何らかの事業や企画を推進する為、趣意書を作る機会があるかもしれません。趣意書は様々なシチュエーションで作られますが、協賛金や寄付金などを集める上で大変重要な書類となる為、書き方や使い方に対する失敗は許されません。趣意書とはどういう意味を持つ文書なのか？や趣意書の書き方や使い方や例文について解説します。
趣意書と主意書の違いを詳しく解説！
趣意書を書く場合、主意書と意味合いを混合している方もいらっしゃるようなので注意が必要になってきます。
読み方は一緒ではありますが、意味は全く違います。その違いについてしっかりと理解しておきましょう。
趣意書と主意書の違いとは？
趣意書とは？
趣意書の「趣意」とはどのような意味でしょうか。
何らかの物事を始めるにあたっての考え方や狙いの事です。要するに、その企画に際してのコンセプトや落としどころについて詳しく記載しているものです。
主意書とは？
一方、主意書の「主意」とはどのような意味でしょうか。
文字通り、主な意味合いだったり、中心や考えの狙いといった意味となります。中心や軸となる部分をPRする意味合いです。
「目的に向かっていく」という意味を持つ趣意書とは大きく意味合いが変わってくるので注意して下さい。
特に、国会で使用されている質問主意書などと趣意書を混合している方もいるようですが、根本的な内容が違っているので混合してはなりません。
趣意と主意の意味の違い
理解を深める為に、基本的な意味の違いもご紹介します。「趣意」と「主意」それぞれの意味をご紹介します。
「趣意」の意味
趣意は「物事を始める時の考えや狙いの事」です。
「主意」の意味
主意は「主な意味や考えの事。中心となる考えや狙いの事」です。
似ているようで違う意味！
基本的にはどちらの言葉の意味も「考えやねらい」という意味で、別段、分ける必要もない言葉のようにみえます。
しかし、しっかりと意味合いを区別するとすれば「主」と「趣」の部分に注目すると見えてくる事があります。
「主」は漢字の通り、「中心や軸となる部分」を指します。
それに対して、「趣」は「目的に向かって行く理由」と意味合いを持ちます。
この部分の違いが、「趣意」と「主意」の意味合いではっきりとした違いという事になるでしょう。
「趣意」と「主意」の具体的な使用例
「趣意」と「主意」の使い方を理解する為に、使用例をチェックしましょう。
「趣意」を使った例文
- 企画趣意書の書き方を調べた。
この場合は、趣意を使うのが正解です。企画趣意書とは、企画を進めていく上で企画の狙いなどをまとめた書類の事です。ビジネスを行なっていく上でよく使われる書類なので、しっかりと把握しておきましょう。
「趣意」を使った例文
- 国会議員は質問主意書をまとめた。
この場合は、主意を使う事が正解になります。質問主意書とは、国会議員が内閣に対して質問する際に使われる書類の事です。この質問主意書というのもよくニュースで聞かれる言葉ですので、しっかりと把握しておくと良いでしょう。
趣意書の書き方の流れ
趣意書を作成するに当たってどのような流れで記載していけばよいのか、書き方を見て行きましょう。
①時候の挨拶からスタート
まず、趣意書は季節の挨拶から簡単に書き出す事が一般的です。
あまり、下手な挨拶であったり、いきなり本題に入るような内容で作成すると、相手に嫌がられてしまうので注意が必要となります。
②主意書を作成するに至った経緯の説明
趣意書を作成するに至った経緯をしっかりと説明しましょう。なぜ、何の為に趣意書を作る必要があったのか。これを説明出来る事で相手も趣意書に対する理解が深まります。
③寄付や協賛金などのお願い
趣意書なので支援金や資金援助、協賛金といったお願いを記載していきます。
④寄付の仕方や協賛金の出し方の説明
支援金や協賛金などの出し方などの具体的なやり方を記載しましょう。趣意書を作成する場合、特に重要視されるのが「お金」に関係する事です。
趣意書の書き方のポイント
趣意書を作成する際、最もデリケートになる部分はお金に関するポイントです。
- 私たちは○○をしたいので、○○企業さんは○○円を協賛下さい。
上記のような書き方では、その協賛した企業側に一切のメリットが伝わりません。ギブアンドテイクの関係やウィンーウィンの関係が成立しない不公平な印象を与えてしまいます。さらに、お金の使い方や活かし方についても明確に分かりやすく記載しなければ、ただお金の集めの為に無闇に趣意書が送られてきたという悪いイメージもつきかねないでしょう。
ポイント①：寄付や協賛金が必要な理由や目的を明記
趣意書を作成するポイントとしては、以下のような部分を明瞭にする書き方がとても重要です。
- 何故お金が必要なのか
- お金を何に使うのか
- 誰がお金を管理しているのか
