書き方・例文

回覧表・回覧板のめんどくさい時でも作れる作り方や回し方・マナー!町内会や自治会・団地やアパート・会社内で活用



回覧表・回覧板の作り方を紹介!町内会・自治会・団地・アパート・会社内で活用しよう

回覧表・回覧板は、お仕事では仕事関係の重要事項や会社内での行事、自治会や町内会では地域のお知らせや居住している団地やアパートなどで幅広く使用されています。重要な事を記載する為、一目見て分かりやすく、適切に伝えられる物を作成する事が大切です。会社・自治会や町内会で使用する場合の2種類のケースにおける作り方・マナー・注意点をご紹介します。

実際はめんどくさいから回覧板はいらない場合や廃止したいけど続いていて回す必要がある場合は無理にでも作成する必要があります。作成がめんどくさい場合は無料で使えるテンプレートなどを活用しながら回し方・挨拶文などのマナーを守り作り方を守って作成しましょう!

回覧表・回覧板について

回覧表・回覧板の作り方を知る前に、回覧表・回覧板の基本的な情報をおさらいしましょう。

回覧表・回覧板とは?

回覧表・回覧板とは、行事や重要性がある内容を知らせる為に作成し、社内や各家庭へ回し、確認してもらう為の書類です。

回覧表・回覧板の必要性

近年では、ネット環境も普及していて回覧表・回覧板はいらないのでは?廃止にしても良いのでは?と思っている方もいらっしゃいますが、ネット環境がない家庭もあります。さらにメールでお知らせした場合でも、相手にきちんと届いているか、確認出来ているのかが分かりません。回覧表・回覧板などの書類を回す事で、確認した人はサインをする事でより正確に情報を伝える事が出来ます。

回覧表・回覧板をメールで回す事は可能?

回覧表・回覧板の必要性で少しご説明しましたが、メールでお知らせをする場合は届いているのか、確認をしてもらえたのかが把握出来ずトラブルに発展してしまう可能性があります。特に自治会・町内会・団地・アパートでは老若男女様々な人がいらっしゃいます。パソコンは愚か、スマホや携帯でのメールの仕方も分からないという方もいらっしゃるのが実態です。もしも回覧表・回覧板をメールで回す場合は、返信を必ずしてもらうようにしましょう。

回覧表・回覧板の作り方を例文に沿って確認しよう

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回覧表・回覧板を作るにあたって、例文に沿って書き方をご説明します。

社内・自治会・町内会の共通ポイント

回覧表・回覧板の書き方例を以下に掲示します。

①回覧表
②〇〇〇〇年〇月〇日


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④※内容が確認出来ましたら、確認した日付と押印をお願いします。確認後は速やかに次の方へ回覧をお願いします。
⑤作成者_________
⑥(題名)○○のお知らせ
⑦内容

①タイトル

一目見て回覧表・回覧板とわかるように用紙の一番上に「回覧表」または「回覧板」と記載しておきましょう。特に自治会・町内会・団地・アパートでは高齢者もいらっしゃるので大きく目立つように記載しましょう。

②日付欄

作成日を必ず記載しておきましょう。

③確認者のサイン・日付記入欄

社内ではこのようなトラブルは少ないですが、特に自治会や町内会に関する回覧板に多いのが、回覧板が回ってこないというトラブルです。単に忘れている場合や、忙しいなどという理由で回覧板を止めてしまう人がいます。

回覧板が最後の人まで届かずに大切なお知らせを期限内に知らせる事が出来なかったというトラブルになってしまわないように、日付欄とサイン欄を設けておきましょう。

④注意書き

例のように、速やかに次の方へ回すようお願いする催促文や、回覧板の扱いについての注意書きなどを記載しておきましょう。

⑤作成者の名前

質問などがある場合、作成者が誰かわからず聞きたい事が聞けないというトラブルが発生し得ます。回覧板の作成者の名前を必ず記載しておきましょう。

⑥題名

題名は誰もがすぐに分かるように簡潔に1行でまとめましょう。例えば、会議の日時お知らせなどの場合は、「会議について」のように簡潔に、一目見てどのような内容が書かれているのか分かるように作成しましょう。

⑦内容

社内の場合は挨拶文は不要です。内容は伝えたい事が沢山ある場合、長くなってしまいがちです。そのような場合は箇条書きで伝えなければならない事をシンプルに記載しましょう。

結論から始めると相手に伝わりやすい文章になります。

自治会・町内会・アパート・団地の場合は、挨拶文を入れておく事をおすすめします。ご高齢の方もいらっしゃる可能性が高く、形式や礼儀にこだわる方が多いからです。礼儀を欠いては回覧板・回覧表の内容を快く読んでくれない方も出て来るリスクが生じます。挨拶文は簡単な「拝啓 ますますご清祥の事とお慶び申し上げます。」などで十分です。もちろん、季節の挨拶を入れてもOKです。

