取引先への企画・アイデア提案を行う営業活動や社内へ意見する際に使われる提案書。何らかのアイデアや意見を述べる為に作成したいと思っている方で、これまで提案書の作成をした事がなく、書き方も分からないという方もいらっしゃいます。ここでは提案書の書き方や、導入される為のポイントetcについて解説していきます。
提案書とは？導入されやすい書き方・構成etcを解説
作成して提出しても、読んだ人から導入出来ると思われないアイデアや意見は通りません。作成する目的と、どのような書き方や構成にすれば導入されやすいか見ていきます。
提案書とは？
社内や取引先etcに対して業務の改善やアイデアを書面化にした資料です。受領した先は趣旨を精査して、導入すると判断した時は趣旨に沿った行動をとる事になります。
提案書の目的
社外の取引先・社内に提出するのでは、作成目的が異なる事が多いです。
- 取引先向け・・・営業目的
- 社内向け・・・業務改善や対策今、社内にある課題（課題があると感じている事）を解消する目的があります。改善を目的としたものは、改善提案書と呼ばれる事もあります。
査定アップさせる為の提案書の書き方は？
せっかく作成して提出しても、その趣旨が納得出来る・企業にとって有益な事だと判断されなければ導入してもらう事は出来ません。
提案書の書き方
書き方に決まりはありません。その為、どのような趣旨で作成しても大丈夫です。
書き方ポイント１：形式に囚われない
作成する際に多くの方がやってしまう間違いが、形式にばかり気を取られた文書を作成してしまう事です。
書き方ポイント２：シンプルに
趣旨は出来るだけシンプルに分かりやすく伝えます。不必要な情報は含めないようにしなければなりません。枚数も、なるべく少ない枚数にまとめて下さい。
書き方ポイント３：表紙・目次のページ
表紙・目次のページがあれば、より伝わりやすくなります。提案趣旨の概要や構成を理解した上で読み進めてもらえます。
書き方ポイント４：客観的に
相手が知りたい事・相手に伝えたい事のみを書いて下さい。アピールしたい思いが強すぎると、主観的な趣旨になってしまいます。提案書は、提出先の目線で作成しなければ導入されづらい為、自分目線の趣旨になっていないか常に注意しながら作成して下さい。
提出先目線で作成するには、以下の趣旨を相手に伝わりやすい趣旨にする必要があります。
- 何が言いたいか
- 何をしたいか
- それをどうやって実行するか
- その結果どうなるか
提案書を作成する際に注意すべき事は？
ポイントとして、以下の4つの点に注意する必要があります。
- 現実的な趣旨で作成
- 趣旨の予算やスケジュールを明確に
- 課題点をしっかりと提起
- メリットを明確に
現実的な趣旨で作成
思いつきであっても、現実的でないと導入されません。導入されやすい提案書を作成する為には、提案段階から具体性や実現性がないといけません。
趣旨の予算やスケジュールを明確に
費用がかかる時には、必要予算は出来るだけ明確にして下さい。特に、取引先に営業目的の提案書を作成する時は、具体的な数字を記載しなければ見向きもしてくれません。予算がかかる趣旨だと、高い予算がかかるという印象を避けて書いてしまいがちですが、出来るだけ明確にして、費用対効果を強調すると導入されやすいです。
また導入されやすい提案書を作成する為には、スケジュールも明確に記載して下さい。実現する為には、どのくらいの期間がかかるか、導入されたらいつからスタート出来るかetcのスケジュールを予算とあわせて明確にして下さい。提案書に記載された趣旨にリアリティを与える事が出来る為、提出先も積極的に読み込んでくれる可能性も高まります。
課題点をしっかりと提起
社内向けに作成する改善提案書は、課題解消方法を提言する為の資料です。課題点をしっかりと明確に提起する事が重要です。
以下の項目をしっかりと提起する書き方を心がけて、導入されやすい提案書を作成して下さい。
- 課題はどのような趣旨か
- 課題によってどのような課題・弊害が起きているか
- 課題を解消する為の改善点は何か
提案によるメリットを明確に
課題解消への方策やアイデア、道筋を記載していない状態はおすすめしません。企業にどんなメリットがあるか、どんな課題が解消するかを記載して下さい。提案によってどんなメリットがあるかは、提出先が最も期待している部分です。メリットは出来るだけ明確に書くようにして下さい。
提案書と企画書との違いは？
良く似た資料に企画書があります。意味合いが似ている為、名称が異なるだけで同じ趣旨の資料だと思いがちですが、実際には提案書と企画書は少し意味合いが違う資料です。
提案書とは？
改善案や対策etcを伝える資料です。社内や取引先が抱えている課題を解消出来るようなアイデアを提言する為に作成します。
企画書は？
企画書は企画した趣旨をまとめた資料です。例えば、社内や取引先へのプレゼンで、行いたいプロジェクト・新たな製品・サービスの開発と販売の許可を得る為に作成します。
提案書の書き方・フォーマットに標準様式はある？
決まった書き方のフォーマットはありません。企業によって所定のフォーマットを使用する所もあるようですが、大半は自由なデザインで作成しても大丈夫です。
提案書は「客観的・シンプル・分かりやすい」を心がけよう！
新しい事を始めたい時、課題を改善したい時、それを受け入れてもらう為には提言する必要があります。せっかく良い提案をしても、納得してもらえる趣旨でなければ導入してもらえません。納得してもらう為には自らの考えであったとしても、相手の求める情報を盛り込んで、相手の考えに沿った客観的・シンプル・分かりやすい趣旨にする必要があります。本記事の趣旨があなたの提案書作成の参考になれば幸いです。
