出張etcでホテルや旅館etcを活用した際に、宿泊費を経費として頂く為には申請が必要です。その申請に必要なのが、宿泊証明書です。宿泊証明書ではなく領収書でもいいのでは？と思う方もいらっしゃいますが、泊まったという事実を証明する為には領収書の他に、宿まり先の印鑑が必要となるケースがあります。宿泊証明書について、発行方法・宿泊証明書に必要な事項・活用用途etcをご紹介します。
宿泊証明書について
宿泊証明書とはどんな資料でどんな手続きに使われているのかを解説します。
宿泊証明書とは？
宿泊証明書とは、宿泊を証明する為に泊まり先の印鑑etc押して頂いたものです。一方、領収書はかかった金額・支払が済んでいる事を証明する書類です。
基本的に、金額は宿泊証明書には記入しないです。経費として出す時は、領収書も一緒に出さなければいけません。また領収書には日付は入ってますが基本的には精算時にまとめた金額を記入するケースが多いので、いつからいつまで何泊したかetcは記入されないケースが多い為、宿泊証明書も出す手続きを求める企業もあります。企業によっては添付書類として宿泊証明書は必要なく領収書のみ出す企業もあります。
宿泊証明書の活用用途
宿泊証明書の活用用途の中で、最も多いのは下記にご紹介する用途です。
- 出張の記録として勤務先に出す
- 旅費補助金を請求する際に勤務先に出す
- 施設の優待サービスを受ける
企業・団体における出張記録の為
会社側は、社員が出張等でどこかに泊まった時、その記録を残しておく必要があります。経費として算出する為の資料にもなるので、宿泊証明書を出さなければいけません。また企業によっては宿泊費用をかかった実費ではなく、一律の金額で精算するケースetcもあります。そのような時も宿泊証明書が必要になります。
旅費補助金を請求する為
福利厚生etcの制度を利用して社員旅行etcに行く時にも、宿泊証明書の発行が必要です。各自治体etcの制度を利用し旅行に行かれた際etcも補助金を申請する時には宿泊証明書が必要です。特に補助金の請求の時は不正な請求がないという事をしっかりと証明・確認する為、領収書には記入されない泊まった人数・日数etcは記入された宿泊証明書が必要になります。
施設の優待サービスを受ける為
遊園地や水族館etcの施設で提携ホテルの宿泊証明書を見せれば、入場制限がある施設の時でも確実に入場する事が可能です。せっかく来たのに入場出来ないという残念な結果を回避する事が出来ます。その他にも提携ホテルの宿泊証明書を見せれば、近くの観光地の割引が受けられるetcのメリットもあります。
宿泊証明書の発行方法
発行方法について、お客様側の手続き・ホテルや旅館側の手続きの双方について詳しく解説します。
発行手続きについて
宿泊証明書の発行申請をどう行うべきか、どう承るべきかについてを解説します。
【お客様側】発行希望をフロントで伝える
宿泊証明書の貰い方は、いたって容易です。宿泊証明書は一般的に、ホテルや旅館etcの泊まり先の従業員に記入してもらいます。発行が必要な時は、ホテルや旅館etcのフロントへ「宿泊証明書の発行をお願いします。」と伝えるだけで発行して貰えます。また、会社で宿泊証明書の決まった用紙がある時は、その用紙を一緒に渡して下さい。
【ホテルや旅館側】発行申請を受け付ける
宿泊証明書はホテルや旅館etcのホテルや旅館側で記入・捺印するべきものです。宿泊証明書が必要なお客様は大抵フロントにてその旨を伝えます。お客様から申し出があった時は、記入、捺印し発行して下さい。ホテル・旅館側で既に用意しているケースでも、お客様が必要なポイント・テンプレを持参しているか確認して柔軟に発行手続きを進めて下さい。
必要ポイントについて
宿泊証明書を発行するにあたり必要最低限のポイントやお客様の要望するポイントにどのようなものがあるのか、どう対応するべきかを解説します。
【お客様側】記入してほしい必要な事項があるケース
会社から記入すべき必要な事項を伝えられている時、その旨をフロント係に伝えなければいけません。
なぜなら、宿泊証明書には決まった事項は無く、発行をお願いしただけでは以下の3つの最低限なポイントのみの記入となるからです。
- 泊まった者の氏名
- 泊まった年月日
- 泊まった施設の印鑑
会社によっては、泊まった者全員の氏名・宿泊プランetcの詳細も記入してほしいという要求もある時があります。ホテルや旅館のフロントに発行申請をする前に、必要事項を会社へ確認してからフロント係に伝えて下さい。
【ホテルや旅館側】必要最低限の事項・テンプレ
宿泊証明書には定型様式は存在しません。ホテルや旅館にて用意されていたとしても、お客様の必要としているポイントが足りない時も発生し得ます。一般的には上記最低必要ポイントの3点以外に泊まった人数や同行者の氏名、宿泊プランetc記入を求められます。ホテルや旅館側としてはお客様にとって必要ポイントを記入する欄が無い事を考え、上記に記入した欄の他に、何個か追記可能なスペースを設けた様式のテンプレを準備しておけば発行業務もスムーズに進みます。
テンプレ・様式について
ここまで宿泊証明書の発行についてお話をしてきましたが、そもそも宿泊証明書のテンプレを準備していないホテルや旅館も実在します。そのような時、どう発行申請をするべきなのか、様式はどうすべきなのかについてをお伝えします。
【お客様側】要注意！テンプレを持参する必要がある時も！
すべてのホテルや旅館が宿泊証明書を常備している訳ではありません。私たちが泊まる施設は様々な設備の整った従業員が何十人もいるホテルだけとは限りません。中には、老夫婦のみで経営されている旅館や民宿etc大規模なものから小規模なものまで、チェーン経営から個人経営まで、様々です。宿泊証明書の発行申請を伝えても、何か分からないというホテルや旅館もあります。