※添付資料がある場合

回覧板の内容に関わるもので別で資料がある場合は、その旨を分かりやすく記載しておきましょう。例えば、回覧板には重要な部分を箇条書きで記載し、【詳しくは別紙参照】などの別紙が添付されている事をお知らせする文章を記載しておきましょう。

締めくくりに一言

伝えるべき事を記載した最後に「以上」と添えておく事で、これ以上続きがない事を知らせる事が出来ます。

団地やアパートにて回覧板を回し方と順番とは

基本的にアパート内に回覧板が存在している場合や自治会や町内会でアパートが回す場所に含まれている場合は決められた部屋番号から順番に回す必要があります。アパートなどの場合は回覧板がめんどくさい為に次の人に回さないとかいらないと言う方も存在ます。班長や役員に連絡し回覧板ではなくA4サイズのお知らせ・張り紙などにし、次回から順番を飛ばす様にする事も大事です。

回覧板は回らないと意味がありませんので、特に最後に受け取った人が班長なり担当に戻す必要があります。回覧板を回す時は順番表を確りと付けて次の方に〇日以内に回してください。などの注意書きを行い回しましょう。実際は一人暮らしの方などアパートを不在にされる方も多いので泊まってしまった場合などは次回の対処や対策とし話し合いを行いましょう。

作り方・回し方の注意点やマナー

作り方を大まかに理解した上で、回覧板・回覧表における作り方・回し方の注意点も把握しておきましょう。

回覧表・回覧板を回す前に

回覧板を回す前に、回す順番をあらかじめ決めておきましょう。順番を決めずに回してしまうと、全員に回らず、サインがない人を確認し再度回さないといけなくなり、手間と時間がかかってしまいます。回覧板にあらかじめ回す順番に名前を記載しておくと受け取った方も次に誰に渡せばいいのか分かりやすいので回覧もスムーズに進みます。

綴じる際の向き

A4サイズで作成する場合は、縦書き・横書きであっても左を上にして綴じましょう。B4サイズなどの大きなサイズの場合は左を上にして、開けるとそのまま読めるように折って綴じるようにしましょう。バインダーを使うと便利です。

敬語・丁寧語の重要性

回覧板・回覧表における適切な言葉遣いについて解説します。

社内の場合

過度な敬語はいらないです。基本的に「ですます調」の丁寧語を使用しましょう。ただし、箇条書き部分は「である調」を使用する方が読みやすいので、箇条書きには「である調」を使用する事をおすすめします。

自治会・町内会・団地・アパートの場合

社内とは違って敬語を使用する事をおすすめします。

期限の記載

回覧板の提出期限を設ける場合は、「必ず○月〇日までに○○(返却する人の名前や場所)までに提出するように。」というように、期限の記載が必要です。目立つように記載する事をおすすめします。

回覧表・回覧板が届いたらすぐに観覧する

回覧板が届いているのに、忙しいからなどの理由で後回しにしてしまうと次の人へ迷惑が掛かってしまいます。社内の場合でも自治会・町内会・団地・アパートなどの場合でも回覧板が回ってきたら、すぐに確認しサインをして次の人へ回すようにしましょう。次の人が不在の場合(すぐに戻ってくると分かっている場合を除く)は飛ばして次の人に回すようにして下さい。

回覧板はめんどくさい・回さない人など様々

回覧板などは現在は次の人に回すのがめんどくさい。一人暮らしで参加したくないなどの人が多数いて昔ほど必要とされていません。次の人に回さない、期間内に回してくれない等が多く発生した場合は回覧板事態も廃止にし掲示板方式やポスト投函方式に変更すると良いと思います。現在は回覧板用のアプリなども出ています。

特に現在はコロナの為に回覧板事態を受け取りたくない、回したくない方も多いので、自治会や町内会、団地やアパート毎で取決めなども新たに必要かもしれません。作成する場合は挨拶文やマナーを守り、必ず順番表も付けて回す順番や日付などを明確に記載しましょう!

【おすすめ】無料テンプレートダウンロードで簡単作成!

回覧表・回覧板は無料でダウンロードが出来るテンプレート・ひな形サイトでひな形をダウンロードし、簡単に作成する事が出来ます。一からひな形を作成するのは大変ですが、あらかじめ表が出来上がっているひな形があれば、内容を入力するだけでOKなので便利です。

シンプルな回覧板・回覧表はコチラから無料でダウンロードが出来ます。続々と新しいデザインを追加しておりますので、用途により使いやすいテンプレートをご利用ください。シンプルなデザインですので、社内や自治会、町内会などで簡単に利用する事が出来ます。