【ビジネスメール】体調不良のお詫びを取引先にしたい時の例文を紹介！体調回復時の復帰連絡も忘れずに！

ビジネスメールで体調不良のお詫びを取引先にしたい時の例文を紹介します。体調回復時の復帰連絡も忘れずにして下さい。社会人になると、体調管理はとても大切な事ですが、いくら気をつけていても体調不良になってしまう事はあります。

特に近年では新型コロナウイルス感染症の問題もあり、少々の体調不良でも念の為に直接会う事を避けるケースが増えてきています。そこで、問題になるのが、取引先と何らかの予定が入っていた時のシチュエーションです。

取引先に体調不良で予定変更をしたい時のマナー

取引先に体調不良で予定変更をしたい時のマナーは以下の通りです。

【お詫びメールマナー①】出来るだけ早く伝える

キャンセルするならもちろん延期してほしいシチュエーションでも、出来るだけ早く「当日は体調不良で参加出来ない事」と「別の日にしてほしい事」を取引先に伝えるようにして下さい。当日のキャンセルは、急な連絡なのでメールは適切ではありません。まずは電話にてお詫びするようにして下さい。

もし、取引先に電話が繋がらないシチュエーションや喋れないなどのシチュエーションではメールを送るようにして下さい。

【お詫びメールマナー②】きちんとお詫びを

体調不良は仕方のない事ですが、急なキャンセルによって取引先に迷惑をかけてしまう事となります。必ず丁寧にお詫びをするようにして下さい。

【お詫びメールマナー③】休み明けの挨拶も忘れずに

体調不良で休んで、次に出勤する際はいつもより早めに出社し、上司や同僚などに挨拶をすると好印象です。また、取引先との予定がキャンセルになったら、その件についてお詫びの言葉と、復帰した事を電話、もしくはメールで報告するようにして下さい。

体調不良で予定変更をしたい時のメールの書き方

体調不良でその日の予定をキャンセル、もしくは延期してほしいシチュエーションのポイントを紹介します。

【メールの書き方①】件名は【緊急】などとする

件名は急ぎである事が分かるように【緊急】や【急ぎの連絡】などとしておいて下さい。

上記のように、メールの内容を一言で伝えられるような件名をつけるようにして下さい。

【メールの書き方②】事情の説明を

なぜキャンセルや延期になるのか、事情を説明しなければいけません。プライベートな部分もあるかと思いますので、詳しい病名や症状を説明する必要はありません。ですが病気なのか、不幸があったのかなど相手が納得出来るような説明をする必要があります。

【メールの書き方③】日程のすり合わせは後日

体調不良で日程の変更をしてもらうなら、具体的に変更後の日程をその日のうちに決める必要はありません。いつ体調回復出来るか、その場ではわからないかと思います。なので、体調がよくなって出勤出来るようになってから改めてアポを取り直すといいです。メールで送るなら「体調回復次第改めてご連絡致します」などと書いておいて下さい。

【メールの書き方④】お詫びの言葉を伝える

体調不良でお休みする事は悪い事ではありませんが、それによって仕事が滞ってしまったり、相手の予定を変更させてしまったりと迷惑をかける事になります。なので「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」などと、一言お詫びの言葉を伝えるようにして下さい。

【例文】取引先へ送る体調不良のお詫びメール

まずは「急なお願いで大変申し訳ないのですが」「当日の事で誠に申し訳なく存じますが」などとまずは「申し訳ない事」を伝えて「延期」をお願いする文章を続けて下さい。よくあるのが「体調を崩したので予定変更してほしいです」と初めに伝えてしまうパターンです。

これは、絶対にダメというわけではないのですが、まずは結論を「申し訳ない気持ち」がある事と同時に伝えられるのがいいので、例文の通りに伝えるのがベストです。また、病名を伏せたいなら「昨夜から熱が続いており、お休みを頂く事となりました。」などとするといいです。

【例文】取引先へ送る、休み明けの挨拶メール

取引先へ送る、明けの挨拶メールの例文は以下の通りです。

まずはお詫びのメールを送るようにして、予定の延期についての相談は別のメールで送る事がベストです。また、メールの中には「体調回復している」事を伝えられると良いです。

ビジネスメールで体調不良のお詫びを取引先に行おう！体調回復時の復帰連絡も忘れずに！

体調不良のお詫びは、基本的には電話で伝えるのがマナーとして正しいです。しかし、電話のタイミングが合わなかったり、体調不良で声が出ないなど、電話がどうしても出来ないなら、メールで連絡するようにして下さい。メールで送る際は、目に留まりやすくする為に【緊急】【緊急のご連絡です】などとして下さい。

体調回復をして復帰する際も上司や取引先にしっかりと一報入れて下さい。ビジネスメールは適宜タイミングよく入れると好感度と信頼感がUPします。