宿泊証明書がどうしても必要だというお客様は自らテンプレを持参しないと記入してもらえないホテル・旅館もあります。会社で決められている様式がある時は持参して下さい。また、会社で特に決められている様式がない時、必要ポイントを会社に確認して自らで作ってから出す手続きも可能です。
【ホテルや旅館側】テンプレを用意していない時も！
ホテルや旅館にお勤めの方は「宿泊証明書とは何なのか？」については最低限知っておいて下さい。行政主導のGoToトラベルetcお客様側が必要になるケースもございます。今までは「うちは出張etcで活用される方はいないから」etc宿泊証明書を発行する機会がなかった時もホテルや旅館によってはあったかもしれません。しかしホテルや旅館側の用意がなかった時でもお客様側で必要の為、発行を希望される方が泊まる可能性も充分あります。
お客様側から持参され発行を求められた際は決められた様式はなくてもスムーズに記入、捺印し発行をして下さい。ほとんど宿泊証明書を発行する機会がなくてもインターネットにて無料でひな形をダウンロード出来ますので、この際にそれだけでも知っておくと必要な際にスムーズに発行手続きを進められます。
宿泊証明書の注意点について
発行における注意点がいくつかあるので、それぞれ解説します。
再発行
なんらかの原因で紛失してしまったケースについてお話します。まずは泊まった先へ、再発行が可能かどうかを確認して下さい。施設によって、再発行が不可となる可能性もあります。再発行が可能な時は、ホテルにチェックインした際の宿泊者情報が必要となります。再発行が不可の時は、まず会社へ無くしてしまったという旨を伝えて、対応を待って下さい。
宿泊証明書は領収書代わりにはならない
料金が記入されない為、領収書の代わりに出来ません。特に出張etcに慣れていらっしゃる方のケースでは戸惑う事も少ないかと思いますが、慣れてない方のケースでは宿泊証明書が領収書の代わりにもなると間違ってしまう心配もあります。ホテル・旅館etcのホテルや旅館勤務の方でも詳しくない方はいらっしゃいます。誤った説明を受ける可能性もあります。
領収書の代わりにはなりませんので、宿泊証明書の発行をお願いする際は、一緒に領収書の発行をお願いしておけば間違いないです。
GoToトラベルでも宿泊証明書は必須
GoToトラベルに申請する時、宿泊証明書は必須です。この時、あらかじめ自らテンプレを作らなければいけません。（※ホテルや旅館で用意して頂けるケースもございます。）
GoToトラベル後に還付請求を出す時、主に以下の２パターンが考えられます。
- ホテルや旅館に直接予約手続きを行い支払いをした
- 予約サイトで予約続きを行ったが、支払をホテルや旅館に対して行った
申請をする上で必要になってくるのが下記書面になります。
- 事後還付申請書
- 支払いのわかる書類（領収書etc）
- 宿泊証明書
- 口座確認書
- 口座情報が確認出来る書類（通帳の写しetc）
- 住所がわかる書類（免許証等の写しetc）
- 同行者居住地証明書
上記7点の中で②と③は確実にホテルや旅館により発行して頂きます。宿泊証明書についてはホテル・旅館によってはテンプレを用意されてないケースもありますので、予約時に確認をするか自ら用意すると間違いないです。
GoToトラベルでの宿泊証明書の必須ポイントは以下の通りです。
- 泊まった施設名
- 泊まった者の氏名
- 泊まった日（何月何日～何日まで）
- 泊まった人数（大人 人、子供 人、幼児 人）
- 予約を特定する番号（あるケースのみ）
宿泊証明書のテンプレも無料でダウンロード出来ますので、ホテルや旅館側であらかじめ用意をしておくとお客様にも喜ばれます。宿泊証明書には泊まった施設の印鑑も必要になりますので自ら用意したものを泊まった施設にて出し証明して頂く手続きは可能です。また施設側にとってはこれを機にご用意を進める事をお勧め致します。またGoToトラベルについて詳しくはGoToトラベル公式サイトをご参照頂きますようお願いします。
宿泊証明書に必要なポイントについて
様式は決められていませんが、最低限必要なポイントがあります。
必要なポイントは以下です。
- 泊まった施設名
- 泊まった者の氏名
- 泊まった日
- 泊まった施設の印鑑
この他に必要となる可能性のあるポイントは、以下の通りです。
- 泊まった人数
- 宿泊プラン
- 割引の有無
- 泊まった施設の住所・連作先・代表者名または担当者名
自ら作る時は、会社へ必要なポイントを確認しておいて下さい。
テンプレを容易に入手する方法
自ら作る時、面倒な人は無料でダウンロードが可能なテンプレを集めたサイトが存在するので、活用をおすすめします。ダウンロードして欲しいポイントの追加や、要らないポイントの削除も自らで容易にする事が出来るので、一度試しにダウンロードしてみて下さい。
ホテルや旅館での宿泊証明書の発行方法を知っておけば出張がスムーズに！
宿泊証明書は、主に企業etcの経費申請や福利厚生申請etcの際に活用されます。ホテルや旅館の提携で、施設を優先的に活用出来たり、割引が出来るケースにも活用されます。また、GoToキャンペーンの申請etcでも活用されるケースもあります。宿泊証明書が無ければ、各手続を進められないというシチュエーションもあります。出張で泊まる予定があるケースや、GoToキャンペーンを活用する予定があるケースは、あらかじめ宿泊証明書について確認しておいて下さい。発行申請・もらい方を知っておけば手続きもスムーズに進みます。
