作業や業務を適切に行う為に作成されるのが手順書です。業務を行う上でとても重要な役割を持ち手順書があるかないかで、業務のレベルが変わってくると言っても過言ではありません。
わかりやすい書き方や作り方や作成方法を解説します。業務マニュアルとの違いにも触れます。手順書作りが上手い人になれば会社での評価UPにも繋がります。
手順書とは？
業務の内容を細分化し、その業務を円滑に行う為に解説した資料です。効率の良い業務の進め方を考えて構成するので、無駄な作業や工程etcを省けます。
それだけではなく、作業者が安全に業務を進める為にはどうすればいいのか？という事まで考えられて作成されています。従業員の安全を守る他、トラブル予防にも繋がり、業務には欠かせない資料なのです。
手順書の目的
手順書が無ければ、作業の工程をその場で考えて進めなければならない為、業務に無理や無駄が発生します。また、人によって作業の質の違いが個人差によって出てきてしまうというような様々な問題が発生してしまいます。そういった問題の解決の為に、手順書は以下の目的の為に作成されます。
- 見える化
- 標準化
- 品質管理
- コツやノウハウの共有と継承
業務の見える化とは？
業務を行う上で、関係者に理解をして頂かないとスムーズに作業を進められません。業務を見える化すれば誰もがその手順でスムーズに安全に進められます。
業務の標準化とは？
業務を円滑に進める為に、無駄な作業やコストを省き、最適な工程で作業を進められる方法を誰もが出来るようにする為には標準化が必要です。
業務の品質管理とは？
業務の基準やゴールを決める事によって品質を維持出来る他、ミスやトラブルを予防出来ます。
コツやノウハウの共有と継承とは？
手順書に記載したコツやノウハウは、共有や継承して、この先誰が同じ業務を行ってもスムーズかつ安全に取り組めるように保管しておくと良いです。
手順書と業務マニュアルの違い
手順書と業務マニュアルは似たような内容で、どちらも同じと捉えられる事があります。しかし、手順書と業務マニュアルには大きく違う点があり、双方用途を使い分けなければいけません。業務マニュアルは、業務全体の注意事項や作業の流れをまとめた情報で、手順書ほど細分化された資料ではありません。
例えば、作業内容の例で【朝食をとる】工程は業務マニュアルの場合、以下のような内容になります。
- 朝食のメニューを考える
- 朝食に必要な材料の買い出し
- 朝食を作る
- 朝食を配膳
- 朝食を食べる
- 朝食を片付ける
これらの大まかな工程を記載した資料が業務マニュアルとなります。そして、これを手順書にすれば、以下のようにひとつの工程を細分化した書き方になります。「朝食を作る」を例として取り上げると…
- ご飯を炊く
- 食材を切る
- 主食の味付け
- 副菜を作る
- 味噌汁を作る
- 盛り付け
そして、「ご飯を炊く」といった項目を【単位作業】と言います。
わかりやすい手順書の作り方や書き方
決められているテンプレートはありませんが、まず会社へテンプレートの有無をチェックしておいて下さい。では、作り方や書き方のポイントや注意点をわかりやすく紹介します。手順書作りが上手い人を目指して下さい。
手順書の作り方や書き方のポイント
おさえておきたい作り方や書き方のポイントを紹介します。
作成前に、業務の洗い出しを行う
作成前に、業務や作業内容のすべてを洗い出し、整理をしなければいけません。理想的な業務と現実的な問題を知る為にはこの工程は大切です。
作業内容の分解
【手順書と業務マニュアルの違い】にて、例に挙げた朝食をとる手順のように、まずは一つの作業内容を分解していきます。それからさらに細分化をして下さい。
重要な部分の作成から
最も重要な作業工程から1つずつ作成すれば作りやすくなります。
イメージをしながら
工程の細分化が出来たら、いよいよ手順を並べなければいけません。この時に大切なのが、実際に作業をイメージして、自然な流れで設定する事です。そうすれば、無駄な工程や手間を省く事が出来ます。
そして、その手順でトラブルの発生リスクが上がってしまう場合、安全に行える手順を加えるetcの工夫が必要です。無駄な工程や手間etcをあまり厳しく削減してしまうと、反対に安全性に欠けていたり、トラブルが発生したりとリスクもあるので、気を付けましょう。
手順書の作り方や書き方の注意点
おさえておきたい作り方や書き方のポイントを紹介します。
当たり前の工程だからと省略しない
作成者が当たり前の工程だと思っていても、その他の人が当たり前と理解しているとは限りません。誰がやっても必ず同じ結果が出せるよう、また業務が行えるように事細かく記載しなければいけません。
専門用語は使わない
誰が見ても同じ結果を出せるようにわかりやすい書き方や作り方を心掛けて下さい。しかし知識のない新人は、知らない専門用語も沢山あります。そのような方へ、専門用語が沢山使われている手順書を渡しても解読が難しいです。知識が無い人でも作業をスムーズに進める事の出来る様わかりやすい手順書を作成して下さい。
曖昧な書き方をしない
たとえば、「長靴を使用しなければいけない場合もなくはない」のような、曖昧で長い文章はわかりやすい資料とは言えません。以下のように、簡潔にはっきりに書くようにして下さい。
- 「長靴は使用する場合もある」
- 「長靴は使用する場合もあるので用意しておくように」
わかりやすい手順書の作り方や書き方をおさらい
作成時のポイントは以下の3点です。
- 作業の洗い出し
- 重要な部分から細分化
- すべて細分化出来たら、イメージをしながら並べていく
そして、作成時の注意点は以下の3点です。
- 工程を省略しない
- 専門用語の使用はしない
- 曖昧で長々とした書き方をしない
手順書は初心者でも必ず安全に同等な結果が残せるようにわかりやすい資料に作成すべきです。また、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトにて、簡単にダウンロード&使用が出来るので利用してみて下さい。
