業務柄、出張が多い方もいらっしゃいます。通常業務で滅多に出張に行かない人でも、何らかのタイミングで出張に出かける必要が生じる場合もあります。そんな時に掲示すべきなのが出張伺い書です。常日頃から書きなれていない人は記述手順に戸惑います。出張伺い書とはや記述手順や例文やテンプレートについて説明します。
出張伺い書とは？いかなる意味を持つ文書？
出張に係る費用や行く目的などを上司などに伝える為に掲示する文書です。
個人的な業務による出張なら不要ですが、企業都合の場合は基本的に業務の一貫となります。
つまり、以下のお金を全部企業が払うのです。
- 交通費
- 宿泊費
- 雑費
企業負担となるので、出張伺い書に書かれる経費の内訳などは肝心な項目です。企業にとって無駄な経費を出せない為、基本的には細かなスケジュールを出張伺い書に書きます。出張伺い書は、出来るだけ早く出せば費用などに関係するトラブルを防げます。書く際は、正しく偽りなく書くと良いです。
経費の部分も肝心ですが、一番肝心なのはいかなる目的で行くかという部分が非常に肝心になってきます。
- 出張に行くといかなるメリットがあるのか
- なぜ、お客さんに会いに行くのか
下記のように、なんらかの成果がないと上司も許可を出し辛いです。
- すでに取引しているお客さんであれば取引量が増えるのか
- 新規のお客さんを紹介してくれるのか
逆に、以下のような状況であれば許可せざるを得ないです。むしろ上司と同行で謝罪に行く形になります。
- クレームで、電話では対応出来ずにお客様に謝罪しに行く
こんな風に出張伺い書を書くにあたっては、様々な点に留意して書かなければなりません。他に留意すべき点などを見て行きます。
伺い書とは
そもそも伺い書とは何かについて考えておく必要性があります。伺い書は、稟議書と呼ばれる状況もあります。基本的に出張伺い書も名前の通り、上司に「この内容で問題がないか？」を伺う資料です。
伺い書や決裁所や稟議書の意味
伺い書は、その中でプロセスなどを書いて掲示される状況が多く、一人で決定書を掲示する場合は決裁書などという呼称もあります。ちなみに、稟議書は一人ではなく多くの人たちに同意をもらうのが目的の文書である為、出張伺い書とは少し話しが変わってくるかもしれませんので留意すると良いです。
出張伺い書の留意点
資料を書く際、内容に不備があるかないかを考えるのは肝心になってきます。しかし、さらに肝心だと留意すべきは掲示タイミングです。
予算に影響する！
出張伺い書は、その内容の性質から早くに予算を作ってもらうのが目的となります。企業のやり方にもよりますが、基本的には掲示した後にその予定通り、または何らかのトラブルがあったらそれを報告書として掲示して予算を支払ってもらいます。
しかし、先にしっかりと出張伺い書が認められたから支払いが行なわれ、トラブルなく処理されている点を忘れてはいけません。
早めの掲示を！
出来れば出張に行く3日前には掲示しておくと良いです。相手から承認を得ていない場合、そのまま出張に出かけてしまうと支払いがおりない部分などが出てきてしまう可能性があります。特に、後だしで掲示した出張伺い書の場合、宿泊費が補填されないなど様々なトラブルが起こってしまうパターンがあります。当然ですが、出来るだけ早く掲示し、修正なども出来る余裕をもったシチュエーションで書くようにしておくと良いです。
コネクションを繋ぐために必要な経費もある！
経費の項目は目的によって幅が広がりますので、まだ関係が薄い取引先へ出張する場合は交際費も書いた方が良いです。業務では、仲良くなるのは非常に肝心です。前時代的な考えだという方もいますが、コミュニケーションを図るという意味では非常に肝心です。人となりがわかれば業務もスムーズにいく場合も多々あります。こんな風にいく目的をはっきりさせそれに対していかなるアプローチをして、出張に行き、今後、いかなる成果につながっていくかを考えて書かなければいけません。
出張伺い書の記述手順
出張伺い書を書く際、日々書いていないといかなる項目で書くべきか分からないです。さらに、法律で定められているような様式なども存在していない為、自由に書けます。そのような意味からも、可能な限りスタンダードな記述方法に目を通しておくと安心です。
企業でテンプレートを用意していない場合は、自分で各自書かざるを得ません。こういう資料を書くのにもセンスは出てきますから業務の出来ない人だと思われないような見やすい記述手順で出張伺い書を書くと良いです。
特にサイズの様式はありませんので、企業で使われている文書のサイズなどに合わせて書くと良いです。テンプレートに出来るように原本を書いたら、空白にしてコピーを取ると次回からがとても簡単になります。