「今回、○○イベントを開催するに辺り、○○という新たなチャレンジをするに至りました」などの記載をして、相手に明確な目的や運営方法が伝わる書き方を心がけましょう。
ポイント②：謙虚な姿勢で、皆様のご協力をお願いする
最後は以下のような書き方で書き進めるのが一般的です。
- この事業を成功させる為には、皆様のご協力が必要です。
そして、以下のような書き方で締めくくると綺麗で丁寧な印象の趣意書となります。
- 皆様の格別のご芳情をお寄せ頂きたく～（続く）
ポイント③：寄付や協賛金の支払方法を明記
せっかく趣意書を作成して、読み手が「寄付をしたい！協賛金を払いたい！」と思ってくださっても、支払方が分からなければ勿体ないです。支払方法は分かりやすく明記する事を忘れないようにしましょう。
下記のような書き方で支払について明確に書きましょう。
- 協賛申込は、1口につき10万円:別紙の「協賛申込書」にてお申し込み下さい。
趣意書の書き方を例文に沿って解説！
簡単に趣意書の例文を見ていきましょう。
①宛名や差出人
まずは、関係者各位といった内容を左上に記載し、誰が出しているのかも明確に記載します。
②タイトル
趣意書や協賛金募集についてなど題名を必ず入れておきましょう。
③冒頭の挨拶
冒頭は、「謹啓 時下、ますますご清祥の事とお慶び申し上げます。」という書き方で季節の挨拶や当たり障りない一般的な挨拶から書き出す事をおすすめします。
④企画やイベント内容を説明
「今年、○○企画の○○イベントは第何回を迎える事になります。」というように、どんな企画やイベントを行なうのかを先に伝えましょう。
⑤寄付や協賛金の支払方法を明記
寄付金や協賛金の支払方法を分かりやすい書き方で記載しましょう。
下記のような項目をしっかりと記載すると丁寧です。
- 入金方法
- 募集期間
- 特典
【例文】寄付金を募る際の趣意書
春爛漫の候、皆様方におかれましては、日々ご清栄の事とお慶び申し上げます。
さて、我らが母校の〇〇高校が創立30周年を迎えるにあたって来春、創立30周年の祝賀会を行う運びになりました。この為、〇〇高校の卒業生で組織されております同窓会の〇〇会も祝賀会に協賛しており、ボランティアで祝賀会の運営委員を3人〇〇会から出して、企画会議に出席しております。
祝賀会では〇〇高校の歩みを記録した創立30周年の記念誌を発行します。更に祝賀会の当日には、土のグランドではなく、人工芝の設置費用を寄贈し、学校の部活動や体育で生徒が、ケガをしないよう役立てもらいます。つきましては趣旨のご賛同の上、一人一口5万円のご寄付を頂きたく宜しくお願い致します。
【例文】企業に協賛を呼びかける趣意書
拝啓
初夏の候、貴社におかれましては益々ご健勝の事とおよろこび申し上げます。
さて、●●市観光協会では地元振興の第一弾としまして、9月中旬に●●市ぐるみの観光イベントを企画いたしました。とくに「●●市一番の産業」というコーナーでは、貴社の製品や歴史にかかわる展示コーナーを作成する予定となっておりますので、趣旨ご賛同の上、是非ともご協力を頂きたくお願い申し上げます。
後日担当者から連絡させて頂きますので、詳細を協議させて頂き、プランをまとめたいと存じます。
お手数をおかけ致しますが、何卒、宜しくお願い致します。
注意点としては、まだ相手の企業が協賛すると言っていないのに、市をあげての観光イベントなのでお願いします的な感じと担当者から詳細を詰める連絡をするというような既に協賛せざるを得ない強引な形の趣意書となっています。もしも、このような趣意書を提出するのであれば、提出前に事前に相手企業との打ち合わせや認識合わせをする必要があるでしょう。
【例文】設立趣意書
この度、個人的に研究を進めて参りました機会においてかなりの効果を発揮する事が証明出来ましたので、●●機の製造を中心とした会社を設立する事になりました。
社会的にも皆様にも意義のあるものになりますので、是非ともご協賛金のご提供を賜りたく御案内申し上げます。
基本的にこのような趣意書を出す事に対して規制はありませんが、詐欺と受けとられないように気をつける必要があります。
趣意書はテンプレートを使えば書き方に安心して文書作成出来る！
趣意書を作成する際、全ていちから作成するのは困難と考えている方もいるでしょう。書き方や使い方を知らなければ尚更です。
協賛金を受け取るや寄付を頂くようにお金に関連する文書の為、趣意書を曖昧な書き方で作成するのは良くありません。正確で相手に趣旨が明確に伝わるような書き方を、趣意書のテンプレートを利用して実現しましょう。エクセルなどのテンプレートもあるので、ダウンロードしてからアレンジするという書き方がおすすめです。正しく、必要な内容をしっかりと記載する事が求められる趣意書です。ぜひ、今記事を参考に丁寧な書き方で趣意書を作成してみて下さい。
