ビジネス文書の「記」とは？読み方や使い方を知ろう！「以上」についても解説あり！

ビジネス文書を作成する上で重要になってくるのが、ビジネス文書における流れをしっかりと覚えておく事です。ビジネス文書は小説でなはなく、あくまでビジネス向けの文書である故、しっかりと相手に伝えるべき内容が基本に沿っている事が重要になってきます。ビジネス文書でもよく利用されている「記」とは何か、読み方や使い方を解説します。「以上」についても知っておくと安心です。

ビジネス文書における「記」とは？

ビジネス文書を作成する上で、「記」といった部分を作成するシチュエーションが出てきます。あまり見た事がないと思われる方もいるかもしれませんが、何らかの案内状などを受け取った際、「記」といった文字を見た事があるはずです。

さて、そんなビジネス文書における「記」ですが、じつは記書きと呼ばれる部分の事を指しています。読み方は「しるしがき」です。

ビジネス文書の中には、何らかの催し物などを案内するものも少なくなく、そのインフォメーションとして利用する事が少なくありません。ご自身で案内状などを作成する際は、「記」を利用出来るように理解しておく事をおすすめします。

記書きの基本的な使い方は？

ビジネス文書で記書きを作成する際、重要になってくるのはその使い方です。詳しくは後述しますが、案内状などを作成する際に利用されるものであり、インフォメーションを分かりやすく作成する場合などに利用されています。

それ故、とくに記書きを必要としないビジネス文書を作成する場合は、無理に利用する必要はないです。基本的な使い方について解説します。

「記」を使わないとどうなるか・・・

仮に案内状を作成する際、「記」を使わないパターンを紹介します。

この文書を見て、かなりわかりにくいと感じた方は多いはずです。ビジネス文書を作成する際、上で紹介したような文面は本文であり、そこには経緯や開催する事、そして感謝の気持ちなどを述べるといった事だけで問題ありません。

その中にインフォメーションを入れても問題ありませんが、あくまでいつどこで…といった程度にとどめておき、その細かなインフォメーションなどが記書きで作成されるのが一般的です。実際にビジネス文書における記書きの作成方法について解説します。

「記」の使い方

ビジネス文書で記書きを作成する際、基本的には本文の下部に書き込むする事が一般的です。そして、記書きを作成する場合には、記と以上をセットにする事が基本とされているので、その部分は間違えないようにして下さい。

「記」の入るまで

「記」を利用した文章の作成について解説します。元になる本文は以下の通りです。

これでは少し冗長なイメージを抱いてしまう事から、しっかりと記書きでそのインフォメーションを伝えたいところです。

「記」の例文

上で解説した本文をもう少しすっきりさせ、細かなインフォメーションは省いた形で記書きを作成するシチュエーションとなったとします。その際、基本的に本文は伝える事だけを伝え、その下部の文章に記書きを使って下さい。

例えば、前述の流れでいけば例文はこのようにりなります。

また、記書きの書き方としては、空白を無理にあける必要はないので、記で1つ空白を空けて、箇条書きは空白あけずに字下げで行います。そして、最後に文章が終わるといった意味で「以上」を利用すれば問題ありません。

場合によって、記書きの最後に一文を必要とする事もあるので、それを書き込んだ後で以上を入れるとわかりやすいイメージを与える事が出来ます。

ビジネス文書の記書きのメリット

ビジネス文書で記書きを作成する場合のメリットは、相手にしっかりと伝えるべき事が伝わる点です。ビジネス文書で大切な事は、伝えたい事を伝えたい相手にしっかりと伝えられている事です。その為、本文にうやむやに書き込まれているだけでは、インフォメーションがしっかりと伝わらずにトラブルに発展してしまう恐れがあるのです。

「記」と「以上」の組み合わせを使って見やすいビジネス文書を作ろう

ビジネス文書の中には、「記」を利用するものが少なくありません。ビジネス文書で「記」を利用する機会がある方は見やすさ重視でドキュメント製作に着手して下さい。末尾の「以上」も付け忘れないように要注意です。