
【注意点③】メールアドレスは一般的なものを使う
今、スマートフォンで資料などをやり取り出来るようになっています。しかし、就活におけるメールアドレスは、出来ればPCアドレスを利用したいところです。学生気分が抜けていないと思われてしまうのは、マイナスにしかなりません。これらを注意した上で、添付メールを作成してみて下さい。
丁寧な書き方で履歴書やエントリーシートの添付ファイルをメールで企業に送ろう！
就活では、さまざまなメールを担当者に送信しなければなりません。エントリーシートや履歴書は特に就活の勝敗を左右する重要な資料です。間違いなく、正しいメールで受け手に送信する事が求められます。企業に欲しい人材だと思われるようなビジネスライクな書き方を心がけた添付ファイルのメールを送信して下さい。
