転勤の挨拶状の書き方を例文を交えて解説！転勤先への異動時期も考慮して、いつまでに渡せばOK？

企業に属す社会人であれば、「転勤」を命じられる事もあります。その際、業種や立場によっては転勤の挨拶状を書く可能性があります。転勤の挨拶状の書き方を例文を交えて解説します。転勤先への異動時期も考慮して、いつまでに渡せば良いのかにも触れます。

転勤の挨拶状を渡す時期は？

転勤の挨拶状は、お世話になってきた取引先やお客様へ渡すものです。その為、出来るだけ丁寧に感謝の気持ちを込めた挨拶状にすべきです。そんな転勤の挨拶状ですが、渡す時期を間違えるとマナー違反になってしまう恐れがあります。

また、転勤はあくまで社内の辞令である事から、内容の取り扱いには細心の注意を払うべきです。

それぞれ解説します。

転勤が命じられる際、一般的な企業であれば一ヶ月前ぐらいに内示で知らされます。

内示は他人に伝える事ではなく、社外へ漏らす事は絶対にNGです。

その為、転勤の内示の状態で挨拶状を渡すのはあってはならない事です。必ず正式な辞令が会社から出た上で、取引先やお客様に挨拶状を出して下さい。

正式な辞令が出た後、転勤先への着任までにはある程度の時間がかかります。着任した際、覚える事や新しい取引先との挨拶というように、多種多様な業務をこなさないとなりません。また、着任した後に挨拶を送らないと二度手間にもなり得ます。その為、出来るだけ着任前に出す事をおすすめします。

どうしても無理であれば、簡単な挨拶メールだけは出しておき正式にあらためて作る事を伝えておくと安心です。

着任後2ヶ月以内に送るのがマナーとされています。

本来は正式な辞令が出たその日に挨拶をしたいところです。しかし、内容的にゆっくりと挨拶状を作れない可能性もあります。その際、電話やメールや口頭でで簡単に伝える事がマナーと考えられます。

相手によってはこの連絡だけで理解してもらえますし、目上の方や大変お世話になっている人であればあらためて挨拶状を出して下さい。

渡すタイミングだけでなく、書き方にも注意すべきです。書き方のポイントをまとめました。

順番に解説します。

自分は転勤した事を伝える事が理解出来ていますが、相手は一般的なビジネスメールが届いたと思う可能性があります。その為、目につくように転勤の挨拶状をメールで送る際は件名で理解出来るような書き方が求められます。

機種依存文字は、パソコンの種類やOSに依存した文字の事であり、それに合致しないと文字化けしてしまう恐れのある文字です。せっかくの挨拶状が文字化けしているのはそもそも相手も読めないので、マナー違反ですし、二度手間になります。

そもそもビジネスメールで絵文字を使うのは一般常識としてはマナー違反となるので挨拶状では避けるべきです。

転勤すれば肩書きや部署名、また所属会社、電話番号も変わります。それを忘れてしまうと、相手は以前の肩書きや連絡先しか知らず迷惑をかけてしまいます。挨拶状を送る際、必ず文末に転勤後の肩書きや連絡先を記載して下さい。

上記でお伝えしてきた注意点を踏まえた、一般的な例文を紹介します。

例文

拝啓

時下ますますご清祥の事とお慶び申し上げます

さて私ごとで恐縮でございますが、このたび○月○日付で株式会社への勤務を命じられました

○株式会社在勤中は格別のお引立てを賜り心よりお礼申し上げます

新任地におきましても精励いたす所存でございます

今後ともなお一層のご指導ご厚誼を賜りますようよろしくお願いいたします
敬具

○年○月 ○株式会社 ○部住所電話番号氏名

転勤は誰もが忙しく慌ただしい状況である事を理解しています。だからこそ、そういった時に挨拶状が出せる余裕が相手への信頼を勝ち得るポイントでもあります。ぜひ、今記事を参考に正しい書き方や送付時期の知識を身に付けて、相手を敬う気持ちを伝えてください。