出張伺い書の項目
一般的な記述手順を項目毎に解説します。
タイトル
表題を書きます。表題はタイトルとなる部分ですので、出来るだけ大きく濃いフォントで表題を書きます。出張伺い書でも良いですが、出張旅費伺い書などでも良いです。宿泊か日帰りかも書けると丁寧です。
出張者の情報
記入日や出張者や出張の印鑑などを押せる欄を埋めていきます。
概要
概要を書けるような欄を作ります。いかなる出張なのか分からないと出張伺い書として成り立ちません。その為、以下のような欄を書くのを忘れずに行うと良いです。
- 目的
- 期間
- 費用
出張の詳細
詳細を以下の項目に沿って書くと良いです。
- 利用する交通機関
- 宿泊する場所
- 経費
仮に、一枚の資料の中に書くと分かりにくくなる場合は別紙でまとめても問題ありません。
明細
出張費用請求書も書く必要があります。日付の欄を書いて縦に書いていけるような欄を作ります。
- 出発地
- 経由地
- 到着地
- 運賃
航空系を使う場合も上記に沿って書いてみると良いです。
他には、出張経費精算書という資料を書いて領収書と一緒に精算するという方法があります。出張伺い書、出張経費精算書を合わせてチェックすれば、いかなる行動が必要か見えてきます。そして企業に経費として認められる行動が取れるようになってきます。
振込先の情報
振込先などの銀行口座も書ける欄があると良いです。ただし、人事部などの指定した記述手順があるかもしれないのでその辺りは相談しておくと安心して出張伺い書を書けます。
決裁欄
決裁欄を作って総務や社長などが印を押せる欄を書くと良いです。
交通費は最安値を心がけよう！
基本的にはもっとも安く移動出来る交通費で作った方が印象がよいです。内容が問題視される状況は少ないと思いますが、費用や計算などはしっかりと偽りなく書くと良いです。
出張の目的が一番肝心！
一番肝心なのは、いかなる目的で出張伺い書を書くかです。ただ、経費を請求したいからでは、決済はおりません。出張に行けと言われたから行きます。では、成長も何もありません。いかなる目的で行くかを分かってから作成に着手すると良いです。
出張伺い書のテンプレート
こんな風にある程度は自由に書けます。
ただし、企業にテンプレートが残っていないとか、新規作成から着手するとなると苦労してしまいます。また、前述したように一日でも早く出張伺い書を掲示出来た方が安心して出かけられます。そこでおすすめしたいのが、テンプレートです。インターネット上にテンプレートが多く存在しており、無料で取得出来るサイトも多いです。
ワードテンプレートやエクセルテンプレートなどがあるので、自社に合わせた様式にアレンジして書けます。テンプレートを使うと、手軽に素早く書けます。ぜひ、テンプレートを使って書いてみると良いです。複数のデザインをご用意しております。出張伺い書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートより用途に合わせた項目やデザインからダウンロードし利用しましょう。
上記のように紹介しましたが、出張伺い書について深く分かっている場合は、上記の方法で問題はありませんが、何も分かっていないのにただ書かなければならないからとテンプレートを利用するのは、危険です。まずは、出張伺い書についての知識を身に着けると良いです。様々な出張伺い書についてのサイトを見れば３０分くらいで分かります。そこから複数のテンプレート出来るサイトで複数取得するようにすると良いです。
様々なテンプレートを見ると、共通する部分や相違点が判断出来るようになります。その相違点など、共通する部分の意味をしっかり分かると、自分が書かなければならない出張伺い書がどういうものでなければならないのかが見えてきます。分かれば後は、テンプレートを使って書くだけです。一番見やすいレイアウトのテンプレートを使って、自分の必要な内容を当てはめていくと良いです。知識を身に着けて、複数のサイトからテンプレートを取得すれば、かなり完成度の高い出張伺い書が出来ます。
出張伺い書は偽りない記述手順で！
出張伺い書は、偽りなく交通費や宿泊費などを掲示しなければいけません。テンプレートなどを用意し、計算などにじっくりと時間が割けるようにするなど時間を有意義に使って正確な記述手順を心がけて書くと良いです。
上司は細かい部分まで見えています。嘘を書いていれば大体上司にはバレてしまいます。体裁を取り繕った記述手順の文書などは意味がありません。しっかりと目的とスケジュールを考えると、嘘のない出張伺い書を書けます。適当に書いても実のある業務は出来ませんので、真心を持った業務を心がけると良いです。
